Digitalisierung der Verwaltung und die Arbeitswelt der Zukunft

Die Digitalisierung der Verwaltung ist in vollem Gange. Sie wurde durch die Corona-Pandemie erheblich beschleunigt. An vielen Stellen wird jetzt deutlich, dass die Digitalisierung über E-Akte und Hardware hinausgeht. Wichtig ist vor allem ein digitales Mindset in der Verwaltung. Viele Themen stehen in Abhängigkeit zueinander und sollten gemeinsam betrachtet werden, wie beispielsweise:

  • Hardware-Ausstattung der Mitarbeiter:innen

  • Fortschritte bei zentralen Digitalisierungsprojekten wie der Einführung der E-Akte

  • Vorgaben für die Kommunikation mit Kund:innen

  • Home Office/ Mobiles Arbeiten und zugehörige Dienstvereinbarung für die kommenden Jahre

  • die Verwendung digitaler Tools für die Zusammenarbeit

  • Anwesenheitsquote von Mitarbeiter:innen und daraus abgeleitet Raumbedarf und Art der Arbeitsplätze in den kommenden Jahren

  • Verfügbarkeit von Personenkapazitäten angesichts der Verrentung der Baby- Boomer und einem ausgetrockneten Arbeitsmarkt

  • Prozessoptimierung und Einsparung von Arbeitszeiten für nicht wertschöpfende Arbeitsschritte

  • und als wesentlicher Faktor Auswirkungen auf die Kultur, die Etablierung eines digitales Mindsets und die Art der Zusammenarbeit

Mit in der Praxis erprobten Vorgehensweisen begleiten wir Sie auf Ihrem Weg in der digitalen Transformation. Mit Lösungen, die auf die Digitalisierung Ihrer Verwaltung zugeschnitten sind und gemeinsam mit den Menschen in Ihrer Organisation entwickelt wurden.

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Ausbildung Digitale Transformationsbegleiter:innen

Sie möchten in Ihrer Organisation Veränderungsbereitschaft für die Digitalisierung erzeugen?

Wir bilden Ihre Mitarbeiter:innen und Führungskräfte zu digitalen Transformationsbegleiter:innen aus. Wir befähigen die Teilnehmer:innen darin, Digitalisierung und Veränderungsbereitschaft in die Ämter zu tragen, dort zu verankern und sich ämterübergreifend zu vernetzen. Die Führungskräfte erwerben dabei zusätzlich digitale Führungskompetenzen.

Das Programm ist eine Mischung aus der Vermittlung von Fachkompetenzen, Soft Skills und Praxismodulen. Die Teilnehmer:innen arbeiten zwischen den Modulen an den Themen in der Praxis. Unser erprobtes Weiterbildungsprogramm wird genau auf die Situation in Ihrer Organisation angepasst.

Ausbildung Transformationsbegleiter
Digitalisierung: Abhängigkeiten sichtbar machen

Digitalisierung der Verwaltung: Durch Visualisierungsmethoden Abhängigkeiten einfach sichtbar machen

Durch Visualisierung können komplexe Sachverhalte der Digitalisierung leicht und verständlich aufbereitet werden. Mit diesem Verständnis ermöglichen Sie den beteiligten Personen, die Abhängigkeiten im Digitalisierungsprozess zu erkennen und gute Entscheidungen zu treffen.

Mit unserer langjährigen Erfahrung gelingt es, Ihre individuelle Ausgangssituation zu erheben und sichtbar zu machen. Unsere erprobten Visualisierungsmethoden ermöglichen dies zügig und effizient. Die Arbeit macht Spaß und wird Ihre Mitarbeiter:innen motivieren, weil in jedem Moment spürbar ist, dass hier sinnhafte Arbeit getan wird. So wird ein bodenständiges und ressourcenschonendes Vorgehen im Prozess der Digitalisierung Ihrer Verwaltung erzeugt.

Koordiniertes Vorgehen erzeugen

Die Personen in den parallel laufenden Projekten müssen die Abhängigkeiten zu anderen Projekten kennen. Sie brauchen stets Klarheit über die Rahmenbedingungen für ihre Planung. Dazu gehört es auch, zu wissen, welche zentralen Entscheidungen im Haus noch nicht getroffen worden sind. Wie soll ein neues Gebäude geplant werden, wenn noch nicht klar ist, ob die Mitarbeiter:innen 2024 noch persönliche Arbeitsplätze haben? Wie soll über die Arbeitsplätze entschieden werden, wenn die Regelung zu Mobilem Arbeiten noch nicht entschieden ist? Wie kann eine Regelung hierzu entschieden werden, wenn wir noch nicht wissen, in welchem Bereich bis wann die E-Akte flächendeckend eingeführt ist?

Eine unzureichende Informationsbasis verbunden mit Zeitdruck führt häufig zu Entscheidungen, die sich später als nicht wirtschaftlich erweisen. Mit einem koordinierten Vorgehen arbeiten Sie wirtschaftlich und motivieren Mitarbeiter:innen.

Koordiniertes Vorgehen
Führungsentscheidungen gezielt herbeiführen

Führungskompetenz und Entscheidungsfähigkeit ausbilden

Zentrale Entscheidungen über die Zukunft der Arbeit im eigenen Haus können nur durch die obere Führung getroffen werden. Angesichts der vielfachen Abhängigkeiten rund um die Digitalisierung, ist der Aufbau von Entscheidungsvorlagen in diesen Themen anspruchsvoll.

Nutzen Sie dabei unsere langjährige Erfahrung in der Arbeit mit oberen Führungskräften und Gremien. Aus hunderten Projekten kennen wir den Informationsbedarf und können gut abschätzen, welche Arbeiten im Vorfeld notwendig sind, um die Entscheidungsfähigkeit und Führungskompetenz bei Führungskräften auszubilden und zu stärken.

