KI im Mittelstand 2024 – Allheilmittel oder Brandbeschleuniger?

„Aber klar werden wir KI nutzen“ ist schnell gesagt – was aber löst diese einfache Aussage im Unternehmen aus? Welche Chancen, welche Risiken, welche potenziellen Missverständnisse stecken dahinter – und wie lässt sich ein sicherer und reibungsarmer Weg durch diesen Dschungel finden? Darüber wird viel diskutiert, doch wenig konkret und noch weniger mit dem Fokus auf den
Mittelstand, bei dem Wirkungen schneller und konkreter auftreten als in großen Organisationen. Dieser Beitrag zeigt Chancen, Risiken und einfach gangbare Wege.

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KI im Mittelstand – echt jetzt?

Das Thema Künstliche Intelligenz (KI) ist eines der faszinierendsten unserer Zeit – und noch können wir kaum erkennen, was es verändern wird. Täglich erreichen uns Neuigkeiten über großartige Fortschritte und innovative Anwendungen von KI. Allerdings sind auch kritische Stimmen präsent, und zahlreiche Fragen bleiben (noch) unbeantwortet. Trotz dieser Unsicherheiten denken immer mehr Unternehmen darüber nach, KI in ihre Prozesse zu integrieren. Das Ziel dabei ist meist: Mitarbeiter:innen entlasten, Effizienz steigern, neue Produkte / Dienstleistungen entwickeln, die ohne KI schlicht nicht denkbar sind. Daher gilt auch für dieses Thema: Wer beginnt, gewinnt – wir alle werden Zeit brauchen, mit der neuen Technologie umzugehen und sie produktiv einzusetzen.

Klar ist schon, dass auch dieser Wandel Unsicherheiten mit sich bringt, bei denen Mitarbeiter:innen sich überfordert fühlen und eine fehlende Einbindung erleben. Oftmals scheitert die Einführung bereits bei der Verkündung der großen Neuigkeit und insbesondere an der Form der Kommunikation, die wichtiger ist, als viele Unternehmen annehmen. Wie also gelingt die Einführung von KI im Unternehmen so, dass sie von den Mitarbeitenden positiv angenommen wird.

Beginnen wir mit den Gefahren einer unstrukturierten KI-Einführung:

Um diese Risiken zu verdeutlichen, betrachten wir das Beispiel der Meyer GmbH, einem typischen mittelständischen Unternehmen, das in Deutschland wie auch in mehreren ausländischen Werken produziert. Die Meyer GmbH hat – wie die meisten heutzutage –  massive Probleme bei der Besetzung offener Stellen. Die Situation ist kritisch: Es gibt zu wenige Bewerber: innen und diejenigen, die sich bewerben, sind oft nicht ausreichend qualifiziert oder stellen schlicht nicht erfüllbare Forderungen.

Die Masse an unbesetzten Stellen führt zu einer immer weiter gehenden Überlastung der bestehenden Belegschaft, zu einem erhöhten Krankenstand, zu schlechter Stimmung und immer offener kommunizierter Überlegungen vieler, das Unternehmen zu verlassen. Das Unternehmen steht vor der Herausforderung, diese Probleme zu lösen.

Bei der Suche nach Lösungsalternativen empfiehlt ein langjährig freundschaftlich verbundenes Forschungsinstitut den Einsatz von KI, um die Belegschaft zu entlasten. Routineaufgaben sollen mit KI-Unterstützung ermittelt und automatisiert werden, Verwaltungsaufgaben an KI-basierte  Systeme übertragen werden. Das Institut präsentiert eine Vielzahl an Ideen und Erkenntnissen, die leichte und schnelle Fortschritte möglich scheinen lassen. Schnell wird ein Team gegründet, das sich mit diesen Möglichkeiten befasst und dem weitgehende Kompetenzen eingeräumt werden.

Die Ergebnisse sehen auch vielversprechend aus und so gibt es immer mehr Gespräche im Haus über die Ideen und was sie alles bewirken könnten. Auf der Betriebsversammlung macht die Geschäftsführung publik, dass die bestehenden Probleme binnen dreier Jahre gelöst werden könnten und man davon ausgeht, im gleichen Zuge die Kosten je produzierter Einheit massiv senken zu können.

