Bei Instagram ploppt eine Anzeige für eine super stylische Sporthose auf – zwei Klicks, bestellt! Der Kochvlog bei YouTube empfiehlt einen italienischen Wein – zwei Klicks, bestellt! Die Freundin hat einen neuen Tweet veröffentlicht – lesen, liken, fertig! Unsere Welt ist mittlerweile mehr als digital und das Smartphone unser ständiger Begleiter. In der Arbeitswelt sieht das jedoch noch ein wenig anders aus und die Angst vor Neuen wird oft hinter Formalitäten versteckt. Gerade in Bezug auf Homeoffice und digitales Projektmanagement kann das sehr hinderlich sein. Doch es gibt vielversprechende Lösungen, die das jetzt ändern können.
Welche das sind, warum digitales Projektmanagement ein echter Erfolgsgarant für Ihre Projekte sein kann und wie Sie als Projektleiter:in die Herausforderungen des Homeoffice meistern können, erfahren Sie in diesem Artikel.
Was ist digitales Projektmanagement?
Digitalisierung und Projektmanagement sind eng miteinander verknüpft. Vor allem, wenn es ums Projektmanagement im Homeoffice geht, führt heute kein Weg mehr an digitalen Wegen vorbei – zumindest dann nicht, wenn der Projekterfolg oberste Priorität hat. Doch was verbirgt sich überhaupt hinter dem Begriff „digitales Projektmanagement“?
Im Grunde ist es schnell erklärt: Digitales Projektmanagement ist nichts anderes als „analoges“ Projektmanagement. Bei beiden geht es um die Planung, Durchführung, Steuerung und Überwachung von Projekten durch Projektleiter:innen. Der einzige Unterschied liegt darin, dass sich die Projektleiter:innen und Teammitglieder beim digitalen Projektmanagement nicht an einem Ort (Büro) befinden, sondern von verschiedenen Locations aus (z.B. Homeoffice, Büro, Co-Working-Space etc.) zusammenarbeiten. Virtuelle Tools und Softwares helfen hier dabei, alle miteinander zu vernetzen und das Projekt zu managen.
Welche Vorteile bietet die Digitalisierung des Projektmanagements?
Erinnern Sie sich noch an den Einstieg dieses Textes? Die Sporthose, der Wein, der Tweet – innerhalb von Sekunden treffen wir dank der Digitalisierung Kaufentscheidungen. Bilden uns Meinungen. Forcieren Handlungen. Das macht unser Leben schneller, flexibler und einfacher. Was im Privatleben optimal funktioniert, lässt sich auch auf die Projektarbeit im Homeoffice übertragen. Denn hier ist es digitales Projektmanagement, was die Durchführung von Projekten schneller, einfacher und flexibler macht.
Die Vorteile liegen auf der Hand – für das Projektmanagement an sich, aber auch für das Projektmanagement im Homeoffice.
- schnellere Entscheidungsfindung: Digitale Tools ermöglichen eine zügige Kommunikation. Die wiederum hilft dabei, Entscheidungen schneller treffen zu können.
- effizientere Arbeitsabläufe: Mittels digitaler Kommunikation lassen sich überflüssige Arbeitsprozesse schnell erkennen und eliminieren. Das macht das Arbeiten effizienter.
- optimierte Projektdurchführung: Digitales Projektmanagement ermöglicht eine optimale Abstimmung von Aufgaben, Ressourcen und Timelines für eine zügige Projektdurchführung.
- schnellere Projekterfolge: Digitales Arbeiten ist schnelles Arbeiten. Es hilft dabei, Projekte ohne Zeitdruck umzusetzen und erfolgreich zu beenden.
- bessere Vernetzung: Digitale Tools helfen dabei, dass alle Teammitglieder immer auf dem gleichen Stand sind und keine Aufgaben in Vergessenheit geraten.
Mit anderen Worten: Die Vorzüge lassen sich durch digitales Projektmanagement perfekt ausschöpfen und Projekte sind im Endeffekt vielleicht sogar noch erfolgreicher, als wenn alle zusammen im Büro sitzen.
Digitales Projektmanagement und die Herausforderungen für Projektleiter:innen
Einen kleinen Haken hat die Sache jedoch: Auch digitales Projektmanagement kann seine Herausforderungen haben. Aber keine Sorge – wer sie kennt, kann sie meistern. Diese drei möglichen Hindernisse sollten Sie als Projektleiter:in deswegen immer im Hinterkopf haben.
1. Es gibt keinen einheitlichen Projektprozess
Damit digitales Projektmanagement funktioniert, ist es absolut entscheidend, dass alle Projektbeteiligten mit den gleichen Tools bzw. der gleichen Software arbeiten. Nur so stellen Sie sicher, dass die Projektkommunikation alle im Team erreicht, jeder seine Aufgaben kennt und alle wissen, welche Deadlines wann anzuhalten sind.
2. Es fehlt an Transparenz
Damit digitales Projektmanagement funktionieren kann, sind offene Kommunikation und Transparenz gefragt. Das ermöglicht es, Projektabweichungen rechtzeitig zu erkennen, die Ressourcenplanung optimal umzusetzen und wichtige Informationen an alle Beteiligten zu übermitteln.
