Besser früher als später: Darum müssen Konflikte im Projekt schnell auf den Tisch

Jetzt hat der mir schon wieder meine Ressource unter der Hand abgezogen! Habe ich das richtig gesehen, dass die Kollegin meine Meilensteine bei der Urlaubsplanung ignoriert hat? Na, also wenn das mal nicht nach Konfliktpotenzial klingt. Tatsächlich ist es gar nicht ungewöhnlich, dass es innerhalb der meistens Teams Konflikte im Projekt gibt. Ob nun zwischenmenschlich oder auf Projektebene: Konflikte haben die Eigenschaft, wirklich überall Nährboden zu finden. Das wirkt sich am Ende nicht selten auf den ganzen Projekterfolg aus. Und was das für Projektleiter:innen, Geschäftsführer:innen und auch Kund:innen bedeutet, kann sich garantiert jeder denken.

Was also tun, wenn Konflikte im Projekt auftreten? Wie Konfliktmanagement im Projektmanagement funktioniert und wie Geschäftsführer:innen die schnelle Lösung von Konflikten beeinflussen können, das erfahren Sie in diesem Beitrag.

Konflikte im Projekt – was sind die häufigsten Ursachen?

Reden ist Silber, Schweigen ist Gold. So sagt es ein uraltes Sprichwort, das sicher in so manchen Bereichen seine Richtigkeit hat. Aber nicht, wenn es um Konflikte im Projekt geht. Denn je später diese zur Sprache kommen, umso schlechter. Trotzdem ist es in so gut wie allen Teams so, dass Konflikte äußerst ungerne angesprochen werden. Und so entstehen sie schleichend, verfestigen sich und werden mit der Zeit immer größer. Doch etwas dagegen unternehmen? Das tun die wenigsten Menschen gern. Die Gründe dafür sind so vielfältig wie die Konflikte selbst auch.

Mal ist es das generelle Unwohlsein, das Menschen verspüren, wenn sie negative Dinge zur Sprache bringen müssen. Mal ist es die Ungewissheit, wie die Kolleg:innen reagieren, wenn sie Kritik bekommen. Mal ist es die Ansicht, der oder die andere müsse schon selbst merken, was schief läuft. Die Liste ließe sich beliebig verlängern. Das Grundproblem ist überall das gleiche: die Kommunikation. Doch genau das ist es, was Konflikte im Projekt brauchen – offene Kommunikation.

Fakt ist, dass die Arbeit umso schwieriger wird, je länger man wartet, die Konflikte im Projekt aktiv anzugehen. Denn was als Mücke begonnen hat, kann auf Dauer zu einem großen Elefanten im Raum werden. Und sind die Fronten erst einmal verhärtet, gestaltet es sich umso schwieriger, das Konfliktmanagement im Projektmanagement anzugehen.

Projekterfolg ade – so wirken sich ungeklärte Konflikte auf ein ganzes Projekt aus

Was alle Konflikte im Projekt gemein haben, ist die Tatsache, dass es gegensätzliche Haltungen gibt, die nicht offen kommuniziert, sondern stillschweigend unter den Tisch gekehrt werden. Hinzu kommt in den überwiegenden Fällen, dass alle Beteiligten ganz genau wissen, dass eigentlich schlechte Stimmung herrscht. Jetzt wäre es an den Projektleiter:innen, den Konflikt offen zu thematisieren. Doch auch diese empfinden wie die meisten Menschen: Konflikte sind einfach sehr unangenehm. Und natürlich kümmern sie sich dann nur zu gerne um andere Sachen.

Soll heißen: Die Projektleiter:innen bringen die Konflikte im Projekt oft nicht zur Klärung. Und das hat Konsequenzen. Denn wenn ein Team nicht mehr miteinander, sondern gegeneinander arbeitet, schadet das dem gesamten Projekt. Deadlines verstreichen, Aufgaben bleiben liegen, die Kommunikation stockt, Informationen werden verschwiegen, und so weiter. Das alles geht auf Kosten des Projekterfolgs. Denn mit stockender Arbeit kommen Verzögerungen, die wiederum zusätzliche Zeit, Geld und Nerven kosten. Und am Ende stehen die Projektleiter:innen vor den Geschäftsführer:innen und sind in Erklärungsnot.

