Professionelles Projektmanagement kann das Rückgrat eines erfolgreichen Unternehmens sein – aber wie finden Sie die Unterstützung, die wie angegossen zu Ihrem Team und Ihren Zielen passt? Vielleicht stehen Sie vor einer wichtigen Entscheidung, die maßgeblich darüber entscheidet, ob Ihre Projekte fliegen oder fallen. Das Durcheinander an Angeboten, Methoden und Beratern auf dem Markt kann überwältigend sein.

Aber keine Sorge! Wenn Sie sich jetzt auf die Suche machen, können Sie genau die Projektmanagement-Beratung finden, die Ihren Unternehmenserfolg auf das nächste Level hebt. Lassen Sie uns gemeinsam durch diesen Prozess navigieren und sicherstellen, dass Sie die optimale Wahl treffen!

Im Interview verrät Ihnen unser Geschäftsführer und Projektflüsterer Dr. Wolfram von Schneyder, woran Sie wirklich gute Consultants erkennen und worauf Sie sich bei der Beraterauswahl lieber nicht verlassen sollten.

Ob Projektmanagement oder Autokauf: Größer ist nicht unbedingt besser

Herr Dr. von Schneyder, wenn ich als Geschäftsführer:in Beratung fürs Projektmanagement suche – wie und wo fange ich da am besten an?

Dr. Wolfram von Schneyder:

„Als allererster Schritt sollte man sich erst einmal bewusst machen: Was wollen die denn verkaufen? Im Projektmanagement-Consulting ist es oft ähnlich wie beim Autohändler. Verkauft der mir ein großes Modell mit einem starken Motor, verdient er natürlich mehr. Typischerweise zielen viele Projektmanagement-Beratungen darauf ab, ein großes Volumen zu verkaufen – sei es in Form von Software oder einer Standardleistung.

Erfahrungsgemäß brauchen viele Firmen aber genau das Gegenteil. Damit das Projektmanagement wieder läuft und die Beteiligten leichter atmen können, brauchen Unternehmen eine Lösung, die exakt passt. Das heißt: Die Lösung muss – natürlich – zu den Mitarbeitenden passen, aber auch zur Kultur, zu den Abläufen und zum tatsächlichen Bedarf.

Mit einer Projektmanagement-Lösung, mit der meine Mitarbeitenden gut arbeiten und auch lernen können, bin ich also besser beraten als mit einem „Big Bang“ – mit einem Haus, das mir fertig übergeben wird und bei dem ich nur noch den Schlüssel umdrehen muss.“

Die Nadel im Heuhaufen: Wie finde ich eine wirklich gute Projektmanagement-Beratung?

„Projektmanagement Beratung“ – wer diese Schlagworte auf der Suche nach Unterstützung in die Suchmaschine eintippt, wird von einer Flut aus Consulting-Firmen förmlich erschlagen. Projektmanagement-Beratungen gibt es wie Sand am Meer. Das macht es nicht unbedingt leichter, einen passenden Partner zu finden. Orientieren Sie sich bei der Beraterauswahl am besten an fünf Kriterien:

  1. Gibt es Referenzen für ähnlich große Unternehmen?
  2. Hat die Projektmanagement-Beratung Lieblingslösungen, die sie stets einzusetzen versucht?
  3. Geht die Beratung auf Ihr spezifisches Problem ein, oder wird ein Allheilmittel angeboten?
  4. Wird gemeinsam mit Ihnen eine individuelle Lösung entwickelt?
  5. Kann die Beratungsfirma nur Projektmanagement oder kann sie auch Veränderung begleiten?

Herr Dr. von Schneyder, können Sie diese Kriterien noch einmal aufschlüsseln?

Gibt es Referenzen für ähnlich große Unternehmen?

