Sofort einsetzbare digitale Tools und Umgang mit aktuellen Herausforderungen

Auftaktmeeting des Dialog Verwaltung 2025 mit mehr als 40 Teilnehmenden

Welche Tools können uns ad hoc helfen, wirksamer zusammenzuarbeiten? Was sind die brennendsten Herausforderungen und wie gehen wir mit ihnen um? Der Dialog Verwaltung 2025, ein virtuelles Treffen von Ämtern und Kommunen des VSC-Teams, lieferte Antworten darauf.

Welche Herausforderungen sehen wir in der aktuellen Situation?

Mit neuen Technologien wirksam zusammenarbeiten und dabei die Menschen mitnehmen – auf diesen Nenner lässt sich die Einschätzung der Teilnehmenden zusammenfassen, was sie aktuell als größte Herausforderung sehen. Nahezu gleich bewertet wurden weiche Faktoren (Change), die Logik der Zusammenarbeit und der Einsatz von Tools.

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Tools als wichtigster Faktor im Umgang mit den Herausforderungen

Erste Priorität im Umgang mit den Herausforderungen ist der Einsatz wirksamer IT-Tools. Im Arbeitsalltag fehlen sofort einsetzbare cloudbasierte Lösungen, mit denen die Zusammenarbeit verbessert werden kann. Intuitiv verständlich müssen sie sein, einfach zu beschaffen und datenschutzkonform.

Datenschutz als zentraler Faktor

Die wichtigste Voraussetzung für den Einsatz cloudbasierter Tools ist, dass sie legal eingesetzt werden dürfen. Dazu zählt die Erfüllung der Datenschutzgrundverordnung, die für die Menschen in der EU hohe Datenschutzrechte verspricht. Ein häufiges Ärgernis ist dabei, dass viele cloudbasierten Tools dem amerikanischen Cloud Act unterliegen.

Der CLOUD Act

Denn der CLOUD-Act („Clarifying Lawful Overseas Use of Data Act“) verpflichtet seit dem Jahr 2018 die Internet-Provider, IT-Dienstleister und Cloud-Anbieter mit Sitz in den USA, den US-Behörden Zugriff auf Nutzerdaten zu geben. Dies gilt auch für europäische Ableger dieser Unternehmen. Die Wirkung des CLOUD Act erstreckt sich damit auch auf europäische Kunden von US-Unternehmen, die Daten der Kontrolle und Verarbeitung in von letzteren aussetzen. Dies gilt auch, wenn die Daten nicht in den USA gespeichert sind und eigentlich die Datenschutzregeln anderer Staaten gelten, wie bei der EU-DSGVO.

Mehr zum Hintergrund gibt es hier: CLOUD Act – Wikipedia

Was bedeutet es für meine Daten, wenn der Anbieter dem Cloud Act unterliegt?

Auch Unternehmen, die dem Cloud Act unterliegen, sichern einen hohen Standard im Datenschutz zu. Häufig kann auch festgelegt werden, dass die Daten in der Europäischen Union gespeichert werden. Es bleibt aber das Restrisiko, dass die Unternehmen von einem US-Geheimdienst angewiesen werden, die Daten herauszugeben. Dazu sind sie dann verpflichtet, auch wenn dies europäischem Recht widerspricht.

Heißt das, dass US-Unternehmen tabu sind?

Das ist im Einzelfall zu bewerten. In manchen Produktkategorien gibt es kaum Alternativen zu US-Anbietern gibt, zum Beispiel zu Produkten von Microsoft. Daher erlauben viele Organisationen die Arbeit mit Software, die dem Cloud Act unterliegt. Andere suchen dies so weit wie irgend möglich zu vermeiden.
Mehr zum Beispiel, wie Microsoft mit dem Cloud Act umgeht: Wie Microsoft mit dem CLOUD Act umgeht | News Center Microsoft

Anwendungsfälle cloudbasierter Tools

Konferenzen, Zusammenarbeit, Aufgabensteuerung, Brainstorming, interaktive Präsentationen, Training/ Moderation – die Anwendungsfälle digitaler Tools sind vielfältig. Während Online-Konferenzen schon weit verbreitet sind, arbeiten erst wenige mit weiterführenden Lösungen. Einfache visualisierte Board-Lösungen schaffen Transparenz in Projekten, Konferenztools helfen beim Austausch an digitalen Tischen, Kanban-Boards helfen bei der Steuerung von Aufgaben, Priorisierung und Auslastung der Teammitglieder, interaktive Präsentations- und Quiztools unterstützen bei Moderation und Training.