Die Reaktionen sind nun vorhersehbar:

Einige Mitarbeiter:innen bekommen von alledem nichts mit, weil sie noch mit anderen Themen aus dem Meeting beschäftigt, sind: Gibt es dieses Jahr wirklich keine zusätzlichen Betriebsferien?

Ein Teil hat es zwar mitbekommen, hält diesen Ansatz jedoch für eine verrückte Idee. Sie wollen erstmal abwarten, ob das überhaupt alles so kommen wird.

Wieder andere sehen die Einführung von KI als Bedrohung und beginnen hitzige Diskussionen darüber, als ob KI ihre Arbeit ersetzen könnte. Sie ärgern sich darüber, dass “die da oben” mal wieder keine Ahnung von der eigentlichen Arbeit in den einzelnen Bereichen haben. Die Ängste wachsen, und es werden negative Szenarien gemalt. Die meisten hören aus ihrem Umfeld von schlimmen Beispielen. So schlimm, dass am dieses besagte Unternehmen am Ende sogar insolvent war und der Laden dichtgemacht werden musste. Auch die privaten Sorgen der Mitarbeiter:innen werden nun laut:

  • Wer macht denn die ganze Arbeit, wenn die schlauen Ideen nicht wie geplant funktionieren?
  • Kann ich meinen Jahresurlaub überhaupt so antreten, wie geplant?
  • Und wenn sie funktionieren, brauchen sie mich dann noch?
  • Was mache ich mit dem Kredit, um das Haus weiter abzuzahlen?
  • Was sagen meine Freunde, die mir eh schon lange nahe legen, mir eine krisensichere Arbeit zu suchen?

Ein Teil der Belegschaft beginnt, sich in erheblichem Umfang Sorgen zu machen und zeigt Widerstand gegen die Integration von KI in ihren Arbeitsalltag.

Natürlich gibt es auch Mitarbeiter:innen, die die Veränderung begrüßen und sich auf die Entlastung und Effizienzsteigerung freuen. Sie wiederum haben schon viele tolle Beispiele gehört, sind sowieso gerne dabei, wenn es darum geht, neue Dinge auszuprobieren und freuen sich darauf, Lösungen zu finden.

Das nächste Führungssmeeting steht an…

Die Berichte sind sehr deutlich – die Stimmung in den Teams ist bescheiden. Der Leiter Fertigung gibt zu, dass seine Mitarbeiter:inner unsicher in die Zukunft schauen, einige haben sogar schon darüber diskutiert, ob sie sich beim Wettbewerber bewerben, der nichts verändert.

Die Leiterin Vertrieb erzählt, dass es Gerüchte gibt, dass alle Arbeitsplätze in der Produktion gestrichen werden sollen und einige Kunden sich deswegen schon auf sinkende Preise freuen. Wie soll sie damit nun umgehen?

Aus dem HR wird berichtet, dass nun gar keine Bewerbungen mehr eingehen. Im Gegenteil, es gibt bereits die ersten Kündigungen.

Wie hier deutlich wird, ist es von größter Bedeutung einen solchen Change im Unternehmen gut aufzufangen und zu begleiten, sensibel in der Kommunikation zu sein und bedarfsgerechte Maßnahmen für die einzelnen Zielgruppen zu entwickeln. Sonst drohen eben solche Reaktionen, verunsicherte Mitarbeiter, die sich gegen die Veränderungen sperren, Gerüchte kursieren und das Energielevel im Unternehmen sinkt spürbar auf ein Minimum.

Ok – und wie lösen wir das jetzt?

Die beschriebenen Reaktionen sind ja nicht neu – sie treten bei umfangreichen Veränderungen auf, insbesondere wenn die Beteiligten nicht gut informiert und mitgenommen werden. Allgemein lässt sich sagen: Je mehr die Einzelnen Raum für – häufig unbegründete – Befürchtungen haben und über diese gesprochen wird, desto negativer sehen die Menschen die Veränderung, desto langsamer geht es, desto schlechter wird Prokuktivität und desto höher die Fluktutation. Alles Dinge, die unendlich viel Geld und Zeit kosten und die wir nun gar nicht brauchen können.