„Schauen Sie sich zunächst einmal an, ob die Projektmanagement-Beratung Ihrer Wahl schon einmal mit Unternehmen in Ihrer Größe gearbeitet hat. Viele Arbeitsweisen sind einfach unternehmensgrößenspezifisch – die lassen sich nicht 1:1 übertragen. Wenn es für die Umsetzung einer Lösung am Ende drei Vollzeit-Stellen braucht, ist das für kleinere mittelständische Firmen einfach nicht machbar.

Zweitens ist auch zu bedenken, dass gerade in kleinen Unternehmen die Prozesse oft um die Menschen herum gebaut werden. Es heißt dann zum Beispiel: „Der Herr Meier, der kann das gut – der wird das jetzt übernehmen!“ Die Lösung muss also so gebaut werden, dass sie für Herrn Meier passt und umsetzbar ist. Schafft der Consultant das? Oder orientiert er bzw. sie sich an großen Unternehmen, bei denen erst der Prozess geschaffen und dann entsprechend Leute abgestellt werden?“

Hat die Projektmanagement-Beratung Lieblingslösungen, die sie stets einzusetzen versucht?

Wer nur einen Hammer hat, für den ist jedes Problem ein Nagel. Diesen Spruch kennen Sie sicher. In der Projektmanagement-Beratung kann genau das zum echten Problem werden, wie Dr. Wolfram von Schneyder weiß:

Dr. Wolfram von Schneyder:

„Hier geht es mir insbesondere um bestimmte Standards oder Software-Lösungen. Ob PMI, GPM/IPMA, SAP, Blue Ant, oder, oder, oder – da draußen gibt es hunderte Möglichkeiten, ein Projekt anzugehen. Wenn sich die Projektmanagement-Beratung aber auf bestimmte Standards oder eine bestimmte Software versteift und diese dann auf Biegen und Brechen in Ihr Unternehmen einführen will, wird es schwierig. Im schlimmsten Fall führt die vermeintliche Unterstützung zu hohen Ausgaben und keinerlei Nutzen.

Gerade deshalb rate ich auch davon ab, bei der Berater-Suche allein nach Siegeln oder Zertifikaten Ausschau zu gehen. Auch die 4 Sterne unter einem Hotel-Namen sind schließlich kein Garant dafür, dass Sie sich dort am Ende wirklich wohl fühlen. Ich wage sogar die Behauptung: Wer Berater nur nach Zertifikaten wählt, bekommt am Ende schlechte Ergebnisse.

Achten Sie in den Erstgesprächen unbedingt darauf, wie flexibel die Projektmanagement-Beratung ist. Fragen Sie ruhig nach!“

Geht die Beratung auf Ihr spezifisches Problem ein, oder wird ein Allheilmittel angeboten?

„Der hört mir doch nicht zu. Der wartet doch nur, bis ich beim Erklären kurz Luft hole und grätscht dann mit seiner Erklärung rein!“ Kennen Sie dieses Gefühl? Beim Erstgespräch mit Projektmanagement-Consultants ein untrügliches Indiz, dass Sie sich lieber anderswo Unterstützung suchen sollten. Worauf kommt es noch an?

Dr. Wolfram von Schneyder:

„Andererseits – und das ist vor allem in der Projektmanagement-Beratung ganz wichtig – sollten Sie herausfinden, ob der Consultant die Perspektive verschiedener Betroffener sucht, um ein Gefühl für die Situation zu bekommen. Heißt: Die Berater:innen sprechen nicht nur mit Ihnen, sondern auch mit der Projektleitung und einzelnen Mitarbeitern. Jeder hat eine eigene Sichtweise, woran es wirklich hakt. Übrigens haben besonders die stillen Mitarbeitenden oft viel zu sagen! Nur, wenn viele Perspektiven eingeholt werden, kann das Projekt schließlich wieder gezielt zum Laufen gebracht werden.“

Wird gemeinsam mit Ihnen eine individuelle Lösung entwickelt?