Warum eigentlich cloudbasiert?

Gemeinsam an einem Dokument arbeiten: Gerne erinnern wir uns an die Workshops, in denen wir gemeinsam vor einer Pinnwand standen um Post It´s zu kleben und jederzeit sehen und kommentieren konnten, was die anderen tun. Wenn die Pinnwand dann bis zum nächsten Workshop stehen blieb, konnte man jederzeit Nachträge anbringen oder sie auch für Zwischen-Meetings im kleinen Kreis nutzen. Das genau bringen die cloudbasierten Tools in die virtuelle Welt: Alle greifen von ihrem Endgerät aus auf das gleiche Dokument zu und bearbeiten es parallel.

Wir berichten hier über zwei Beispiele aus dem Dialog.

Aufgabensteuerung mit Meistertask

Vielleicht das meist verbreitete Beispiel dazu ist ein Board, das Aufgaben enthält, die kommentiert, verschoben oder als erledigt markiert werden können. Meistertask ist einer der Anbieter, bietet das Tool datenschutzkonform an und wird in der Verwaltung verbreitet genutzt. Bis zu drei Boards können kostenlos genutzt werden. Bei bezahlten Lizenzen sind umfangreiche weitere Funktionen enthalten. Mehr hier: www.meistertask.com

Virtuelle Pinnwände: Conceptboard

Wer wie in einem Workshop an Pinnwänden in verschiedenen Strukturen arbeiten möchte, braucht eine Art virtuelle Wand. „Online Whiteboard“ ist der gängige Begriff dazu. Die Tools bieten eine praktisch unbegrenzt große viruelle Wand, auf der Objekte angeordnet und gemeinsam gearbeitet werden kann. Datenschutzkonform angeboten wird dies zum Beispiel vom Stuttgarter Unternehmen Conceptboard. Mehr hier: www.conceptboard.com

Die Welt ist bunt

Doch die Welt der digitalen Tools ist vielfältig. Kommen Sie gerne auf uns zu, wenn Sie Unterstützungsbedarf bei Auswahl eines für Ihre Fragestellung geeigneten Tools haben. Oder auch wenn es darum geht, alle Beteiligten mitzunehmen auf die Reise, neue Instrumente im Arbeitsalltag kompetent und mit Freude anzuwenden. Auch die Einführung in ein neues Tool kann einfach und virtuell durchgeführt werden.

Allem Krisenmanagement zum Trotz: Kernaufgaben bleiben im Fokus

Jenseits der Tools gab es im Dialog noch eine gute Nachricht: Während gefühlt noch sehr viel Energie ins Krisenmanagement geht, hat doch die Mehrzahl der Teilnehmer genügend Freiraum um der persönlichen Hauptaufgabe gerecht zu werden. Ein Trend, der sich in den nächsten Wochen weiter verstärken dürfte.

Können Sie dieser Aufgabe derzeit gerecht werden?

Der Dialog geht weiter: Interessant auch für Sie?

Wir bedanken uns herzlich bei allen Teilnehmenden für die wertvollen Hinweise und die intensive Diskussion. Sofern auch Sie Interesse an einer Teilnahme beim nächsten Dialog „Verwaltung 2025“ haben, kommen Sie gerne auf uns zu. Die Veranstaltung steht allen Mitarbeitenden der Verwaltung kostenfrei offen. Wir freuen uns auf die nächste Veranstaltung und werden hier darüber berichten.

Ich möchte eingeladen werden:

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