Manchmal ist zu viel des Guten einfach wirklich zu viel. Zum Beispiel bei der Aufgabenverteilung innerhalb eines Projektes. Niemand kann sich zwei-, drei- oder vierteilen und wenn ein Teammitglied auf einmal mehr To-dos hat, als für eine einzelne Person leistbar ist, kann das den gesamten Projekterfolg in Gefahr bringen. Das heißt: Die Ressourcenplanung im Projektmanagement sollte oberste Priorität haben.

Aber in welcher Form ist die Ressourcenplanung im Projektmanagement wirklich sinnvoll? Wie lassen sich Engpässe vermeiden, bevor sie überhaupt entstehen? Und was ist ein effektives Ressourcenmanagement? Das sowie die besten Tipps für die Planung Ihrer Projektressourcen erfahren Sie in diesem Artikel.

 

Mangelnde Ressourcenplanung im Projektmanagement – die häufigsten Ursachen

Eigentlich hatte Team A die Aufgabe, alle Bestellungen der neuen Kollektion zu bearbeiten und an Team B in der Versandabteilung weiterzuleiten. Irgendwie wurde dann aber umgeplant und nun soll Team A sich selbst darum kümmern, die Päckchen für die Bestellungen zu packen. Und schon kommt es zu einem Ungleichgewicht in Ressourcenplanung und Projektmanagement. Denn beide Arbeitsaufgaben gleichzeitig zu erledigen, ist für ein einzelnes Team nicht machbar. Die Folge sind unbearbeitete Aufträge, Zeitverzögerungen und am Ende ist das ganze Projekt ein einzelnes Chaos.

Bevor es darum geht, dieses Chaos mit einer neuen Ressourcenplanung für das Projektmanagement aufzudröseln, ist eine andere Sache viel wichtiger. Denn erst geht es um die Frage: Wie konnte es überhaupt zu dieser Fehlplanung kommen? Und warum hat niemand etwas gemerkt?

Tatsächlich ist es in den meisten Fällen so, dass sehr wohl jemand gemerkt hat: Ups, hier kann irgendwas nicht stimmen – irgendwie passen Ressourcenmanagement und Projektmanagement nicht zusammen. Trotzdem kommen die Bedenken nicht zur Sprache. Aber warum nicht? Die Gründe sind in der Regel die gleichen:

  • Die Mitarbeiter:innen trauen sich nicht, der Projektplanung zu sagen, dass etwas nicht passt – z.B. weil sie das Gefühl haben, so die Kompetenzen der andere Partei in Frage zu stellen.
  • Die Mitarbeiter:innen haben einfach nicht mehr im Blick, wem sie was zugesagt haben.
  • Die Mitarbeiter:innen fangen selbstständig an, Aufgaben zu priorisieren – ohne weiter auf die von der Projektleitung angedachten Priorisierung Rücksicht zu nehmen.
  • Es sind schlicht und einfach zu wenig Mitarbeiter:innen für zu viele Projekte vorhanden.
  • Es gibt unbekannte Engpässe wie z.B. zu viel Arbeit bei bestimmten Personen.

Genau jetzt kommt es auf die richtige Ressourcenplanung an. Aber was genau ist damit eigentlich gemeint?

Ressourcenplanung – das steckt dahinter und so geht’s

Die Ressourcenplanung ist einer der wichtigsten Bestandteile im Projektmanagement. Mittels Ressourcenplanung lässt sich sicherstellen, dass innerhalb eines Projektes jederzeit alle notwendigen Ressourcen wie z.B. das Personal verfügbar und optimal eingesetzt sind. Eng verknüpft mit der Planung von Zeit und Budget, sorgt das Ressourcenmanagement im Projektmanagement dafür, dass ein Projekt innerhalb der geplanten Rahmenbedingungen zu einem erfolgreichen Ende kommt.

