Digitales Projektmanagement – Wie die Projektarbeit auch aus dem Homeoffice gut funktioniert

Digitales Projektmanagement im Mittelstand

Digitales Projektmanagement

In einigen Unternehmen war digitales Projektmanagement, also die Projektarbeit in virtuellen Teams z.B. aufgrund der räumlichen Distanz schon lange Alltag. Doch gerade in vielen mittelständischen Unternehmen hat die Projektarbeit bisher stark davon profitiert, dass alle vor Ort sind und Probleme quasi zwischen Tür und Angel gelöst werden konnten.

Jetzt sind die meisten Mitarbeiter im Home Office. Um dies zu ermöglichen musste die Digitalisierung in vielen Unternehmen oft nebenher vorangetrieben und vieles erstmal ausprobiert werden. Damit die Projektarbeit auch weiterhin reibungslos funktioniert, gibt es einiges zu beachten.

In diesem Artikel behandeln wir zwei wesentliche Elemente, die dabei unterstützen Ihre Projekte auch in der virtuellen Zusammenarbeit erfolgreich umzusetzen.

Visualisierung erzeugt Transparenz und Vertrauen: Setzen Sie ein passendes Tool zur Steuerung im Projekt ein

Gerade wenn es eine räumliche Distanz zwischen den Personen im Projekt gibt, ist es wichtig, dass alle im Projekt einen schnellen Überblick über den Stand der Aufgaben und Arbeitspakete haben. Hierzu muss nicht zwingend gleich eine teure Projektmanagementsoftware eingesetzt werden. Es gibt viele, teilweise kostenlose Tools, die sich hervorragend zur Aufgabensteuerung im Projekt eignen.

Was sich auch in der Präsenz als sehr hilfreich gezeigt hat, wird in vielen Tools umgesetzt: die Aufgabensteuerung als Board. Das Board enthält Aufgaben, welche Personen zugewiesen, kommentiert, verschoben oder als erledigt markiert werden können. Die verschiedenen Spalten zeigen, wo die Aufgaben „hängen“. Damit haben alle Projektbeteiligten eine laufende Transparenz über die Aufgabenpakete und können gemeinsam priorisieren.

Board Digitales Projektmanagement

Meistertask ist einer der Anbieter, welches eine solche Board-Lösung datenschutzkonform anbietet. Bis zu drei Boards können kostenlos genutzt werden. Bei bezahlten Lizenzen sind umfangreiche weitere Funktionen enthalten. Mehr dazu erfahren Sie hier: www.meistertask.com

Teilweise sind in den Unternehmen auch schon Anwendungen vorhanden, welche eine solche Board-Lösung integriert haben, wie z.B. der Planner in Microsoft Teams. Hier lohnt es sich bei der IT nachzufragen.

Bei der Umsetzung gilt: Weniger ist mehr! Bei dem Einsatz dieser Tools ist man als Nutzer immer verleitet alle noch so ausgefeilten Features einzusetzen. Oft bemerkt man dann zu spät, dass fast mehr Zeit in die Verwaltung des Tools als in die Bearbeitung der Aufgabenpakete fließt. Beschränken Sie sich zu Beginn auf die wesentlichen Inhalte/Informationen und bauen Sie diese lieber im Laufe der Zeit aus, wenn klar ist, welche zusätzliche Angaben wirklich fehlen bzw. hilfreich sind.

Kommunikation im Projekt neu überdenken

Bei der Arbeit im Büro hat die Projektarbeit viel von der persönlichen Zusammenarbeit und der Kommunikation über den Schreibtisch, an der Kaffeemaschine oder auf dem Flur profitiert. Um diesen Effekt auch in der virtuellen Zusammenarbeit zu haben, muss die Kommunikation gezielt gefördert und durchgeführt werden.

Folgende Maßnahmen helfen unserer Erfahrung nach für eine effektive Kommunikation in den Projekten insbesondere in der virtuellen Zusammenarbeit:

  • Um sich auf dem Laufenden zu halten ist es besser kurze Meetings und dafür häufiger durchführen, als in größeren Abständen lange Meetings.
  • Besonders bewährt haben sich tägliche kurze Meetings am Morgen, ein sogenanntes Daily-Stand-Up (max. 10-15 Minuten), mit einer festen Agenda um den Stand in den Arbeitspaketen zu besprechen und ggf. Probleme sichtbar zu machen.
  • Wichtig bei allen Projektmeetings ist eine straffe Moderation, damit alle wesentlichen Aspekte auch besprochen werden. Wir empfehlen eine Moderation nach Lean Coffee-Regeln: Alle bringen ihre Themen ein, priorisieren diese gemeinsam und besprechen diese in festen Zeitslots für jedes Thema.
  • Hilfreich insbesondere in Online-Meetings ist ein visueller Anker, um die Aufmerksamkeit zu verbessern: Gemeinsam an einem Whiteboard (z.B. Conceptboard oder Miro) arbeiten oder die Moderation anhand eines Boards durchzuführen.
  • Wenn die Projektbesprechungen so straff sind und auf der anderen Seite die Gespräche an der Kaffeemaschine fehlen, empfehlen wir auch hierfür Zeiten einzuplanen: Zeitslots für reinen Austausch ohne gezielte Agenda, um den zufälligen Informationsaustausch zu fördern und nebenbei das Teambuilding im Projektteam zu stärken.
VSC-Board Projektarbeit auch aus dem Homeoffice

Unsere Erfahrung in Projekten im Mittelstand hat gezeigt: oft verzögern sich Projekte oder scheitern sogar an der falschen oder fehlenden Kommunikation. Daher sollte in der virtuellen Zusammenarbeit besonders viel Wert darauf gelegt werden.

Mit einer visualisierten Arbeitssteuerung sorgen Sie für Transparenz in Ihrem Projekt und erzeugen damit auch Vertrauen in der Zusammenarbeit im Projektteam und insbesondere auch für den Projektleiter. Die Kommunikation, welche vor Ort häufig nebenher läuft, muss in der virtuellen Zusammenarbeit systematisch erfolgen und ist ein wichtiger Baustein in der erfolgreichen Zusammenarbeit im Projekt.

Haben Sie Interesse an weiteren Tipps zum Thema digitales Projektmanagement und sind an einem Austausch unter Gleichgesinnten interessiert? Dann nehmen Sie an unserem nächsten Online-Café zu diesem Thema teil: ➜ Online Café | Digitalisierung in der Organisation treiben

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