Projekte sind stets aufs Neue ein Weg ins Unbekannte. Sie basieren auf hunderten Annahmen und fordern unzählige Einschätzungen zu Dingen, von denen doch jeder weiß: Am Ende kommt es ohnehin anders. Umso wichtiger ist es daher, dass die Projektmanagement-Beratung nicht mit vorgefertigten Plänen anrückt. Nachdem nun das spezifische Problem ermittelt wurde, sollte auch eine individuelle Lösung entwickelt werden, die sich bedarfsgerecht anpassen lässt.

Dr. Wolfram von Schneyder:

„Wenn die Projektmanagement-Beratung die Lösung nicht gemeinsam mit Ihnen entwickelt, dann wird es nie passen! Woher soll der Berater wissen, was bei Ihnen wirklich funktioniert, wenn er in seinem Büro sitzt und in die Glaskugel schaut? Was macht die Beraterin, wenn sie nach Lehrbuch vorgeht – aber die Situation in der Realität eine ganz andere ist?“

Kann die Beratungsfirma nur Projektmanagement oder kann sie auch Veränderung begleiten?

Jede Veränderung im Projektablauf, jede Beratung im Projektmanagement geht auch immer mit einer Veränderung in der Organisation einher. Change – das wissen Sie sicher nur allzu gut – wird aber oft mit Widerstand begegnet. Umso wichtiger ist es, dass Projektmanagement-Berater:innen auch alle Beteiligten mitnehmen können.

Dr. Wolfram von Schneyder:

„Projektmanagement-Beratung gelingt nur dann, wenn der Consultant auch die Organisation verändern kann! Wer nur auf der Sach-Ebene kommuniziert – ganz im Stil von „Ich änder‘ hier mal ein paar Fakten in der PowerPoint-Präsentation oder der Prozessbeschreibung und dann läuft das wieder“ – wird nicht viel bewirken können.

Mein Tipp: Fragen Sie die Berater:innen vorab nach guten Beispielen für Change-Stories. Was wurde im Unternehmen getan? Was hat sich dadurch verändert und was haben die Beteiligten dadurch gewonnen? Eine solche Story sollte dann natürlich auch für Ihr Unternehmen entwickelt werden. Glauben Sie mir: So etwas sorgt für viel mehr Motivation als ein trockener neuer Prozess, der ganz faktenbasiert eingeführt wird!“

Setzen Sie bei Projektmanagement-Beratung aufs Zwischenmenschliche!

Herr Dr. von Schneyder, welche Stärken sollten gute Projektmanagement-Berater:innen nach unbedingt mitbringen?

Dr. Wolfram von Schneyder:

„Wenn ich es jetzt mal herunterbreche, kommt es besonders auf vier Eigenschaften an:

  1. Geht individuell auf ganz verschiedene Charaktere ein.
  2. Hat die Möglichkeit, auch „komische“ Perspektiven einzufangen und kann mit diesen dann auch konstruktiv umgehen.
  3. Kann Personen, die sich mit Veränderung nicht anfreunden können, aus ihrer Abwehrhaltung holen.
  4. Hat ein breites Portfolio an Lösungen, um eben ganz individuell einen Plan zu erstellen, der für alle Beteiligten und das Geschäftsmodell passt.“

Welchen Tipp möchten Sie Geschäftsführer:innen auf Beratersuche abschließend noch mitgeben?

Dr. Wolfram von Schneyder:

„Gehen Sie nicht allein nach Auszeichnungen und Siegeln. Je stärker Sie sich nach formellen Kriterien richten, desto geringer ist die Chance, dass Sie am Ende Ihre Herausforderung nachhaltig gelöst bekommen.. Entscheidend ist meiner Meinung nach: Passt das Vorgehen zu Ihren Leuten? Nimmt er oder sie Ihre Mitarbeitenden mit? Wenn Berater:innen eben auch mit besonders veränderungsresistenten Teams zurechtkommen, ist das zehnmal wichtiger als ein Zertifikat.“