Projektsteuerung ohne Reibungsverluste

Ob auf dem Weg zu den zentralen Führungsentscheidungen oder bei der Umsetzung: Ein koordiniertes, abgestimmtes Vorgehen funktioniert nur mit einer dauerhaften Projektsteuerung. Dazu gehört die Kommunikation mit allen Beteiligten. Alle sollten stets den Stand der Rahmenbedingungen, Abhängigkeiten und Plantermine kennen. Aus dem Rücklauf der Kommunikation ist der Gesamtplan laufend fortzuschreiben.

Mit unserer umfassenden Expertise in Projektmanagement und Kommunikation unterstützen wir Sie exakt nach Ihrem Bedarf. Unsere Expert:innen sind gewohnt, sich von heute auf morgen in neue Situationen einzuarbeiten und Sie durch Ihr Projekt zu steuern. Sie moderieren alle Projektbeteiligten durch den Prozess und sorgen für Verbindlichkeit und motivieren Mitarbeiter:innen gleichzeitig zur Mitarbeit. Gerne springen wir auch auf einen „laufenden Zug“ oder helfen kurzfristig in Situationen, in denen Ihnen die Kapazität für die systematische Bearbeitung fehlt.

Systematisch Steuern
Führungsentscheidungen gezielt herbeiführen

Planungshilfe für ein digitales Mindset

Wo neue Themen angegangen werden müssen, ist es schwierig den richtigen Zugang zu finden. Zum Beispiel: Wie können wir die Digitalisierungsstrategie umsetzen? Wie können die Mitarbeiter:innen in die Digitalisierung der Verwaltung eingebunden werden? Wie können wir ein Wissensmanagement aufbauen, das unsere Anforderungen erfüllt? Wie können wir Prozesse visualisieren, damit sie im Haus verstanden werden? Wie finden wir einen Weg zur Planung eines neuen Gebäudes?

Herausfordernd an diesen Themen ist, dass sie:

  • eine hohe Komplexität aufweisen

  • das Wissen zur Beurteilung der einzelnen Sachverhalte nicht oder nicht vollständig vorhanden ist

  • theoretisch sehr unterschiedliche Wege beschritten werden könnten

  • der Bedarf der eigenen Organisation noch nicht klar benannt werden kann

Für diese Situationen bieten wir Ihnen eintägige Startworkshops, die vor Ort oder online durchgeführt werden können. In nur einem Tag erheben und strukturieren wir gemeinsam mit Ihnen die Situation und stecken den sinnvollen Lösungsraum ab. Darauf aufbauend erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen ein Vorgehen, wie das Thema für Sie passend angegangen werden kann. Nach nur einem Tag haben Sie und alle Beteiligten des Workshops Klarheit, wie Sie vorgehen möchten, was und wen es dazu braucht.

Verständnis erzeugen und Mitarbeiter:innen motivieren

Nur eine Minderheit steht Veränderungen der eigenen Arbeit grundsätzlich positiv gegenüber. Kaum jemand lässt sich gerne unter Veränderungsdruck setzen. Wirksam werden Veränderungen aber genau dann, wenn sich die Mitarbeiter:innen auf die Veränderung freuen. Sie müssen den Sinn darin verstehen und einen persönlichen Nutzen ableiten können, auf den sie hinarbeiten.

Die wichtigste Voraussetzung für die Mitarbeiter:innen ist, die Situation zu verstehen. Es ist essenziell, die Hintergründe zu kennen. Fortschritte sollen miterlebt und Veränderungen positiv wahrgenommen werden.

Führungskräfteklausuren, Mitarbeiter:innenkonferenzen sowie Informations- und Dialogsequenzen haben wir in vielen Verwaltungen erfolgreich durchgeführt. Gerne unterstützen wir auch Sie bei Ihrem Vorhaben.

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Preis für innovative Projektkommunikation BPUG Award 2020

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Ein Beispiel aus unserer Arbeit, wie komplexe Sachverhalte einfach dargestellt werden können. Das mit dem BPUG Award in der Kategorie “Projekte im öffentlichen Dienst” prämierte Scrollytelling erklärt, wie Kommunen Starkregenrisikomanagementprojekte richtig angehen können.

https://reginastark.starkregengefahr.de/

Vergessen Sie die Zukunft nicht!

Entscheidungen treffen wir Menschen meist vor dem Hintergrund der Erfahrungen, die wir gemacht und des Wissens, das wir angesammelt haben. Dieses ist vergangenheits- und bestenfalls gegenwartsbezogen. Unsere Entscheidungen aber wirken in der Zukunft und diese wird anders sein als unsere Gegenwart.

Wenn eine heute getroffene Entscheidung in der Zukunft Sinn machen soll, brauchen wir möglichst gute Kenntnis der Situation, in der sie wirken wird.

  • Wie viel Personal werden Sie in 2025 haben?

  • In welcher Qualifikation, mit welchem Einarbeitungsstand?

  • Welche Anwesenheitsquote werden Ihre Mitarbeiter:innen haben?

  • Welche IT-Ausstattung steht Ihnen zur Verfügung, welches Wissen und welche Erfahrungen?

  • Welche Prozesse werden Sie wie weit optimiert haben, so dass lästige, zeitfressende Arbeiten entfallen?

Häufig macht es sich schnell in barer Münze bezahlt, aus den heute bereits bekannten Fakten und Trends ein Zukunftsbild zu erzeugen, das als Arbeitsgrundlage verwendet werden kann. Auf dessen Basis kann dann – zum Beispiel mittels Backcasting – abgeleitet werden, welche Maßnahmen wann erforderlich sind. So können Ihre Mitarbeiter:innen auch im Jahr 2025 erfolgreich arbeiten.

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