Digitalisierung und die Arbeitswelt der Zukunft

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Die Digitalisierung der Verwaltung ist in vollem Gange. Sie wurde durch die Corona-Pandemie erheblich beschleunigt. An vielen Stellen wird jetzt deutlich, wie weit die Digitalisierung über E-Akte und Hardware hinausgeht und wie viele Themen in Abhängigkeit zueinander stehen und gemeinsam betrachtet werden sollten, wie beispielsweise:

  • Hardware-Ausstattung der Mitarbeitenden

  • Fortschritte bei zentralen Digitalisierungsprojekten wie der Einführung der E-Akte

  • Vorgaben für die Kommunikation mit Kunden (nur terminbasiert?)

  • Home Office/ Mobiles Arbeiten und zugehörige Dienstvereinbarung für die kommenden Jahre

  • Anwesenheitsquote von Mitarbeitenden und daraus abgeleitet Raumbedarf und Art der Arbeitsplätze in den kommenden Jahren

  • Verfügbarkeit von Personenkapazitäten angesichts der Verrentung der Baby Boomer und einem ausgetrockneten Arbeitsmarkt

  • Prozessoptimierung und Einsparung von Arbeitszeiten für nicht wertschöpfende Arbeitsschritte

  • und als wesentlicher Faktor Auswirkungen auf die Kultur und die Art der Zusammenarbeit

Mit in der Praxis erprobten Vorgehensweisen begleiten wir Sie auf Ihrem Weg in der digitalen Transformation. Mit Lösungen, die auf Ihre Organisation zugeschnitten sind und gemeinsam mit den Menschen in Ihrer Organisation entwickelt wurden.

Dr. Wolfram_von_Schneyder

Dr. Wolfram von Schneyder
Geschäftsführer

kostenlose Erstberatung

Abhängigkeiten sichtbar machen

Abhängigkeiten einfach sichtbar machen

Komplexe Sachverhalte erkennen und leicht verständlich aufbereiten, damit sie in der Kürze der verfügbaren Zeit von den Beteiligten wirklich verstanden werden: Mit diesem Verständnis ermöglichen Sie es den beteiligten Personen in Ihrem Digitalisierungsprozess die Sachverhalte mit ihren Abhängigkeiten bei ihrem Handeln zu berücksichtigen und gute Entscheidungen zu treffen.
Mit unserer langjährigen Erfahrung und erprobten Visualisierungsmethoden, gelingt es, Ihre individuelle Ausgangssituation und Abhängigkeiten zu erheben und für die Beteiligten sichtbar zu machen. Unsere Methodik ermöglicht dies zügig und effizient. Die Arbeit macht Spaß und erzeugt Motivation, weil in jedem Moment spürbar ist, dass hier sinnhafte Arbeit gemacht wird. Diese erzeugt die Grundlage für ein bodenständiges, ressourcenschonendes und wirtschaftliches Vorgehen in der weiteren Digitalisierungsarbeit.

Koordiniertes Vorgehen erzeugen

Die Personen in den parallel laufenden Projekte müssen die Abhängigkeiten zu anderen Projekten kennen. Sie brauchen stets aktuelle Klarheit über die Rahmenbedingungen für ihre Planung. Dazu gehört es auch, zu wissen, welche zentralen Entscheidungen im Haus noch nicht getroffen sind. Wie soll ein neues Gebäude geplant werden, wenn noch nicht klar ist, ob die Mitarbeitenden in 2024 noch persönliche Arbeitsplätze haben? Wie soll über die Arbeitsplätze entschieden werden, wenn die Regelung zu Home Office noch nicht entschieden ist? Wie kann eine Regelung zu Home Office entschieden werden wenn wir noch nicht wissen, in welchem Bereich bis wann die E-Akte flächendeckend eingeführt ist?

Eine unzureichende Informationsbasis verbunden mit Zeitdruck führt häufig zu Entscheidungen, die sich später als nicht wirtschaftlich erweisen. Mit einem koordinierten Vorgehen arbeiten Sie wirtschaftlich und erzeugen Motivation in der Belegschaft, die erkennt, dass hier sinnhaft an der Zukunft gebaut wird.

Koordiniertes Vorgehen
Führungsentscheidungen gezielt herbeiführen

Führungsentscheidungen gezielt herbeiführen

Zentrale Entscheidungen über die Zukunft der Arbeit im eigenen Haus können nur durch die obere Führung getroffen werden. Angesichts der vielfachen Abhängigkeiten rund um die Digitalisierung ist der Aufbau von Entscheidungsvorlagen in diesen Themen ungewöhnlich anspruchsvoll. Regelmäßig tauchen „Henne-Ei-Probleme“ auf, für die Lösungsmöglichkeiten ermittelt und bewertet werden müssen, um eine Entscheidung unter Kenntnis der wirklichen Situation treffen zu können.
Nutzen Sie dabei unsere langjährige Erfahrung in der Arbeit mit oberen Führungskräften und Gremien. Aus hunderten Projekten kennen wir den Informationsbedarf und können gut abschätzen, welche Arbeiten im Vorfeld notwendig sind um die Führungskräfte abzuholen und unter dem meist gegebenen Zeitdruck zu einer guten und ausgewogenen Entscheidung zu kommen.

