So gelingt Ihnen das Projektportfolio-Management

Wissen Sie, was Geschäftsführer:innen und Fluglots:innen gemeinsam haben? Tatsächlich eine ganze Menge. Denn beide müssen jederzeit den Überblick über alle Prozesse und Arbeitsschritte behalten – der eine auf dem Flughafen, der andere im Unternehmen. Doch während Fluglots:innen genau das ab Beginn ihres Berufslebens lernen, müssen Geschäftsführer:innen sich vieles im „learning by doing“ aneignen.

Gerade bei einer großen Anzahl von Projekten im Unternehmen kann das eine Herausforderung sein. Oft laufen diese unkoordiniert nebeneinander her und nicht selten greifen sie auf die gleichen Ressourcen zu. Wie kann es gelingen, hier Überblick und Transparenz für die Geschäftsführer:innen zu erhalten, damit sie die richtigen Entscheidungen treffen? Das Projektportfolio-Management unterstützt dabei.

Was genau das ist, wie Geschäftsführer:innen das maximale Potenzial aus dem Projektportfolio-Management schöpfen und wie sie dieses bestmöglich anwenden, erfahren Sie in diesem Artikel.

Projektportfolio-Management – was genau ist das eigentlich?

Um Projektportfolio-Management, oft auch kurz als PPM bezeichnet, überhaupt richtig in der Praxis anwenden zu können, ist es wichtig, zu verstehen, was genau dahinter steckt. Denn nach dem Motto „das managen wir schon irgendwie“ zu arbeiten, erweist sich im Arbeitsalltag meistens dann doch als wenig zielführend.

Wer PPM machen möchte, sollte stets drei Begriffe im Blick haben, die gerne durcheinandergebracht werden:

• Programm-Management: Möchten Sie eine Gruppe von Projekten steuern, die ein gemeinsames übergeordnetes Ziel haben? Dann führen Sie ein Programm und sorgen dafür, dass die Projekte in der richtigen Reihenfolge stets mit allem versorgt sind, was sie zum Erfolg brauchen. Und damit wird dann auch Ihr Programm erfolgreich.
• Projektportfolio-Management: Mit PPM entscheiden Sie regelmäßig (meist jährlich), wie viele Projekte Sie sich parallel zutrauen und welche die wichtigsten sind – und, ganz wichtig, welche eben auch nicht. In Ihrem Projektportfolio können Sie dann auch Programme haben, die eine Gruppe von Projekten umfassen und gemeinsam priorisiert und gesteuert werden.
• Projektmanagement: Projektportfolio-Management und Programm-Management machen nicht die Arbeit von Projektleiter:innen – sie bilden die Steuerungsebenen darüber. Sie schaffen den Rahmen für das Projekt und machen, bildlich gesprochen, den Weg frei. Der größte Teil der Arbeit wird jedoch stets im Projektmanagement anfallen.

PPM einfach erklärt

Bildlich gesprochen, können Sie sich Projektportfolio-Management so vorstellen: Vor Ihnen steht eine Box, in der ganz viele verschiedene Projekte stecken. Jetzt geht es um die Frage, welches dieser

Projekte es wert ist, auch wirklich im Sinne Ihrer Ziele ausgeführt zu werden. Und genau dabei hilft Ihnen das PPM.

Konkret bedeutet das, dass das Projektportfolio-Management genau die Projekte auswählt, die sowohl Unternehmensstrategie und -philosophie als auch Vision und Ziele desselben unterstützen. Es ist also im Grunde die verlängerte Hand, mit der die Geschäftsführung die passenden Projekte aus der Box zieht. Innerhalb eines Projektportfolio-Managements werden stets viele Projekte – und möglicherweise auch Programme – parallel laufen. So viele, wie Ihr Unternehmen verträgt, ohne dass sich die Projekte gegenseitig behindern, weil sie zum Beispiel um die gleichen Ressourcen konkurrieren. Hierbei obliegt es den sogenannten Projektportfolio-Manager:innen, Machbarkeiten abzuschätzen, Ressourcen zielgerichtet zu planen und Konflikte frühzeitig zu erkennen und zu lösen.

Wann ist Projektportfolio-Management sinnvoll?

Wie gut eine Entscheidung tatsächlich ist, weiß man oft erst hinterher. Und das ist im unternehmerischen Alltag gar nicht mal so gut. Denn eine falsche oder zumindest nicht ganz optimale Entscheidung kann schwere finanzielle Folgen haben. Im Vorteil sind deswegen Geschäftsführer:innen, die bereits lange im Vorfeld abschätzen können,

• wie viele Projekte ihre Organisation parallel leisten kann,
• welche Projekte wie wichtig und dringlich sind – hier geht es sowohl um die Vorteile eines erfolgreich durchgeführten Projekts als auch um die Kosten oder Nachteile eines nicht durchgeführten Projekts,
• wo zwischen Projekten Konflikte entstehen werden und was die sinnvolle Auflösung ist,
• und wie sich das alles unbürokratisch und transparent steuern lässt, so dass es zum Unternehmen passt und dauerhaft funktioniert.

Nein, dafür muss niemand hellsehen können. Das richtige Projektportfolio-Management reicht aus. Dieses lohnt sich immer dann, wenn Unternehmen mehr Projekte haben, als parallel durchgeführt werden können. Und dafür müssen die richtigen, gewinnbringenden Projekte ausgewählt werden, die gleichzeitig mit den strategischen Unternehmenszielen übereinstimmen.

