Verzögerungen ade: Wie Sie Ihre Teams dabei unterstützen, Termintreue zu wahren

Ihre Projektleiter:innen sind sich ziemlich sicher: Beim Kick-off wurden alle Verantwortlichkeiten besprochen. Jedes Teammitglied wurde informiert, wer was zu tun hat und welche Meilensteine den Projektverlauf gliedern. Jeder hat zugestimmt. Jeder bestätigte, Zeit zu haben. Jeder versprach, sich reinzuhängen, um das Projekt erfolgreich und ohne Verzögerungen abzuschließen.

Doch nun sitzen Sie und Ihre Projektleiter:innen vor einem Projekt, das sich gehörig festgefahren hat und nicht weiterkommt. Fristen werden nicht eingehalten. Und während die Mitarbeiter:innen sich für die mangelnde Termintreue und das resultierende Chaos rechtfertigen, sind Sie nur noch frustriert.

Warum kommt es in Ihren Projekten trotz gut ausgebildeter Projektmanager:innen schon wieder zu solch einem Durcheinander? Schauen wir uns in diesem Beitrag an, was es Ihren Teams so schwer macht, die Termintreue zu wahren – und wie die Geschäftsführung Projektleiter:innen und Mitarbeiter:innen unterstützen kann, damit es zukünftig wirklich nach Plan läuft!

Ein Blick in die Vergangenheit: Woran scheitert die Termintreue?

Wie so oft ist es auch bei dieser Herausforderung hilfreich, zunächst einen Blick in die Vergangenheit zu werfen. Verbesserungen erzielen Sie und Ihre Projektleiter:innen am besten, wenn Sie schauen, wo genau es bisher immer schiefläuft.

Ihre Projektleiter:innen legen dazu einmal alle Projekte auf den Tisch, in denen es zu Schwierigkeiten mit der Termintreue kam. Nun gilt es, die Hürden aus zwei Perspektiven zu betrachten: Was fällt den Projektleiter:innen auf? Und woran lag es aus Sicht der beteiligten Mitarbeiter:innen, dass das Projekt ins Straucheln kam?

Erfahrungsgemäß zeichnen sich bei einer solchen ersten Analyse häufig folgende Problemfelder ab:

• Der Projektumfang war nicht ausreichend definiert
• Der Aufwand war größer, als zunächst gedacht – auch, weil es bspw. zu Ausfällen im Team kam oder Mitarbeiter:innen unerwartet zusätzliche, zeitraubende Aufgaben auf den Tisch bekamen
• Die Abhängigkeiten waren unklar
• Es kam zu kurzfristigen Änderungen im Projektablauf
• Die Mitarbeiter:innen hatten trotz allem nicht präsent, was im Projektablauf zusammenhängt und was Verzögerungen für wen bedeuten

Ist das erledigt, lassen wir die Probleme hinter uns und wenden den Blick in Richtung Zukunft. Eine Lösung muss her – und angesichts der genannten Herausforderungen ist sie schnell definiert: Klarheit schaffen!

Nur ein gut verstandener Plan hat eine Chance auf Umsetzung

Das ist die Regel, die für Ihre Projektleiter:innen von jetzt an gilt.

Vier Best Practices helfen Ihren Teams, die Termintreue zu wahren.

1. Ziele auf den Punkt bringen

Grundsätzlich weiß jeder, was zu tun ist. Und genau da liegt der Hase im Pfeffer. „Grundsätzlich“ reicht nicht. Besser ist es, Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten ganz klar auf den Punkt zu bringen. Dabei bitte auch gleich die Fristen und Termine setzen. So legen Sie den Grundstein für Projekte, die mit Termintreue zum Abschluss geführt werden.

Das könnte zum Beispiel so klingen: „In KW XX liefere ich euch die bis dahin erarbeiteten Grundlagen. Auf dieser Basis schickt ihr mir dann innerhalb von 10 Tagen den konkreten Raumbedarf, damit Kollege Müller im nächsten Schritt geeignete Räumlichkeiten auswählen kann.“

2. Kontext für die Relevanz der Termintreue schaffen

Greifen wir die Abhängigkeiten noch einmal auf. Die Relevanz der Termintreue können Ihre Projektleiter:innen deutlich eindringlicher vermitteln, wenn jedem klar ist, welche Rolle die eigene Aufgabe im Getriebe des Projekts spielt. „Ich wusste ja nicht, dass ausgerechnet meine kleine Berechnung zum Problem wird, wenn sie zwei Tage später kommt“ – diese Aussage gilt nicht mehr.

