Er war sieben Mal Mr. Olympia, fünf Mal Mr. Universum, dazu noch erfolgreicher Schauspieler, Unternehmer und US-Politiker. Glauben Sie, Arnold Schwarzenegger hätte diese Erfolge gefeiert, wenn er keine Ziele gehabt hätte? Vermutlich nicht. Denn ohne Ziele keine Richtung, ohne Richtung kein Erfolg. Das gilt auch für Projektziele: Wer keine Ziele im Projektmanagement definiert, wird sein Projekt wahrscheinlich scheitern sehen. Doch soweit muss es mit der richtigen Vorbereitung gar nicht kommen.
Warum Projektziele essenziell sind, welche Ziele es im Projektmanagement gibt und wie Sie Ihre Projektziele formulieren, erfahren Sie in diesem Artikel.
Keine Ziele – (k)ein Problem? Das passiert bei fehlenden Zielen
Stellen Sie sich einmal folgendes Szenario vor: Sie möchten gerne mit Ihrer Familie ein Haus bauen. Alle sind Feuer und Flamme und jeder legt direkt los. Sie kaufen ein Grundstück mitten in der Stadt, Ihr:e Lebenspartner:in ist in Gedanken schon bei der Inneneinrichtung eines hübschen Landhauses im Vorort, der Architekt plant ein Friesenhaus mit Reetdach. Sie merken es sicher schon – dieses Projekt kann so nichts werden. Es arbeiten ja alle in eine anderen Richtung. Und genau das ist der Punkt. Wenn ein Projekt erfolgreich verlaufen soll, müssen alle Projektbeteiligten am selben Strang ziehen. Aber das funktioniert nur, wenn es klare Projektziele gibt, die jeder kennt.
Doch so logisch das auch klingt, haben viele Unternehmen das Problem, dass Projektziele unklar oder sogar gar nicht definiert sind. Dann arbeiten alle fleißig darauf los und am Ende des Tages ist nichts geschafft. Und die Folgen lassen je nach Projektgröße meist nicht lange auf sich warten:
- Teams arbeiten (über Monate) am falschen Ziel
- Deadlines und Zeitvorgaben verstreichen, ohne dass es zu Ergebnissen kommt
- Kosten und Budgetgrenzen explodieren
- Projektleiter:innen, Chef:innen und Kund:innen werden unzufrieden
Für den Projekterfolg einerseits, aber auch für die Stimmung im Team andererseits ist das einfach nur schädlich. Der Grund für unsaubere oder fehlende Projektziele im Projektmanagement liegt dabei in der Regel auf der Hand: mangelnde Kommunikation! Und das lässt sich ändern.
Was sind Projektziele?
Dass unterschiedliche Menschen Dinge unterschiedlich verstehen (können), ist ganz normal. Für den Projekterfolg ist es deswegen wichtig, die Projektziele so klar wie möglich zu kommunizieren. Aber was genau sind eigentlich Projektziele?
Projektziele oder auch „Project Objectives” beschreiben das, was Sie am Ende eines erfolgreichen Projektes erreicht haben wollen. Dabei können Projektziele ganz konkrete Ergebnisse wie beispielsweise ein neues Produkt, eine Kampagne oder ein Corporate Design sein. Aber auch abstraktere Ziele wie mehr Motivation im Team, stärkerer Zusammenhalt oder eine gesteigerte Produktivität können Ziele im Projektmanagement sein. Egal, um welche Projektziele es sich handelt: Es ist wichtig, dass Ihre Ziele
- realistisch erreichbar sind
- eine zeitliche Begrenzung haben
- auf spezifischen Vorgaben basieren
- messbar sind.
Projektziele geben eine klare Richtung an, wohin ein Projekt laufen soll. Sie geben Orientierung, ermöglichen Priorisierungen, schaffen Klarheit und legen einen Fokus. Damit sind Projektziele das Kernelement des Projekterfolgs.
Projektziele definieren – so geht’s
Wenn Sie Projektziele formulieren, kann es immer wieder Stolpersteine geben. Mal haben zu viele Projektbeteiligte zu viele unterschiedliche Wünsche an das Projekt und können sich nicht einigen. Mal ist es eine „ach, wird schon irgendwie klappen“-Einstellung der Beteiligten, die dafür sorgt, dass die Zieldefinition nicht ernst genommen wird. Als Führungskraft und Projektleiter:in ist es deswegen wichtig, allen im Team deutlich zu machen, wie wichtig Projektziele sind. Denn so hat jeder eine Richtschnur, an der entlang man sich auf dem Weg zum Projekterfolg orientieren kann. Am Ende kommen alle an derselben Stelle an.
Damit das funktioniert, kommt es auf die richtige Definition von Projektzielen an. Dafür geht es in einem ersten Schritt darum, das Projekt mit den drei wichtigsten Zielgrößen zu beschreiben: Zeit, Leistung und Kosten. Im Projektmanagement gelten diese auch als das sogenannte magische Dreieck. Sie beschreiben die essenziellen Eckdaten, die vor Beginn eines jedes Projektes stehen sollten:
- Welche Ergebnisse soll das Projekt erreichen? (Die Leistung)
- Bis wann sollen diese Ergebnisse erreicht sein? (Die Zeit)
- Welches Budget steht dafür zur Verfügung? (Die Kosten)
Sind diese übergeordneten Projektziele definiert, geht es an die Details. Um sich hier nicht im „Kleinklein“ zu verlieren und die Ziele im Projektmanagement dann doch wieder zu verwässern, hilft die SMART-Methode. SMART steht für spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert – und genau diese Kriterien sollten Projektziele immer erfüllen.
5 Tipps, um Projektziele richtig zu formulieren
Das Projekt ist klar, die Methode zur Zieldefinition steht, jetzt geht es nur noch um die Umsetzung. Damit es mit der Formulierung der Projektziele wirklich klappt, helfen diese fünf Tipps:
- Schieben Sie die Zieldefinition nicht auf. Sobald der Projektauftrag steht, sollten auch die Projektziele klar sein. Wer Zeit vertrödelt, riskiert, dass die Teams direkt anfangen zu arbeiten – und zwar jedes mit seinen eigenen Zielen. Deswegen ist wichtig: Projektziele direkt definieren, damit alle in dieselbe Richtung gehen.
- Holen Sie alle mit ins Boot. Je mehr Sie Ihre Projektteams in den Prozess der Zieldefinition einbeziehen, umso besser. Denn damit sichern Sie, dass die Ziele wirklich von allen verstanden sind und die Arbeit daran so effizient wie möglich läuft.
- Formulieren Sie Ihre Projektziele klar und auf den Punkt. Ausschweifungen führen nur dazu, dass Ziele schwammig werden. Je klarer sie definiert sind, desto klarer zeigen sich auch die Methoden, um sie zu erreichen.
- Priorisieren Sie Ihre Projektziele. Nicht jedes Ziel hat die gleiche Wichtigkeit. Damit jedes Ziel genau dann erreicht ist, wenn erforderlich, sollte es immer priorisiert sein.
- Messen und überwachen Sie Ihre Projektziele. Dass sich einzelne Faktoren innerhalb eines Projektes verändern können, ist ganz normal. Um den Projekterfolg nicht zu gefährden, ist es wichtig, die Ziele immer wieder zu überprüfen, ihren Ist-Zustand zu bewerten und sie gegebenenfalls anzupassen.
Zusammengefasst brauchen Projektziele im Grunde also nur: ein magisches Dreieck, die SMART-Formel und die fünf richtigen Schritte auf dem Weg zur Zieldefinition – und ein wesentlicher Baustein für Ihren Projekterfolg ist gesichert.