Denn was Chef oder Chefin sehen, ist, dass ein Projekt nicht läuft und dass sie den Stillstand gegenüber den Kund:innen verargumentieren müssen oder es zu Verzögerungen in strategisch wichtigen Projekten kommt. Das macht niemand gern – zumal es in den meisten Fällen auch absolut unnötig ist. Denn Konflikte im Projekt müssen sich nicht zum Problem für alle entwickeln. Zumindest dann nicht, wenn die Geschäftsführer:innen die passenden Konfliktmanagement-Methoden kennen.

Projektmanagement mit Konfliktmanagement – so lösen Sie Konflikte im Projekt

Geht es darum, Konflikte im Projekt zu lösen, sind in erster Linie die Projektleiter:innen gefragt. Ihre Aufgabe ist es, Unstimmigkeiten schnell zu erkennen, alle Beteiligten an einen Tisch zu holen und gemeinsam mit ihnen Lösungen zu finden. So zumindest wünscht es sich die Theorie.

In der Praxis sieht das Ganze jedoch etwas anders aus. Denn wie Sie bereits wissen, schreien die wenigsten Projektleiter:innen ganz laut „hier“, wenn es darum geht, Konflikte im Projekt anzusprechen. Sie gehen der vermeintlich unangenehmen Klärungssituation lieber so lange aus dem Weg, bis die Konflikte so offensichtlich sind, dass sie sich nicht mehr verstecken lassen. Aber: Konflikte müssen schnell auf den Tisch – und zwar so, dass der andere sich ohne Gesichtsverlust bewegen kann. Ansonsten bewegt er sich nämlich nicht. Jetzt sind die Geschäftsführer:innen gefragt, ihre Projektleiter:innen mit dem richtigen Konfliktmanagement im Projektmanagement zu unterstützen.

Nur wie? Wie lassen sich Konflikte im Projekt schnell und unaufgeregt lösen? Wichtig ist: Die meisten Konflikte sind gar nicht lösbar. Und das ist überhaupt nicht schlimm. Denn vielmehr kommt es darauf an, gemeinsam mit dem gesamten Team Wege zu finden, um mit ihnen weiterzuarbeiten. Und das am besten sofort.

Das Wichtigste dafür ist zu allererst die Einstellung, mit der Geschäftsführer:innen an das Thema Konfliktmanagement herantreten. Je positiver diese der Konfliktlösung gegenüberstehen, umso besser. Denn so signalisieren sie ihren Projektleiter:innen, dass Konflikte nichts Schlimmes sind und dass ihre Klärung immer höchste Priorität haben sollte. Wer hier als Geschäftsführer:in mit gutem Beispiel voran geht, hat einen der wichtigsten Schritte des Konfliktmanagements getan.

Wer zuerst kommt…

…löst die Konflikte im Projekt zuerst. Gemeint ist damit, dass die Klärung von Konflikten umso einfacher und schneller geht, desto früher man sie angeht. Konkret bedeutet das: Sobald Sie als Geschäftsführer:in merken, dass ein Projekt nicht mehr rund läuft, sollten Sie mit den verantwortlichen Projektleiter:innen sprechen. Versuchen Sie, herauszufinden, ob und welche Konflikte im Projekt vorliegen. Und dann geht es darum, Verständnis zu zeigen. Denn wenn Sie Ihren Projektleiter:innen signalisieren, dass Konflikte nicht per se schlimm sind, sinkt auch die Hemmschwelle, diese offen anzugehen.

Im Idealfall sollten Projektleiter:innen natürlich in der Lage sein, Konflikte im Projekt selbst klären zu können. Am Anfang kann es jedoch sehr hilfreich sein, wenn Sie ihnen als Chef:in den Rücken stärken und zeigen: Konflikte werden im Team gelöst. Das gibt Sicherheit und hilft zugleich, Konflikte zu enttabuisieren. Und mit ein paar Hilfestellungen Ihrerseits wird das Konfliktmanagement so ganz von selbst zum Teil des Projektmanagements.