Mehr Zeit zu haben – das ist ein Wunsch, den sicher die meisten Geschäftsführer:innen gerne auf ihren Wunschzettel schreiben würden. Denn die Realität sieht so aus, dass Projekte zunehmend schneller durchgeführt und erfolgreich beendet sein müssen, dass sich Anforderungen immer öfter plötzlich verändern, und dass die Zeit einfach nur so zu rennen scheint. Da sich Zeit nicht einfach so vermehren lässt, muss eine andere Lösung her: Projektoptimierung.
Welche Maßnahmen Sie als Geschäftsführer:in treffen sollten, um die Optimierung Ihres Projektmanagements in Angriff zu nehmen, welche Methoden sich wirklich praxisnah umsetzen lassen und wie Sie Ihre Projektleiter:innen optimal in die Projektoptimierung einbeziehen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Projektoptimierung – das sind die aktuellen Herausforderungen
Mit zwei Klicks lassen sich Bestellungen absenden, die per Prime-Versand bereits am nächsten Tag ankommen. Messenger-Dienste beschleunigen die Kommunikation und mittels Smartphone ist gefühlt jeder zu jedem Zeitpunkt erreichbar. Mit voranschreitender Digitalisierung und stetiger technologischer Entwicklung haben sich auch die Anforderungen der Kund:innen weiterentwickelt. Keine Frage, dass ihre Erwartungshaltung bezüglich der Schnelligkeit steigt. Wer jetzt nicht an der Optimierung des Projektmanagements arbeitet, wird über kurz oder lang vom Wettbewerb abgehängt.
Doch wie funktioniert eine zielführende Projektoptimierung überhaupt? An welcher Stelle sollten Geschäftsführer:innen ansetzen?
Die Analyse des Ist-Zustandes
Bevor die Optimierung des Projektmanagements beginnen kann, muss erst einmal klar definiert sein, was es konkret zu verbessern gibt. Deswegen ist die Analyse des Ist-Zustandes immer der erste Schritt der Projektoptimierung. Hier geht es um ganz grundlegende Fragen:
- Wie viele und welche Projekte laufen aktuell?
- Wie viele und welche Projekte stehen in naher Zukunft an?
- Welchen personellen Ressourcen stehen zur Verfügung?
- Welche Teammitglieder sind für welche Aufgaben eingeteilt und passt diese Verteilung zu den Qualifikationen?
- Wie ist das Zeitmanagement des Tagesgeschäfts – gibt es genügend Freiraum für die Projekte oder laufen sie alle „nebenher“?
- An welchen Stellen läuft es bereits gut, wo gibt es Engpässe und warum?
Analyse abgeschlossener Projekte
Aus Fehlern lernt man – genauso wie aus Erfolgen. Deswegen ist die Analyse bereits beendeter Projekte der zweite wichtige Schritt der Projektoptimierung. Retrospektiv betrachtet, können Sie hier ausmachen, welche Prozesse Ihres Projektmanagements bereits optimal gelaufen sind und so beibehalten werden können, und welche Prozesse für den Projekterfolg eher hinderlich waren.
Abgleich von Tools, Methoden und Herausforderungen
Sind die Hindernisse und Herausforderungen definiert? Dann besteht der nächste wichtige Punkt der Projektoptimierung darin, zu schauen, welche Tools und Methoden Sie und Ihre Teams anwenden. Denn nicht jede Herausforderungen lässt sich mit derselben Methode lösen und nicht alle Tools helfen der Optimierung Ihres Projektmanagements.
Prozess- und Potenzialanalyse
Welche Prozesse gehören zum Projektmanagement? Wie gut (oder weniger gut) laufen sie ab? An welchen Stellen sind Prozess- und Projektoptimierung dringend nötig? Und wo verschenken Sie bisher wichtige Potenziale? Auch diese Fragen sollten Sie sich in jedem Fall stellen, wenn es darum geht, Ihre Projekte zukünftig schnell, aber nicht minder sorgfältig durchzuführen.
Potenzialoptimierung und Weiterentwicklung
Wie reibungslos ein Projekt läuft, hängt nicht allein vom Projektmanagement und den Geschäftsführer:innen eines Unternehmens ab. Auch die Projektleiter:innen sind entscheidend am Erfolg eines Projektes beteiligt. Denn sie sind die Schnittstellen zwischen Teams, Mitarbeiter:innen und Vorgesetzten. Für die Projektoptimierung ist es deswegen auch wichtig, die fachlichen Fertigkeiten sowie die Fähigkeiten der Projektleiter:innen in Sachen Soft Skills zu bewerten und gegebenenfalls mit Schulungen oder Workshops zu fördern. Auch wenn das Maßnahmen sind, die Zeit und Geld kosten. Denn am Ende sind genau das die Investitionen, die Ihre Projekte auf lange Sicht nach vorne bringen. Je besser nämlich Ihre Projektleiter:innen agieren, umso erfolgreiche die Projekte.
