Och nö, wie konnte das denn passieren? Eigentlich lief doch alles so gut und dann war auf einmal ein dicker Patzer im Projekt. Wie ärgerlich… oder vielleicht auch nicht? Die wichtigste Botschaft, bevor Sie tiefer in diesen Artikel über Fehler im Projektmanagement und deren Vermeidung einsteigen, lautet: Es gibt keine fehlerfreien Projekte. Und das ist auch nicht schlimm. Viel wichtiger ist, wie Sie mit diesen Fehlern umgehen.

Wie eine gute Fehlerkultur aussieht, was die häufigsten Fehler im Projektmanagement sind und wie Sie diese optimal auffangen oder vielleicht sogar vorher vermeiden können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Fehler – zwingend zu vermeiden oder halb so schlimm?

Fehler passieren. Diese Erkenntnis ist die erste wichtige Lektion, wenn es um den Umgang mit Fehlern im Projektmanagement geht. Ganz egal, welches Unternehmen oder welche Organisation – Fehler werden überall gemacht. In diesem Punkt sind wohl alle Betriebe gleich. Was sie hingegen unterscheidet, ist die Art und Weise, wie sie mit diesen Fehlern umgehen:

  • Wird aus den Fehlern gelernt?
  • Wird auf Basis dieses Lerneffekts eine Wiederholung des Fehlers verhindert?
  • Oder werden Schuldige gesucht, Ängste geschürt und Fehler vertuscht?

Sie können es sich bestimmt schon denken: Je offener Fehler im Projektmanagement angesprochen werden, umso besser. Denn die Suche nach Schuldigen führt in den seltensten Fällen zu einer Besserung. Warum nicht? Weil auf Schuldzusprechungen meistens Sanktionen folgen, die auf lange Sicht wiederum Ängste aufbauen. Anstatt Fehler anzusprechen und daraus zukünftige, bessere Handlungen zu generieren, führt der Fingerzeig auf die Schuldigen am Ende nur dazu, dass Fehler vertuscht werden. Die Chance, einen Fehler im Projektmanagement als Lerneffekt zu sehen, ist damit futsch!

Also, kurz gesagt, bedeutet das: Die zentrale Voraussetzung für den optimalen Umgang mit einem Fehler im Projektmanagement ist eine Fehlerkultur, bei der im Fall eines Fehlers der Fokus nicht auf der Schuld von irgendjemanden liegt. Sondern auf dem Lernen aus dem Fehler.

Daran erkennen Sie als Geschäftsführer:in Fehler im Projektablauf

Dass Fehler im Projektmanagement immer wieder auftreten (können), wissen Sie bereits. Ein zweiter wichtiger Punkt ist, diese Fehler dann auch zu erkennen. Denn was gilt bereits als Fehler und was ist vielleicht nur eine kleine Verzögerung? Was ist wirklich falsch und was lässt sich eher als kleine Abweichung sehen? Die folgende Auflistung nennt Ihnen die fünf häufigsten Fehler und gibt Ihnen eine Orientierung, um diese besser identifizieren und beurteilen zu können:

  1. Die Zusagen aus dem Projekt werden regelmäßig und wiederholt nicht eingehalten.
  2. Die Gründe für Verzögerungen oder Abweichungen wechseln regelmäßig, es gibt immer neue Ausreden, warum etwas nicht funktioniert.
  3. Bei Rückfragen nennen verschiedene Personen ganz unterschiedliche oder sogar gegensätzliche Gründe für Probleme im Projekt.
  4. Berichte aus dem Projekt erfolgen sehr spät, gar nicht oder nur auf intensives Nachfragen.
  5. Berichte aus dem Projekt sind entweder sehr unverbindlich oder überfluten mit inkonsistenten Details. Oft ist ein Zeichen für Fehler im Projektmanagement auch, dass gleich mehrere Punkte auf eine Schieflagen hindeuten. Denn meist zieht ein Fehler weitere nach sich. Doch warum ist das so? Und wieso treten Fehler überhaupt auf?