Im Projektmanagement ist die Ressourcenplanung also ein ganz wichtiger Baustein, um Projekte fristgerecht und ohne Budgetüberschreitung zu vollenden. Ein effektives Ressourcenmanagement basiert dabei vor allem auf einer offenen Kommunikation, einer klaren Visualisierung der Planung und auf einem gewissen Maß an Flexibilität. Denn eine gute Ressourcenplanung ist kein starres Gebilde, das einmal gesetzt nicht mehr veränderbar ist. Vielmehr sollte eine erfolgversprechende Ressourcenplanung im Projektmanagement fließend sein, um auf jedwede Eventualität (z.B. plötzliche Krankheitsausfälle im Team, Lieferengpässe, unvorhersehbare Kündigungen etc.) reagieren zu können.

Über den Engpass zur Problemlösung

Innerhalb eines Projektes kann es immer mal dazu kommen, dass die Projektressourcen nicht optimal geplant sind. Klassisches Beispiel: Das Team arbeitet seit Wochen auf Hochtouren und trotzdem ist in den Projekten kein wirklicher Fortschritt zu sehen. Irgendwann hat die Teamleitung die Nase voll und meldet sich bei der Projektleitung. Beim Gespräch kommt heraus, dass die Projektleitung im Zeitablauf Arbeitsaufträge vergeben hat, ohne sicherzustellen, ob diese so überhaupt alle leistbar sind. Jetzt ist Problemlösung gefragt.

Um Stillstände wegen nicht ganz optimaler Ressourcenplanung innerhalb von Projekten zu vermeiden oder zumindest auf ein Minimum zu begrenzen, gibt es zwei Lösungen:

  1. Die Projektleitung setzt sich noch einmal an die Aufgabenverteilung. Anstatt die neue Planung dann aber nur vorzulegen und die Mitarbeiter:innen damit allein zu lassen, stellt die Führungskraft Prüffragen, wie viel Aufwand die einzelnen Aufgaben bedeuten und ob sie sich parallel bewerkstelligen lassen. Der Vorteil hierbei ist: Die Teams haben direkt die Chance, ihren Chef oder ihre Chefin darauf hinzuweisen, wenn etwas nicht machbar ist, ohne Angst haben zu müssen, ihm oder ihr zu nahe zu treten oder aber vielleicht als faul zu gelten. Denn eine ehrliche Frage sollte auch mit einer ehrlichen Antwort rechnen – auch wenn sie von der Führungskraft gestellt wurde. Für eine gute Ressourcenplanung im Projektmanagement ist das ganz wichtig.
  2. Führungskraft und Teamleitung identifizieren die genauen Engpässe und stellen die entsprechenden Engpassressourcen dann in einem Board dar. Mithilfe dieser Visualisierung der Auslastung kann so jeder direkt sehen, an welchen Stellen die Ressourcenplanung im Projektmanagement hängt und wo es dringend eine Umverteilung geben muss.

Den Spieltrieb wecken für eine gute Ressourcenplanung im Projektmanagement

Die Visualisierung der Engpassressourcen hat dabei mehrere Vorteile. Ist das Board nämlich an einer viel frequentierten Stelle platziert, laufen alle Mitarbeiter:innen täglich mehrmals daran vorbei. So fällt ihnen ein mögliches Problem immer wieder in den Blick und geht ihnen sicher erst dann aus dem Kopf, wenn es gelöst ist. Und: Niemand kann sagen, man hätte die Fehlplanung gar nicht bemerkt. Hinzu kommt, dass eine Visualisierung der Ressourcen den Spaß an der Planung wecken kann – zum Beispiel, wenn Sie dafür auf Lego zurückgreifen.

Ganz genau, auf das Spielzeug, das schon Milliarden von Kindern (und sicher auch so manchen Erwachsenen) glücklich gemacht hat. Mittels Lego-Figuren und -Steinen können Sie ganz einfach visualisieren, wie Ihre Mitarbeiter:innen innerhalb einer Woche verplant sind und welche Aufgaben sie haben. Je mehr Steine bei einer Person gesetzt sind, umso deutlicher zeigt sich: Hier hat jemand viel zu viel zu tun. Mittels der Visualisierung auf dem Board können Sie jetzt schauen, an welchen Stellen vielleicht mehr Platz ist, welche Aufgaben sich schieben lassen und welchen Abteilungen über die Veränderungen informiert werden müssen. So geht Ressourcenplanung im Projektmanagement, die nicht nur die Projekte voranbringt, sondern auch Spaß macht.