3. Es gibt keine zentrale Projektplattform
Digitales Projektmanagement braucht eine klare Linie – vor allem, was die Arbeitstools angeht. Wichtig ist deswegen, dass es eine zentrale Plattform gibt. Auf der legen alle Projektbeteiligten Dokumente ab, kommunizieren und rufen wichtige Informationen ab. So verhindern Sie als Projektleiter:in zudem, dass Ihre Teammitglieder Informationen nicht erhalten oder sie erst aktiv nach diesen fragen müssen.
Projektarbeit im Homeoffice – darauf kommt es an
Gerade bei räumlicher Distanz zwischen den Projektbeteiligten (und genau das ist bei der Arbeit im Homeoffice ja der Fall), müssen alle einen schnellen Überblick über den Stand der Aufgaben und die Arbeitspakete haben. Neben einer klaren und transparenten Kommunikation seitens der Projektleiter:innen – die im Übrigen mit einer der entscheidendsten Faktoren für erfolgreiches digitales Projektmanagement ist – kommt es vor allem auf die passenden digitalen Tools als.
Hierzu muss nicht zwingend gleich eine teure Projektmanagementsoftware eingesetzt werden. Es gibt viele, teilweise kostenlose Tools, die sich hervorragend zur Aufgabensteuerung im Projekt eignen. Denn wichtig ist, dass alle Projektbeteiligten schnell und unkompliziert miteinander kommunizieren, Dokumente ablegen und auf diese zugreifen sowie einen zentralen Ort für sämtliche Informationen nutzen können.
Für ein erfolgreiches digitales Projektmanagement und eine effektive virtuelle Zusammenarbeit sollten die Projektleiter:innen zudem ihre Meetings den Gegebenheiten anpassen. Das bedeutet:
- Lieber kurze, aber dafür häufigere Meetings durchführen, als in größeren Abständen lange Meetings. So bleiben Teammitglieder stetig auf dem Laufenden.
- Daily-Stand-Ups (max. 10-15 Minuten) als „Morgenritual“ einführen, um mit einer festen Agenda den Stand in den Arbeitspaketen zu besprechen und ggf. Probleme sichtbar zu machen.
- Eine straffe Moderation unterstützt dabei, dass alle wesentlichen Aspekte zur Sprache kommen – zum Beispiel nach Lean Coffee-Regeln: Alle bringen ihre Themen ein, priorisieren diese gemeinsam und besprechen diese in festen Zeitslots für jedes Thema.
- Hilfreich insbesondere in Online-Meetings ist zudem ein visueller Anker, um die Aufmerksamkeit zu verbessern: Gemeinsam an einem Whiteboard (z.B. Conceptboard oder Miro) arbeiten oder die Moderation anhand eines Boards durchzuführen.
Was bedeutet digitales Projektmanagement für die Projektleiter:innen?
Projektleiter:innen, die auf digitales Projektmanagement setzen, können dadurch gleich mehrere Vorteile verbuchen. Denn digitales Tools vereinfachen es immens, den Gesamtüberblick über ein Projekt zu behalten – ganz gleich wie groß dieses ist. So helfen passende Tools zum Beispiel bei einer tagesaktuellen Erfassung des Projektstands. Und das sowohl auf Mitarbeiter- als auch auf Aktivitätsebene. Zudem unterstützt eine zentrale Projektplattform dabei, dass sowohl die Projektleiter:innen als auch die Teammitglieder einen zentralen Zugriff auf alle relevanten Dokumente haben und jederzeit alle für sie wichtigen Informationen abrufen können.
Darüber hinaus ermöglichen es digitale Tools,
- Mitarbeiter:innen ganz unkompliziert Tasks zuzuordnen
- Ressourcen optimal zu planen
- Rückmeldungen bzw. Berichte an die Führungsebene zu geben können
Der schnelle Informationsaustausch und die Kommunikation in Echtzeit beschleunigen das Voranschreiten der Projekte, ohne dass jemand vergessen wird.
Umgekehrt gelten diese Vorteile natürlich auch für das gesamte Team. Denn zentrale Ablage-, Organisations- und Kommunikationsplattformen sind eine erhebliche Arbeitserleichterung und steigern den Komfort im Homeoffice. Hinzu kommt, dass entsprechende Tools die Distanz zwischen den Teammitgliedern sowie zu den Projektleiter:innen verringern und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit fördern.
Das richtige Tool-Set für effizientes Projektmanagement
Tools für Ihr digitales Projektmanagement gibt es mittlerweile wie Sand am Meer. Was es nicht gibt: Die eine Software, die zu allen Unternehmen passt. Deswegen ist es zunächst wichtig, zu definieren, was ein digitales Tool leisten soll und welche Anforderungen es erfüllen muss. Erst danach lohnt sich die Suche nach der passenden Software.
Was sich in der Präsenz als sehr hilfreich gezeigt hat und in vielen Tools zum Einsatz kommt, ist die Aufgabensteuerung als Board. Das Board enthält Aufgaben, die sich Personen zuweisen lassen. Die Aufgaben können kommentiert, verschoben oder als erledigt markiert werden. Die verschiedenen Spalten zeigen, wo die Aufgaben „hängen“. Damit haben alle Projektbeteiligten eine laufende Transparenz über die Aufgabenpakete und können gemeinsam priorisieren.
Ganz unabhängig vom jeweiligen Tool ist jedoch eine Sache entscheidend: Mit welcher Einstellung Projektleiter:innen an das digitale Projektmanagement herangehen. Denn nur, wer offen für die Digitalisierung des Projektmanagement ist, wird diese auch vollständig ausschöpfen können.