Das sind die häufigsten Gründe für Fehler im Projektmanagement

So individuell wie jedes Projekt ist, so individuell sind auch die Fehler. Das liegt zum einen daran, dass in den Teams ganz unterschiedliche Menschen mit unterschiedlichen Qualifikationen und Befindlichkeiten zusammen arbeiten. Zum anderen hat jedes Projekt seine spezifischen Anforderungen, die wiederum ganz verschiedene kritische Stellen haben.

So kann es zum Beispiel sein, dass die Projektleitung sehr viel Druck „von oben“ bekommt und einfach nur liefern, liefern, liefern muss. Das macht die Projektleitung schnell zum Brandlöscher. Ein systematisches Vorantreiben des Projektes ist so nicht mehr möglich – und Fehler im Projektmanagement haben den besten Nährboden, um zu wachsen und zu gedeihen. Ähnlich ist es, wenn innerhalb der Organisation Zielkonflikte bestehen. Diese lassen sich meistens nicht im Projekt selbst lösen, was zu einer Beeinträchtigung desselben führt.

Möglich ist auch, dass es Konflikte im Team gibt. Jeder weiß es. Jeder sieht es. Aber keiner spricht darüber. Statt einer offenen Kommunikation herrscht Akzeptanz der Missstände, niemand fühlt sich verantwortlich und Fehler haben freie Bahn. Und auch ganz generell ist eine mangelhafte Kommunikation oft der Grund dafür, dass Fehler im Projektmanagement auftreten. Sind zum Beispiel nicht alle Beteiligten auf dem gleichen, erforderlichen Informationsstand, passiert es ganz schnell, dass sie nicht im Sinne des Projekts agieren und rückmelden können – und das nicht mal absichtlich.

Und dann gibt es noch den Klassiker: keine Zeit. Herrscht in einer Projektphase Zeitmangel, kommt es zwangsläufig zu Fehlern. Hier mal nicht richtig geschaut, da mal nicht gegengeprüft nach dem Motto „passt schon“ und direkt hat sich ein Fehler eingeschlichen. Auch deswegen ist eine vorausschauende und realistische Projektplanung wichtig.

So verhindern Sie als Geschäftsführer:in Fehler im Projektmanagement

Doch wie geht man als Geschäftsführer:in am besten mit Fehlern um? Um was sollte man lieber nicht tun? Das wichtigste ist: Leben Sie aktiv vor, wie Sie sich als Geschäftsführer:in den Umgang mit Fehlern im Projektmanagement wünschen. Und zeigen Sie ganz klar, was für eine Lernkultur Sie vertreten. Denn sagen lässt sich immer viel – worauf es ankommt, ist das Handeln.

Ist ein Fehler im Projektmanagement aufgefallen, geht es um die passende Reaktion. Hier fahren Sie immer besser damit, wenn Sie diesen nicht bestrafen, sondern versuchen, das Positive aus der Situation zu ziehen. Setzen Sie auf eine klare Analyse, um diesen oder ähnliche Fehler zukünftig zu vermeiden. Hier helfen Fragen wie:

  • Wie ist der Fehler passiert?
  • Was wäre nötig gewesen, um diesen zu vermeiden?
  • Was brauchen wir in Zukunft, damit so ein Fehler nicht nochmal passiert?
  • Und: Was ist nötig, um die Situation jetzt zu lösen?

Ganz entscheidend im Gespräch mit Ihren Mitarbeiter:innen ist, dass Sie sich Zeit nehmen, um deren Antworten zu verstehen. Versuchen Sie, nachzuvollziehen, aus welcher Perspektive Ihre Teams entschieden und gehandelt haben, als der Fehler passiert ist. Denn oft ist es so, dass Ihre Mitarbeiter:innen das Unternehmen sehr anders sehen als Sie!

Regelmäßige Retrospektiven innerhalb eines Projekts sowie die Verankerung des Gelernten in der Organisation helfen ebenfalls dabei, eine gute Fehlerkultur zu etablieren, mit der sich alle im Team sicher fühlen. Und wenn der nächste Fehler im Projektmanagement passiert? Die Chance darin sehen und gemeinsam am Lerneffekt arbeiten. So werden Ihre Teams auf lange Sicht viel entspannter und sicherer im Umgang mit Fehlern – die nun mal passieren.