Egal, was Ihre Projektleiter:innen auch versuchen: Immer und immer wieder kommen Projekte ins Stocken oder rutschen in eine Krise. Die Lösung ist schnell gefunden: Es wird neu angesetzt, meist mit einer neuen Methode. Doch das Problem taucht wieder und wieder auf.
Ihre Projektleiter:innen sind sich ziemlich sicher: Beim Kick-off wurden alle Verantwortlichkeiten besprochen. Jedes Teammitglied wurde informiert, wer was zu tun hat und welche Meilensteine den Projektverlauf gliedern. Jeder hat zugestimmt. Jeder bestätigte, Zeit zu haben. Jeder versprach, sich reinzuhängen, um das Projekt erfolgreich und ohne Verzögerungen abzuschließen.
Er war sieben Mal Mr. Olympia, fünf Mal Mr. Universum, dazu noch erfolgreicher Schauspieler, Unternehmer und US-Politiker. Glauben Sie, Arnold Schwarzenegger hätte diese Erfolge gefeiert, wenn er keine Ziele gehabt hätte? Vermutlich nicht. Denn ohne Ziele keine Richtung, ohne Richtung kein Erfolg. Das gilt auch für Projektziele: Wer keine Ziele im Projektmanagement definiert, wird sein Projekt wahrscheinlich scheitern sehen. Doch soweit muss es mit der richtigen Vorbereitung gar nicht kommen.
Manchmal ist zu viel des Guten einfach wirklich zu viel. Zum Beispiel bei der Aufgabenverteilung innerhalb eines Projektes. Niemand kann sich zwei-, drei- oder vierteilen und wenn ein Teammitglied auf einmal mehr To-dos hat, als für eine einzelne Person leistbar ist, kann das den gesamten Projekterfolg in Gefahr bringen. Das heißt: Die Ressourcenplanung im Projektmanagement sollte oberste Priorität haben.
Jetzt hat der mir schon wieder meine Ressource unter der Hand abgezogen! Habe ich das richtig gesehen, dass die Kollegin meine Meilensteine bei der Urlaubsplanung ignoriert hat? Na, also wenn das mal nicht nach Konfliktpotenzial klingt. Tatsächlich ist es gar nicht ungewöhnlich, dass es innerhalb der meistens Teams Konflikte im Projekt gibt. Ob nun zwischenmenschlich oder auf Projektebene: Konflikte haben die Eigenschaft, wirklich überall Nährboden zu finden. Das wirkt sich am Ende nicht selten auf den ganzen Projekterfolg aus. Und was das für Projektleiter:innen, Geschäftsführer:innen und auch Kund:innen bedeutet, kann sich garantiert jeder denken.
Hä, ich dachte, du machst das? Hatten wir nicht gesagt, dass das dein To-do ist? Was – nein, das war nicht meine Aufgabe! Oh je, hier liegt ein klassisches Problem mit den Rollenverteilung vor. Und das kann zu echten Problemen führen. Denn wenn die Rollen im Projektteam nicht klar definiert sind, lässt der Chaos-Tsunami meist nicht lange auf sich warten. Was das für Folgen hat, ist sicher allen Geschäftsführer:innen klar: Projektverzögerungen, geplatzte Deadlines, finanzielle Verluste und, und, und. Dabei muss es gar nicht erst so weit kommen.
Och nö, wie konnte das denn passieren? Eigentlich lief doch alles so gut und dann war auf einmal ein dicker Patzer im Projekt. Wie ärgerlich… oder vielleicht auch nicht? Die wichtigste Botschaft, bevor Sie tiefer in diesen Artikel über Fehler im Projektmanagement und deren Vermeidung einsteigen, lautet: Es gibt keine fehlerfreien Projekte. Und das ist auch nicht schlimm. Viel wichtiger ist, wie Sie mit diesen Fehlern umgehen.
Schon wieder konnte ein Meilenstein im Projekt nicht eingehalten werden. Dadurch hat sich die Projektlaufzeit wiederholt nach hinten verschoben. Und zu allem Überfluss wurde auch noch das Budget überschritten. Dass es innerhalb von Projekten zu Krisen kommen kann, ist nicht ungewöhnlich, was Projektkrisen jedoch nicht schönreden soll. Ja, sie treten auf – aber sie lassen sich vermeiden.
Es brennt an allen Ecken und Enden, eine Deadline jagt die nächste und alle im Team haben einfach nur Stress? Dann ist die Sache ganz klar: Es laufen viel zu viele Projekte gleichzeitig. Meistens arbeiten dabei alle Teammitglieder parallel an den unterschiedlichen Projekten, es herrscht einfach nur Hektik und das Schlimmste ist – gefühlt geht einfach gar nichts voran. Generell ist es natürlich überhaupt nicht schlimm, wenn mehrere Aufträge nebeneinander laufen. Probleme entstehen erst dann, wenn es zu viele Projekte gleichzeitig sind. Dann gilt es, die passenden Lösungen parat zu haben, um wieder auf Erfolgskurs zu kommen.
Erinnern Sie sich noch an Ihren ersten Schultag? Bestimmt waren Sie aufgeregt, unsicher und vielleicht auch ein bisschen ängstlich, weil Sie mit so vielen neuen Dingen konfrontiert wurden. Nervosität ist da ganz normal. Schließlich ist der Mensch ein Gewohnheitstier, der Neuerungen immer erst einmal skeptisch gegenüber steht. Gleichzeitig ist die Akzeptanz von Neuem aber auch sehr wichtig, gäbe es doch sonst keinen Fortschritt. Und so stehen gerade Unternehmen oft vor der Herausforderung, die Veränderungsbereitschaft Ihrer Mitarbeiter:innen zu fördern. Wie Sie als Geschäftsführer:in genau das tun können, welchen Einfluss Ihr Führungsstil dabei hat und wie Sie es schaffen, die Veränderungsbereitschaft Ihrer Mitarbeiter:innen nachhaltig zu stärken, fasst Ihnen dieser Beitrag zusammen.
Weite Teile der Wirtschaft leiden unter Lieferengpässen an Vorprodukten und Rohstoffen. Die eigene Lieferfähigkeit ist nur noch bedingt gegeben. Wer präzise Transparenz über die Situation schafft und bei Bedarf schnell umsteuert, kann die Schäden für Ertrag und Kundenzufriedenheit minimieren.