Den Projekt-Mitarbeiter:innen müssen folgende Punkte klar sein:

• Warum wurde dieser Zeitraum für meine Aufgabe festgelegt?
• Was passiert vor und nach meiner Aufgabe?
• Wovon hängt mein To-do ab?
• Welche weiteren Meilensteine stehen und fallen damit, dass ich meine Fristen einhalte?

„Früher geht das nicht, weil erst mit der Entscheidung über das Fertigungslayout in KW XY klar ist, welche Raumzuschnitte wir bekommen. Und nach hinten haben wir keine Luft, weil wir bis KW YY die alten Räume kündigen müssen. Sonst kostet und das X Euro mehr und die fehlen in der Budgetplanung.“

Hilfreich – wenn nicht sogar unbedingt nötig – ist dabei der sogenannte „Kritische Pfad“. Das ist eine Projektmanagement-Methode, der alle Meilensteine im Projekt abbildet, bei denen Verzögerungen absolut tabu sind. Der kritische Pfad zeigt damit allen Projektbeteiligten, wo Engpässe drohen und welche Elemente zwingend pünktlich sein müssen, um das Projekt nicht zu gefährden.

3. Risikomanagement

Achtung – bitte nicht alle Verantwortlichkeiten auf die Projektleiter:innen abwälzen. Auch die Mitarbeiter:innen beeinflussen, ob ein Projekt die Chance auf Erfolg hat. Deshalb gilt für sie: Bitte so früh wie möglich Bescheid geben, wo es aus ihrer Sicht eng werden könnte!

Nachdem der Projektplan erstellt wurde, bitten Sie die Mitarbeiter:innen: „Wenn ihr jetzt da drauf schaut – was könnte euch davon abhalten, eure Fristen einzuhalten und die Termintreue zu wahren?“

Schließlich können Ihre Projektleiter:innen nur dann gegensteuern, wenn sie schon frühzeitig über mögliche Konflikte informiert sind.

4. Verständlich visualisierte Workflows stützen die Termintreue

Last but not least gilt es, das fertig geplante Projekt zu visualisieren. Und zwar so, dass es alle verstehen! Ganz klassisch wird dazu gern das Gantt-Diagramm genutzt. Aber können damit auch alle im Team etwas anfangen? Viele können Gantt-Diagramme nicht lesen – das zuzugeben, geht aber meist gar nicht. Im Zweifel sollten Ihre Projektleiter:innen auf Nummer Sicher gehen und eine andere Methode wählen – zum Beispiel die bekannte bikablo®-Visualisierung auf Flipcharts, Whiteboards oder Pinnwänden. Mit der kann jeder etwas anfangen. Und schon fällt es jeden im Team leichter, in zukünftigen Projekten die Termintreue zu wahren!

Termintreue im Projektmanagement: Ich weiß, was ich zu tun habe!

Projekte funktionieren, wenn alle genau wissen, was von ihnen erwartet wird – und was es bedeutet, wenn sie nicht liefern.

Für Ihre Projektleiter:innen bedeutet das: Klarheit schaffen und Projektpläne verständlich aufsetzen. Und auch ihre Mitarbeiter:innen sind gefragt. Für sie gilt von jetzt an: Ehrlich sagen, wenn sie Verzögerungen befürchten, den Projektplan nicht verstehen oder zu viele Aufgaben auf dem Tisch haben. Falscher Stolz und die Scham, vor dem gesamten Team eine Aufgabe abzulehnen, bringt am Ende niemandem etwas.

Termintreue braucht Transparenz, Ehrlichkeit, Offenheit und Zuverlässigkeit. Als Chef:in unterstützen Sie Ihre Teams also am besten, wenn sie die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten fördern!