Egal, was Ihre Projektleiter:innen auch versuchen: Immer und immer wieder kommen Projekte ins Stocken oder rutschen in eine Krise. Die Lösung ist schnell gefunden: Es wird neu angesetzt, meist mit einer neuen Methode. Doch das Problem taucht wieder und wieder auf.
Denn so einfach ist es leider nicht. Warum die eingesetzten Projektmanagement-Methoden nicht schuld daran sind, dass Projekte scheitern und worüber sich Ihre Projektleiter:innen stattdessen Gedanken machen sollten, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag.
Projektmanagement-Methoden unter die Lupe genommen: Gibt es die eine, die garantiert funktioniert?
Die eine Methode, die immer hilft – der leuchtende Stern am Firmament des Projektmanagements – die Methode mit Erfolgsgarantie – die wünschen wir uns alle. Ja, wie schön wäre es doch, wenn es sie gäbe. Doch wer danach sucht, wird wohl nie fündig werden.
Denn auch wenn es unzählige verschiedene Projektmanagement-Methoden gibt: Jede hat ihre Berechtigung, jede hat ihren Anwendungsbereich und ihre Grenzen. Seit vielen Jahrzehnten bewährte Vorgehensweisen wie Meilensteinpläne, Projektstrukturpläne oder der Kritische Pfad gehören da genauso dazu wie die Dailies, Sprint Reviews und Kanban-Boards, die eher aus der agilen Welt stammen.
Es gibt auch Highlights wie das Lean-Coffee. In Meetings ist es oft ein Game Changer, der die benötigte Zeit reduziert, die Konzentration nach oben zieht und die Zufriedenheit genauso. Und den leider erschreckend viele Projektleiter:innen noch nicht kennen.
Unterm Strich: Es lohnt sich, die breite Auswahl an Projektmanagement-Methoden kennenzulernen und zu nutzen. Jede hat ihre Vor- und Nachteile. Jede funktioniert – vorausgesetzt, sie werden korrekt und in der richtigen Situation angewandt.
Und genau hier liegt das Problem, warum Projektleiter:innen überhaupt mit diversen Methoden auf Kriegsfuß stehen und ständig nach einem besseren Ansatz suchen. Scheitert in der Praxis nun eine Methode nach der anderen, liegt das aber – Sie ahnen es – meist nicht an der Methode selbst.
Der wahre Grund, warum Projekte in der Praxis nicht vorankommen
Wir erleben sehr oft, dass bei einem nicht funktionierenden Projekt eine Methode durch eine andere Methode ersetzt wird. Was oft nicht gesucht wird, ist der Grund, warum es denn nicht wie gedacht funktionierte.
Nach diesen Gründen zu suchen ist wichtig – und zwar “in der Tiefe”, hinter oder unter dem, was üblicherweise betrachtet wird. Mit einem systemischen Blick in die Organisation zu schauen, die wahren Probleme zu finden und an diesen zu arbeiten, ist allemal der bessere Ansatz.
Projekte funktionieren nämlich immer dann nicht,
- wenn in der Organisation dahinter Konflikte zwischen Linienfunktionen und Projekten bestehen,
- wenn keine klaren Prioritäten gesetzt sind,
- wenn Ziele oder Rollen nicht klar sind,
- wenn Plan und Arbeitsalltag zu weit auseinander gehen.
Problem erkannt, Problem gebannt: So alt wie der Spruch ist, so schnell ist ein erkanntes Problem lösbar. Wenn dann noch der Mut da ist, Konflikte anzugehen, kann nicht mehr viel schief gehen.
Oft ist die Psychologie im Weg
Ein “Klassiker” in der Projektplanung ist die Aufwandschätzung. Und eine Stelle, an der sehr oft sehr viel schief geht, was danach Folgen hat.
Denn bei einer Schätzung schauen oft alle auf Chef:in oder Expert:in und warten was diese Person sagt, um das dann hinzunehmen. Das Wissen der Gruppe wird dabei nicht abgerufen. Warum? Naja, wir Menschen ticken eben so, es ist bequem und wir gehen kein Risiko ein. Für das Projekt ist das nicht gut.
Es geht jedoch auch anders: Schätzpoker aktiviert das Wissen im Team und leitet darüber hinaus dazu an, schnell und präzise zu schätzen. Wie das geht, schauen Sie sich in diesem Video am besten einmal selbst an:
Diese Methoden empfiehlt das VSC-Team außerdem
Halten wir das Wichtigste noch einmal fest. Wenn Projekte immer wieder ins Straucheln kommen, liegt das also in aller Regel nicht an den gewählten Methoden, sondern an tiefergehenden Problemen in der Organisation selbst. Im Umkehrschluss bedeutet das: Jede Methode funktioniert, solange sie richtig eingesetzt wird und die Rahmenbedingungen stimmen.
Heißt das, dass alle Projektmanagement-Methoden gleich gut sind? Nicht unbedingt. Im Laufe der Jahre haben sich bei uns einige Favoriten herauskristallisiert, mit denen sich besonders gute Erfolge erzielen lassen. Was alle gemeinsam haben: Oft arbeiten sie visuell und sind deshalb besonders leicht verständlich. Denn alles, was Menschen verstanden haben, nutzen sie unwillkürlich für ihre Arbeit. Und wie bringen wir sie zum Verstehen? Noch ein alter Spruch: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. In Bildern vermittelte Konzepte verarbeitet unser Gehirn 60.000-mal schneller als textliche Informationen. Wir Menschen sind von Natur aus visuell veranlagt.
Im Grunde lässt sich bei der Projektplanung alles visualisieren:
Ressourcen planen und steuern mithilfe von Lego-Steinen
Die Tafel visualisiert das Jahr oder Quartale. Je nach Projekten und Teammitgliedern werden unterschiedliche Symbole und Stein-Farben aufgesteckt.
© VSC Team
Abläufe darstellen mithilfe von farblich codierten Karten
Funktioniert ganz sicher besser als die üblichen Gantt-Diagramme: Die Arbeit mit Karten aktiviert, man wechselt die Position – und das verstehen alle. Denn Gantt-Diagramme können viele Menschen ganz einfach nicht lesen.
© VSC Team
Ganze Projekte mithilfe eines Boards
Hier werden alle Projekte des Unternehmens auf einem Board übersichtlich dargestellt. Es zieht die Blicke auf sich und lädt zum anschauen ein – und wenn es an einer Stelle hängt, wo viele Menschen oft vorbeigehen, wissen automatisch alle Bescheid, welches Projekt wo steht.
© VSC Team
Kommunikation und eine gesunde Basis entscheiden, ob Projektmanagement-Methoden funktionieren
In der richtigen Situation eingesetzt, haben alle Projektmanagement-Methoden ihre Berechtigung. Wichtig ist in jedem Fall: Stellen Sie sicher, dass keine tieferliegenden Probleme den Projekterfolg hemmen und fördern Sie die Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten. So steht dem erfolgreichen Abschluss zukünftig nichts mehr im Weg.
Sie suchen weitere Unterstützung im Projektmanagement? Schauen Sie sich gerne noch auf unserem Blog um – oder vereinbaren Sie direkt einen Rettungseinsatz für Projekte, die bereits tief in der Krise stecken.