Zudem ist Projektportfolio-Management angebracht, wenn es um die perfekte Mischung von Projekten geht. Denn das ist wiederum wichtig, um ein Unternehmen für die Erreichung seiner operativen und finanziellen Ziele optimal zu positionieren. Mittels PPM lässt sich der passende Mix zusammenstellen, sodass von allen verfolgten Zielen die wichtigsten umgesetzt werden und die vorhandenen Ressourcen bestmöglich dazu genutzt werden.

Von der Idee zur Umsetzung – wer kümmert sich ums PPM?

Ganz schön viel, was es bei einem guten Projektportfolio-Management zu berücksichtigen gilt. Wie soll der bzw. die Geschäftsführer:in das alles alleine schaffen? Gar nicht! Denn jedes gute PPM braucht als Rolle Projekt-Portfoliomanager:innen. Ihre Aufgabe ist es, das gesamte Projektportfolio eines Unternehmens zu kennen, sämtliche Projekte zu überblicken, zu überwachen und projektübergreifenden Entscheidungsbedarf frühzeitig zu erkennen.

Projekt-Portfoliomanager:innen behalten dabei natürlich auch den Ressourceneinsatz im Blick. Das gilt sowohl für die Finanzen als auch für Projektmitarbeiter:innen und Material. Sie sorgen dafür, dass sich die verschiedenen Projekte nicht gegenseitig kannibalisieren. Zudem ist es ihre Aufgabe, sicherzustellen, dass sämtliche Projekte immer in Sinne des Unternehmensziels ablaufen.

Ablauf und Umsetzung – so funktioniert ein gutes Projektportfolio-Management

Eine gutes Projektportfolio-Management beginnt lange vor dem eigentlich Projektportfolio-Management. Das bedeutet: Bevor es mit dem PPM losgeht, ist es zunächst wichtig, Inventur zu machen. Dafür gilt es, alle Projekte innerhalb eines Unternehmens zu identifizieren, Informationen zu diesen zu sammeln und zu ordnen sowie hinsichtlich der Unternehmensziele zu bewerten. Denn in ein Projektportfolio gehören wirklich alle Projekte, die innerhalb des Unternehmens laufen. Erst danach kann es so richtig mit dem PPM losgehen.

Doch wie gelingt ein erfolgreiches Projektportfolio-Management? Im Grunde ist es ganz einfach. Alles, worauf es ankommt, sind vier entscheidende Schritte:

1. Zielklärung:

Das Projektportfolio-Management beginnt mit der Zielsetzung. Welche Ziele verfolgen Sie mit Ihren Projekten insgesamt? Wie viele Projekte möchten Sie parallel durchführen und haben Sie die dafür notwendigen Ressourcen verfügbar? Wo gibt es harte Ankerpunkte, die auf keinen Fall versäumt werden dürfen? – so etwas könnte die Umstellung eines IT-Systems wegen veränderter Gesetzgebung oder der der Produkthochlauf für einen wichtigen Kunden sein.

2. Projektanalyse:

Natürlich benötigen Sie fürs Projektportfolio-Management Basisinformationen über die Projekte, die durchgeführt werden sollen. Zum Beispiel, auf welche Engpassressourcen die Projekte zugreifen möchten oder welchen Nutzen das Projekt bringt.

3. Priorisierung:

Alle gewünschten Projekte parallel durchzuführen, klappt so gut wie nie. Also sind beim Projektportfolio-Management immer Prioritäten gefragt – schmerzhafte Entscheidungen, welche Projekte sich hintenanstellen müssen damit sie den wichtigeren Projekten nicht die Ressourcen und die Aufmerksamkeit stehlen.

4. Steuerung und Anpassung:

Dann ist das Projektportfolio zu steuern. Denn sobald der Plan steht, kommen die Änderungsanforderungen in der heutigen, schnellen, dynamischen Welt. Jede Änderung macht den Plan buchstäblich zunichte, sodass laufend zu prüfen ist, was die beste Lösung für auftretende Konflikte ist. Welches Projekt bekommt doch weniger Ressourcen? Was verzögert sich, wo gibt es dagegen die Chance, Dinge schneller als vorgesehen voranzutreiben? Projektportfolio-Management ist immer im Fluss.

Gutes PPM braucht die richtigen Steuerungstools

Natürlich braucht es ein klares Vorgehen, wie das Projektportfolio-Management durchgeführt wird. Wichtig ist dabei, dass die Entscheider:innen stets die aktuelle Situation vor Augen haben – nur so treffen sie in ihrem Alltag die richtigen Entscheidungen.

Der Markt bietet hierfür eine große Zahl von Software-Paketen, die speziell auf PPM ausgerichtet sind. In vielen Fällen hat sich als wirksamer erwiesen, das Projektportfolio in einem stets sichtbaren und leicht verständlichen Board zu führen. Ein physisches Board sollte dabei stets so hängen, dass die Entscheider:innen regelmäßig daran vorbeigehen – und so zum Beispiel mehrfach täglich daran erinnert werden, welche Konflikte noch zu lösen und welche Rahmenbedingungen vereinbart sind. Natürlich lassen sich die Boards auch digital darstellen, wenn zum Beispiel mehrere Standorte zusammenarbeiten müssen.

Erfolgreich wird Projektportfolio-Management immer dann sein, wenn es den Entscheider:innen die Situation in den Projekten stets aktuell vor Augen hält und sie damit unterstützt, die richtigen Entscheidungen zur richtigen Zeit zu treffen und den Projekten damit „den Rücken frei“ zu halten. Dies funktioniert, wenn das PPM perfekt an die Situation im Unternehmen angepasst wurde. Schnell, schlank, unbürokratisch, stets aktuell und transparent.