Systematisch steuern und Reibungsverluste vermeiden

Ob auf dem Weg zu den zentralen Führungsentscheidungen oder bei der Umsetzung: Ein koordiniertes, abgestimmtes Vorgehen funktioniert nur mit einer dauerhaften und systematischen Steuerung. Dazu gehört die laufende Kommunikation mit allen Beteiligten, so dass diese stets aktuell den Stand der für sie relevanten Rahmenbedingungen, Abhängigkeiten und Plantermine kennen. Aus dem Rücklauf der Kommunikation ist der Gesamtplan laufend fortzuschreiben, so dass ein lebendes Vorgehen entsteht.
Mit unserer umfassenden Expertise in Projektmanagement und Kommunikation unterstützen wir Sie exakt nach Ihrem Bedarf. Unsere Expertinnen und Experten sind gewohnt, sich von heute auf morgen in neue Situationen einzuarbeiten und Sie durch Ihr Projekt zu steuern. Sie moderieren alle Projektbeteiligten durch den Prozess und sorgen für Verbindlichkeit und erzeugen gleichzeitig Motivation zur Mitarbeit. Gerne springen wir auch auf einen „laufenden Zug“ oder helfen auch kurzfristig in Situationen, in denen Ihnen die Kapazität für die systematische Bearbeitung fehlt – zum Beispiel weil Mitarbeitende in Zeiten der Pandemie anderweitig benötigt werden.

Systematisch Steuern
Führungsentscheidungen gezielt herbeiführen

Einzelthemen schnell sondieren

Wo neue Themen angegangen werden müssen, ist es oft schwierig den richtigen Zugang zu finden und die richtigen Personen für das Vorhaben zu gewinnen. Beispielsweise: Wie können wir die Digitalisierungsstrategie umsetzen und dafür sorgen, dass die Mitarbeitenden eingebunden werden? Wie können wir für uns ein Wissensmanagement aufbauen, das zu uns passt und unsere Anforderungen erfüllt? Wie können wir Prozesse visualisieren, damit sie im Haus verstanden und sinnvoll verändert werden können? Wie finden wir einen Weg zur Planung eines neuen Gebäudes?

Herausfordernd an diesen Themen ist, dass sie:

  • eine hohe Komplexität aufweisen

  • das Wissen zur Beurteilung der einzelnen Sachverhalte nicht oder nicht vollständig vorhanden ist

  • theoretisch sehr unterschiedliche Wege beschritten werden könnten

  • der Bedarf der eigenen Organisation noch nicht klar benannt werden kann

Für diese Situationen bieten wir Ihnen eintägige Startworkshops, die vor Ort oder online durchgeführt werden können. In nur einem Tag erheben und strukturieren wir gemeinsam mit Ihnen die Situation und stecken den sinnvollen Lösungsraum ab. Darauf aufbauend erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen ein Vorgehen, wie das Thema für Sie passend angegangen werden kann. Nach nur einem Tag haben Sie und alle Beteiligten des Workshops Klarheit, wie Sie vorgehen möchten, was und wen es dazu braucht.

Verständnis und Motivation erzeugen

Nur eine Minderheit steht Veränderungen der eigenen Arbeit grundsätzlich positiv gegenüber. Kaum jemand lässt sich gerne unter Veränderungsdruck setzen. Wirksam werden Veränderungen aber genau dann, wenn sich die Mitarbeitenden auf die Veränderung freuen, wenn Sie den Sinn darin verstehen und auch einen persönlichen Nutzen ableiten, auf den sie hinarbeiten.
Die wichtigste Voraussetzung für die Mitarbeitenden ist dabei, die Situation zu verstehen. Die Hintergründe zu kennen, warum oberflächlich logische Wünsche nicht oder noch nicht erfüllbar sind. Fortschritte mitzuerleben, um selbst mitdenken zu können und sich langsam daran zu gewöhnen, dass Veränderung in den 2000er Jahren zum Alltag gehören wird.
Führungskräfteklausuren, Mitarbeiterkonferenzen, in den Alltag integrierte Informations- und Dialogsequenzen, einfach verständliche Übersichten haben wir in vielen Verwaltungen erfolgreich durchgeführt. Gerne unterstützen wir auch Sie bei Ihrem Vorhaben.

Kostenlose Beratung

Preis für innovative Projektkommunikation BPUG Award 2020

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Ein Beispiel aus unserer Arbeit, wie komplexe Sachverhalte einfach dargestellt werden können. Das mit dem BPUG Award in der Kategorie “Projekte im öffentlichen Dienst” prämierte Scrollytelling erklärt, wie Kommunen Starkregenrisikomanagementprojekte richtig angehen können.

https://reginastark.starkregengefahr.de/

Vergessen Sie die Zukunft nicht!

Entscheidungen treffen wir Menschen meist vor dem Hintergrund der Erfahrungen, die wir gemacht, des Wissens, das wir angesammelt haben. Dieses ist vergangenheits- und bestenfalls gegenwartsbezogen. Unsere Entscheidungen aber wirken in der Zukunft und diese wird anders sein als unsere heutige Welt.
Wenn eine heute getroffene Entscheidung in der Zukunft Sinn machen soll, brauchen wir möglichst gute Kenntnis der Situation, in der sie wirken wird.

  • Wie viel Personal werden Sie in 2025 haben?

  • In welcher Qualifikation, mit welchem Einarbeitungsstand?

  • Welche Anwesenheitsquote werden Ihre Mitarbeitenden haben?

  • Welche IT-Ausstattung steht Ihnen zur Verfügung, welches Wissen und welche Erfahrungen?

  • Welche Prozesse werden Sie wie weit optimiert haben, so dass lästige, zeitfressende Arbeiten entfallen?

Häufig macht es sich schnell in barer Münze bezahlt, aus den heute bereits bekannten Fakten und Trends ein Zukunftsbild zu erzeugen, das als Arbeitsgrundlage verwendet werden kann. Auf dessen Basis kann dann – zum Beispiel mittels Backcasting – abgeleitet werden, welche Maßnahmen wann erforderlich sind, damit Ihre Mitarbeitenden und Kunden im Jahr 2025 erfolgreich arbeiten können.

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