Die Corona-Pandemie hat so einiges verändert – nicht nur im Privatleben, sondern auch im Berufsalltag. Vor allem im Bereich des Projektmanagements haben sich die Anforderungen an Führungskräfte extrem gewandelt. Arbeiten im Homeoffice und hybride Arbeitsmodelle fordern ein neues, innovatives Projektmanagement. Und das wiederum bedeutet einige neue Herausforderungen, die Geschäftsführer:innen, aber auch Projektleiter:innen und Teammitglieder betreffen.

Warum Projektmanagement heute immer auch Innovationsmanagement sein muss, wie innovatives Projektmanagement funktioniert und wie nicht nur Sie als Geschäftsführer:in, sondern alle Ihre Projekte davon profitieren, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Innovatives Projektmanagement – darum geht es nicht mehr ohne

Das Arbeiten seit 2020 hat zwei ganz entscheidende Charakteristika: Es ist orts- und zeitunabhängig. Während die meisten Menschen vor der Corona-Pandemie ihre Arbeit zu mehr oder weniger festen Zeiten (nine to five) an einem festen Ort (dem Büro) verrichtet haben, hat sich ihre Arbeitswelt nach Pandemiebeginn ziemlich zügig auf das Homeoffice verlagert. Der zentrale Ort für Meetings war plötzlich nicht mehr der Besprechungsraum, sondern die digitale Videokonferenz. Die Nähe zu Kolleg:innen und Face-to-Face-Abstimmung auf kurzen Wegen mussten Distanz und Onlinekommunikation weichen. Dabei hat sich schnell gezeigt: Ohne innovatives Projektmanagement geht es nicht.

Gleiches gilt auch jetzt, drei Jahre nach Pandemieausbruch. Denn auch wenn einige Unternehmen wieder zur Arbeit vor Ort zurückgekehrt sind, setzt der überwiegende Teil doch auf hybride Arbeitsmodelle. Mitarbeiter:innen arbeiten sowohl vor Ort als auch aus dem Homeoffice sowie zeitlich synchron und asynchron zugleich. Das erlaubt einerseits eine Menge Flexibilität. Andererseits erschwert es Führungskräften auch, den Überblick zu behalten. Um Projekterfolge nicht zu gefährden, ist hier ein innovatives Projektmanagement gefragt, dass an die neuen, hybriden Arbeitssituationen angepasst ist.

Wie funktioniert innovatives Projektmanagement?

Ganz einfach erklärt, basiert innovatives Projektmanagement auf drei Säulen:

  • Kommunikation
  • Dokumentation
  • Digitale Tools

Alle drei Faktoren sind dabei gleich wichtig und bedingen sich gegenseitig. Denn ohne die passenden Tools können Projektkommunikation und Projektdokumentation nicht funktionieren. Ohne Kommunikation sind Dokumentation und Tools obsolet. Und ohne Dokumentation haben Tools und Kommunikation wenig Nutzen. Für ein erfolgreiches innovatives Projektmanagement heißt es also, alle drei Säulen unter einen Hut zu bekommen.

Entscheidend ist dafür, dass nicht nur die Führungskräfte – was gleichermaßen Geschäftsführung und Projektleitung betrifft – sondern auch alle an einem Projekt beteiligten Personen wissen, was jede der drei Säulen des Innovationsmanagements beinhaltet.

Projektkommunikation

Zur Projektkommunikation gehört nicht nur die Kommunikation über ein Projekt, sondern auch die Kommunikation innerhalb desselben. Das bedeutet zum einen, dass für alle Projektbeteiligten klare Regeln und Strukturen gelten. Nur so kann eine hybride Zusammenarbeit gelingen. Hierzu gehören klare Festlegungen, welche Plattform wofür zum Einsatz kommt, wer wann erreichbar ist und in welchen Zeiträumen eine Rückmeldung erfolgen muss. Solche Regelungen sind für ein innovatives Projektmanagement unerlässlich.

Weiter gehört zur Projektkommunikation auch die Definition, auf welcher digitalen Plattform bzw. mit welcher Software kommuniziert wird, sowie die Bündelung der Projektkommunikation auf eben dieser. Auch formale Kommunikationsprozesse inklusive der entsprechende Dokumentation sowie ein Raum für informelle Kommunikation sind Teil dieser Säule des Innovationsmanagements. Gerade letzteres ist dabei ein wesentlicher Erfolgsfaktor – für die kollegiale Zusammenarbeit im hybriden Projektteam und für das Projekt an sich.

Projektdokumentation

Innovatives Projektmanagement braucht eine angemessene Art der Projektdokumentation, um den Anforderungen des hybriden Arbeitens gerecht werden zu können. Dabei beinhaltet dieser Punkt in erster Linie, dass alle relevanten Informationen und Dokumente an einem zentralen Ort (d.h. in der Software bzw. den digitalen Tools) sortiert, dokumentiert und gespeichert sowie für alle Projektbeteiligten zugänglich sind.