Geht das besser? Was würden wir tun, wenn wir die Chance bekämen, die Meyer GmbH bei diesem Change – Prozess zu begleiten?
Lassen Sie uns die Bedeutung einer strukturierten Einführung einmal genauer betrachten:

Startworkshop mit einem Kernteam:

Zunächst wird in einem geplanten Workshop ein Kernteam zusammengestellt, um klare Ziele und einen Zeitplan festzulegen. Führungskräfte aus den einzelnen Bereichen werden aktiv einbezogen, um ihre Bedenken zu besprechen, auf die technische Umsetzbarkeit zu achten und die Einstellung der jeweiligen Mitarbeiter:innen. Welches Mindset herrscht in den Teams? Mögliche Konfliktpotentiale werden so schon vorab identifiziert.

Förderung der Kommunikation und Konfliktlösung:

Eine strukturierte Kommunikationsstrategie wird entwickelt, um alle Mitarbeiter:innen zu erreichen. Möglichkeiten zur Beteiligung und Ideenfindung werden geschaffen. Mitarbeiter:innen, die Bedenken haben, werden ermutigt, sich mit dem Thema vertraut zu machen. Eventuell benötigt es verpflichtende Teamworkshops, sollte es keine freiwilligen Beteiligten geben. Auch individuelle Maßnahmen und intensive Gespräche helfen den Widerständlern ihre Ängste zu nehmen. Wenn das alles nichts hilft, ist es meist sinnvoller, die Führungskräfte zu ermutigen, diese Leute ziehen zu lassen, da sie den Fortschritt des Unternehmens so nur weiter blockieren.

Umsetzung und finale Einführung:

So finden sich nach und nach alle Personengruppen, die gemeinsam experimentieren und mitdenken wollen. Herausforderungen werden gelöst und das neue Vorhaben zusammen umgesetzt. Jeder hat das Gefühl, ein Teil der Veränderung zu sein und fühlt sich ernstgenommen. Neue Aufgaben und Rollen werden gemeinsam mit den Mitarbeiter:innen definiert und etabliert. Ein Gefühl der Zusammenarbeit und Gemeinschaft entsteht.

Insgesamt zeigt sich, dass eine strukturierte und begleitete Einführung von KI einen großen Beitrag dazu leisten kann, um die Veränderung zügig und mit wenig Nebenwirkungen zu bewerkstelligen. Denn solche Change-Themen sind immer ein gemeinsames Projekt, bei dem sich niemand außen vorgelassen fühlen sollte. Es treffen viele Menschen mit unterschiedlichen Wissensständen und Einstellungen zu den Themen aufeinander. Manche benötigen etwas mehr Zeit, um sich in neue Themenfelder einzudenken und erkennen dann erst die Vorteile. Es ist wichtig, solche Menschen nicht sofort als Querulanten abzustempeln, sondern immer wieder Möglichkeiten zu schaffen, sich zu beteiligen. Unsere Rolle in einem solchen Prozess ist es, pragmatisch und zielorientiert zu bleiben – immer mit der richtigen Prise (manchmal auch eher einer großen Portion) Menschenkenntnis und Einfühlungsvermögen – unserer besonderen Stärke.

Das Fazit?

Die Berücksichtigung der Bedenken der Mitarbeiter:innen, eine klare Kommunikation und ein strukturierter Change-Prozess sind der Schlüssel zum Erfolg. Die Begleitung durch Expert:innen wie dem VSC Team kann dazu beitragen, den Übergang zu einer KI-gestützten Zukunft reibungslos und erfolgreich zu gestalten.

Klingt gut. Funktioniert das auch bei uns?

Nehmen Sie uns beim Wort – zeigen Sie uns Ihre Situation und wir zeigen Ihnen Optionen, mit denen Sie Ihren Prozess absichern. Mittelstandstauglich, bodenständig, so dass Ihre Leute es verstehen.

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