Unklare Rollen im Projekt: Ein häufiges Hindernis auf dem Weg zum Erfolg

Hä, ich dachte, du machst das? Hatten wir nicht gesagt, dass das dein To-do ist? Was – nein, das war nicht meine Aufgabe! Oh je, hier liegt ein klassisches Problem mit den Rollenverteilung vor. Und das kann zu echten Problemen führen. Denn wenn die Rollen im Projektteam nicht klar definiert sind, lässt der Chaos-Tsunami meist nicht lange auf sich warten. Was das für Folgen hat, ist sicher allen Geschäftsführer:innen klar: Projektverzögerungen, geplatzte Deadlines, finanzielle Verluste und, und, und. Dabei muss es gar nicht erst so weit kommen.

Warum es wichtig ist, die Rollen im Projekt ganz klar zu verteilen, mit welchen einfachen Methoden die Rollenklärung gelingt und welche Probleme Sie damit als Geschäftsführer:in direkt im Keim ersticken können, erfahren Sie in diesem Artikel.

Wenn die Rollen im Projekt fehlen – das Problem und seine Folgen

Zackzack und am liebsten schon vorgestern! So hätten die meisten Kund:innen ihre Aufträge am liebsten erledigt. Und auch wenn Geschäftsführer:innen in der Regel wissen, dass sie diesen schon eher utopischen Wunsch kaum erfüllen können, haben sie einen gewissen Druck im Nacken. Denn dass man als Chef:in am liebsten glückliche Kund:innen hat, kann wohl niemand abstreiten. Also wird alles getan, um Projekte so schnell und perfekt wie möglich umzusetzen. Wenn da nicht diese Sachen mit den Rollen im Projekt wäre…

Fakt ist, dass die meisten Geschäftsführer:innen vor den gleichen Problemen stehen: Alle wissen, dass die Kund:innen ein zügiges Ergebnis sehen wollen, und trotzdem laufen Projekte oft langsam, nicht zielführend und teilweise chaotisch ab. Und das ist nur eines der Probleme. Denn auf der Metaebene sehen erfahrene Geschäftsführer:innen in langsamen, chaotisch ablaufenden Projekten vor allem auch unzufriedene Kunden und Budgetüberschreitungen, die Bauchschmerzen bereiten. Aber woran liegt es eigentlich immer, dass Projekte einfach nicht planmäßig auflaufen können? Sind die Projektleiter:innen falsch eingesetzt? Oder die Ressourcen falsch geplant? Die Antwort lautet: Häufig sind es die Rollenklärung und die Verteilung der Rollen im Projekt.

Sind die Rollen im Projekt nicht klar definiert und verteilt, weiß keiner der Projektbeteiligten genau, wer jetzt was macht und wofür verantwortlich ist – weder die Projektleiter:innen noch die Teammitglieder. Und wenn jeder denkt, dass die jeweiligen Aufgaben beim anderen liegen, dann heißt Team genau das, was es nicht heißen soll: toll, ein anderer macht’s. Das Problem ist nur, dass dann meistens keiner was macht. Am Ende führt das zu einem Durcheinander, das selbst die besten Projektleiter:innen nicht mehr retten können. Und auf die Geschäftsführer:innen wartet dann die unangenehme Aufgabe, bei den Kund:innen die Wogen zu glätten.

Darum ist die Rollenklärung so wichtig

Damit das nicht passiert und die fehlende Verteilung der Rollen im Projektmanagement sich nicht zu einem nervigen Grundsatzthema entwickelt, ist es wichtig, dass Geschäftsführer:innen ihre Projektleiter:innen dafür sensibilisieren, wie wichtig klare Rollendefinitionen für eine erfolgreiches Projektmanagement sind. Denn nur, wenn alle Rollen im Projekt ganz klar verteilt sind, bleiben Chaos, Zeit- und Budgetüberschreitungen (und damit unzufriedene Geschäftsführer:innen, Nutzer:innen und Kund:innen) aus.

Ganz wichtig ist in diesem Zusammenhang auch die Stimmung im Projektteam. Denn die hier herrschende Atmosphäre ist nicht unerheblich dafür, wie gut oder schlecht ein Projekt läuft. Soll heißen: Sind die Rollen im Projekt nicht klar definiert und denkt jeder, ein anderer wird sich schon kümmern, läuft am Ende gar nichts. Das führt zu Unmut der Projektleiter:innen und das wiederum kann die ganze Stimmung im Team verpesten. Zum Erfolg eines Projekts trägt das nicht unbedingt bei.

Projektmanagement, Rollen und Rollenklärung – so geht’s

Fest steht also, jeder muss eine feste Rolle im Projektteam übernehmen, damit alle Aufgaben im zeitlichen und finanziellen Plan umsetzbar sind. Aber wie funktioniert das am besten? Diese einfache Ideen kann dabei helfen, die Rollen im Projekt ab sofort besser zu verteilen: die Rollenkarten.

Rollenkarten

Rollenkarten helfen dabei, die Rollen im Projekt so zu verteilen, dass sie von allen im Team verstanden werden und auch im Kopf bleiben. Pro Projektrolle gibt es eine Karte. Auf dieser Karte steht, was die jeweilige Rolle verantwortet, welche Aufgaben ihr obliegen und welche To-dos von dieser Rolle zu übernehmen sind. Kurz, kompakt und übersichtlich auf einer Karte festgehalten, lassen sich die Verantwortlichkeiten jederzeit nachschauen und überallhin mitnehmen. Mit anderen Worten: Jeder Person ihre Rolle, jeder Rolle ihre Karte.

Der große Vorteil von Rollenkarten ist, dass man sich ihre Inhalte viel besser merken kann, als wenn die Rollenklärung nur mündlich oder als einzelner Slide einer PowerPoint erfolgt – eine gute Rollenbeschreibung und -abgrenzung natürlich vorausgesetzt. Hinzu kommt, das eine klare Verteilung der Rollen im Projekt auch zu mehr Struktur im gesamten Projektverlauf führt. Das mindert das Entstehen unschöner Dynamiken in den Arbeitsprozessen, die ebenfalls oft zu Chaos und Verzögerungen führen.

Das spielt (k)eine Rolle

Wichtig für die Verteilung von Rollen im Projekt und für einen wirklich zielführenden Einsatz von Rollenkarten ist allerdings, dass sie nicht von den Projektleiter:innen wie mit der Gießkanne über den Teammitgliedern ausgegossen werden und diese passiv alles „einfach so“ hinnehmen. Eine gute Rollenklärung lebt von der Zusammenarbeit des gesamten Teams. Denn so lässt sich sicherstellen, dass jeder auch wirklich die Rolle im Projektteam übernimmt, die er mit seinen Qualifikationen optimal erfüllen kann. Das ermöglicht einen bestmöglichen Personaleinsatz. Am Ende bleiben erfolgreich vollendete Projekte – und glückliche Nutzer:innen und Kund:innen.