Ein wichtiger Aspekt ist in diesem Zusammenhang auch das Thema Vertrauen – zwischen Geschäftsführer:innen und Projektleiter:innen. Um die Soft Skills Letzterer weiterzuentwickeln, kann es eine ganz wertvolle Maßnahme sein, Ihren Projektleiter:innen mehr Verantwortung zu übertragen. Das zeigt einerseits, dass Sie in die Fähigkeiten Ihrer Führungskräfte vertrauen, was diesen den Rücken stärkt. Andererseits bekommen diese so die Chance, ihre Kompetenzen bezüglich Konfliktmanagement und Selbstmanagement, aber auch Durchsetzungsfähigkeit und Lösungsorientierung zu vertiefen. Für die Projektoptimierung sind solche Führungsqualitäten ein echter Pluspunkt.
Projektoptimierungsmaßnahmen und praktische Tipps für die tägliche Projektarbeit
Sind alle Analysen beendet und alle Teammitglieder abgeholt, geht es um die praktische Projektoptimierung. Ab jetzt dreht sich alles um die Frage: Wie kann man Projekte beschleunigen und gleichzeitig die Anforderungen der Kund:innen erfüllen? Diese fünf Maßnahmen helfen:
1. Arbeiten Sie SMART
Projektoptimierung beruht auf einer guten Kommunikation. Das bedeutet, dass sämtliche Ziele, Maßnahmen und Methoden ganz klar an alle Projektbeteiligten kommuniziert sein müssen. Hilfreich ist hierbei die Nutzung der sogenannten SMART-Kriterien. SMART steht dabei für:
- Spezifisch
- Messbar
- Akzeptiert
- Realistisch
- Terminiert
Das bedeutet: Je klarer ein Projektziel sowie die Maßnahmen zu dessen Erreichung kommuniziert sind, umso schneller lässt sich ein Projekt erfolgreich umsetzen. Selbstverständlich sollte die Zielsetzung immer wieder überprüft und ggf. an veränderte Rahmenbedingungen angepasst werden.
2. Priorisieren Sie für die Projektoptimierung
Natürlich sind alle Kund:innen gleichermaßen wichtig. Trotzdem können sich Projekte hinsichtlich ihrer Wichtigkeit unterscheiden. Für die Projektoptimierung ist die Priorisierung von Projekten deswegen ein Muss. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Projekte und führen diese zügig durch , anstatt alle Projekte irgendwie parallel und nur mit halber Aufmerksamkeit laufen lassen.
3. Planen Sie Ihre Ressourcen realistisch
Projekte brauchen Experten. Und wer sollte die Experten Ihrer Teams besser kennen als Sie? Investieren Sie für die Projektoptimierung deswegen ausreichend Zeit in die Ressourcenplanung. So stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter:innen ihrer Expertise entsprechend optimal eingesetzt sind und ausreichend Ressourcen für die wichtigen, priorisierten Projekte vorhanden sind.
4. Klären Sie Rollen und Verantwortlichkeiten
Damit Projekte möglichst reibungslos durchgeführt werden können, ist es wichtig, dass Rollen und Verantwortlichkeiten allen Projektbeteiligten klar sind und im Arbeitsalltag gelebt werden. Hier lohnt es sich zu Beginn Zeit in die Klärung zu investieren, um Konflikte und Missverständnisse im Projektablauf zu reduzieren.
5. Nutzen Sie Projektmanagement-Tools
Klar können Sie alles selber organisieren. Aber wieso? Schließlich gibt es eine Menge digitale Projektmanagement-Tools, die allen im Unternehmen die Arbeit erleichtern. Denn sind alle Rollen und Prozesse einmal definiert und akzeptiert, hebt eine Software Ihr Projektmanagement auf das nächste Level.
Mit den richtigen Methoden zu richtig schnellen Ergebnissen
Sie sehen: Auch, wenn die Anforderungen der Kund:innen an eine möglichst schnelle Projektumsetzung stetig steigen und sich ihre Wünsche oder Erwartungen zunehmend plötzlicher ändern, können Sie die Situation jederzeit kontrollieren. Denn wer sein Projektmanagement immer wieder hinterfragt, es regelmäßig optimiert und dabei alle Teammitglieder einbezieht, kann jederzeit zügig auf Veränderungen reagieren. Und wissen Sie was? Mit den richtigen Methoden kann das sogar die Wirtschaftlichkeit Ihres ganzen Unternehmens steigern.