Digitale Tools

Ohne Digitalisierung, digitale Transformation und digitale Tools bzw. Software kann weder hybrides Arbeiten noch innovatives Projektmanagement funktionieren. Das bedeutet: Wer Innovationsmanagement will, kommt nicht um Tools herum, die Projektarbeit und Kommunikation erleichtern, Dokumentation organisieren, Prozesse automatisieren und das Team (digital) zusammenbringen. Denn sie sind der Schlüssel für eine effiziente Projektarbeit.

Starkes Projektmanagement: Anforderungen an Projektleiter:innen

Die Strukturierung und Organisation von Kommunikation, Dokumentation und Tools ist allerdings nur eine Seite des innovativen Projektmanagements. Auf der anderen Seite stehen die Absprachen zwischen Führungskräften und Teams. So sollte die Art der Zusammenarbeit immer gemeinsam im Team beschlossen und regelmäßig, zum Beispiel mit einer Retrospektive, überprüft werden. Denn innovatives Projektmanagement ist gleichzeitig auch flexibles Projektmanagement. Nur so ist es möglich, schnell und spontan auf die Anforderungen des hybriden Arbeitens reagieren können – zumal sich diese ebenfalls flexibel ändern können.

Nicht zuletzt aus diesem Grund haben sich auch die Anforderungen an Projektleiter:innen gewandelt. Während sie früher alle Mitarbeiter:innen vor Ort verfügbar und im Grunde jederzeit greifbar hatten, stehen sie jetzt vor der Herausforderung, orts- und zeitunabhängig arbeitende Teammitglieder zu koordinieren. Hinzu kommt, dass auch die Projektleiter:innen selbst in hybriden Modellen arbeiten und ebenfalls unabhängig von Ort und Zeit im Einsatz sind. Das erfordert ganz andere Skills, als es noch vor der Pandemie der Fall war. Für ein erfolgreiches innovatives Projektmanagement ergeben sich damit vier Aspekte, die Projektleiter:innen jetzt in besonderem Maße erfüllen müssen:

1. Projektleiter:innen müssen Vorbild sein

Zu den wichtigsten Aufgaben von Projektleiter:innen gehört es, ein Vorbild zu sein. Denn auch das tollste und innovativste Projektmanagement nützt nichts, wenn es nicht jemanden gibt, der vormacht, wie die Strategie umgesetzt werden soll. Projektleiter:innen sollten deswegen den Fokus nicht nur auf ihre Teammitglieder legen, sondern auch die eigenen Verhaltensweisen und Handlungen beobachten, sich selbst hinterfragen und die eigene Führungsrolle weiterentwickeln. Im innovativen Projektmanagement geht es auch darum, neue Wege zu beschreiten und andere Vorgehensweisen auszuprobien. Die Rolle der Projektleiter:innen ist er hier, mutig voranzuschreiten.

2. … und Verantwortung tragen

Wer Projekte leitet, muss auch die Verantwortung dafür übernehmen – vor allem dann, wenn es mal etwas holprig läuft. Gerade wenn ein Projekt noch ganz am Anfang steht, kann es sein, dass Anpassungen oder Korrekturen des Kurses erforderlich sind. Ein starkes Rückgrat und der Wille, Verantwortung zu tragen, ist für Projektleiter:innen im Rahmen des innovativen Projektmanagements deswegen ein Muss.

3. Innovatives Projektmanagement braucht Führung

Hybrides Arbeiten erfordert in erster Linie Vertrauen – seitens der Projektleiter:innen in die Mitarbeiter:innen und umgekehrt. Das heißt, dass Projektleiter:innen ihren Teams immer das Gefühl vermitteln sollten, dass sie an die Fähigkeiten jedes einzelnen glauben. Gleichzeitig sollte klar sein, dass sie sich auf ein fristgerechtes und gewissenhaftes Arbeiten verlassen. Dafür ist es entscheidend, dass Projektleiter:innen die drei Säulen des innovativen Projektmanagements nicht nur verinnerlicht haben, sondern diese auch deutlich kommunizieren. Denn klare Linien geben Halt, Orientierung und Sicherheit, was für ein erfolgreiches hybrides Arbeiten absolut wichtig ist.

4. Innovatives Projektmanagement bedeutet agiles Projektmanagement

Innovatives Projektmanagement erfordert auch ein gewisses Maß an Agilität seitens der Projektleiter:innen. Warum? Weil hybride Arbeitsmodelle durch Flexibilität und Wandelbarkeit geprägt sind. Ein starres Projektmanagement kann jedoch nicht darauf reagieren. Agilität ist deswegen das Schlüsselwort, wenn es um ein funktionierendes Innovationsmanagement geht. Das sollten Projektleiter:innen immer im Hinterkopf haben. Welcher Mix aus agilem und klassischem Vorgehen für das Unternehmen und das Projekt zielführend ist, gilt es herauszufinden.

Keine Angst vor Innovationsmanagement

Innovatives Projektmanagement ist, richtig gemacht, kein Hexenwerk. Und die größte Herausforderung ist mit der Etablierung hybrider Arbeitsmodelle bereits gemeistert. Alles, was es braucht, sind Führungskräfte, die sich dem Thema annehmen, die Veränderungen beherzt umsetzen und als gutes Vorbild voranschreiten. Dann klappt es mit dem Innovationsmanagement garantiert. Ihre Projekterfolge werden es zeigen.