Projektmanagement für KMU: So machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft!

“Projektmanagement kostet Zeit, Geld und ist eh nur was für große Unternehmen”. Vorurteile wie diese kommen gar nicht mal so selten zur Sprache, wenn kleine und mittelständische Unternehmen die Organisation ihrer Projekte diskutieren. Viele von ihnen sehen sich dabei nicht als Zielgruppe für klassisches Projektmanagement. “KMU brauchen sowas ja auch eigentlich nicht”, lautet dann meist das Argument. Doch tatsächlich stimmt das nicht. Denn Projektmanagement für KMU ist heute wichtiger denn je.

Worauf es beim Projektmanagement für KMU in Zukunft ankommt und welcher Handlungsbedarf sich daraus jetzt für Geschäftsführer:innen ergibt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Projektmanagement, KMU und die Herausforderungen der Gegenwart

Schon ein kurzer Blick auf die aktuelle Lage zeigt: KMU stehen vor mehr als nur einer Herausforderung. Da wären zum Beispiel die nationale und internationale Wirtschaft zu nennen, die Unternehmen gerade spüren lassen, welche Auswirkungen politische Abhängigkeit haben kann. Oder aber Herausforderungen wie Klimawandel, Energiewende und zunehmendes Umweltbewusstsein der Menschen. Hinzu kommt ein verändertes Konsumverhalten, das die Verbraucher:innen dazu treibt, Dinge immer schneller und jederzeit verfügbar haben zu wollen. Keine Frage, dass manch ein KMU da am liebsten resignieren würde und den Gedanken an Projektmanagement erst einmal ganz weit nach hinten stellt.

Und das ist längst nicht alles. Denn die fortschreitende Digitalisierung und Entwicklungen wie Internet of Things und Industrie 4.0 führen dazu, dass Projekte zunehmend komplexer werden. Gleichzeitig ist die Erwartungshaltung von Kund:innen, dass Projekte besser gestern als morgen fertig sein. Im Idealfall kosten sie dabei so wenig wie möglich. Für Unternehmen bedeutet das, einen Weg finden zu müssen, wie sie Projekte erfolgreich und schlank realisieren können. Und ohne Projektmanagement geht das nicht – auch nicht bei KMU.

Damit ergeben sich drei entscheidende Fragen:

• Wie kommen Projektmanagement, KMU und Kundenanforderungen optimal zusammen?
• Wie sieht die Zukunft des Projektmanagements für KMU aus?
• Und welche Projektmanagementmethoden passen zu welchem Unternehmen?

Überzeugen und führen: So funktioniert Projektmanagement für KMU

Das Allerwichtigste beim Etablieren und erfolgreichen Anwenden von Projektmanagement in einem KMU ist eine Sache, die einfach und schwierig zugleich ist: die Bereitschaft von CEOs, Geschäftsführer:innen und Führungskräften. Sie sind die Köpfe eines Unternehmens, die als Richtlinie für die Unternehmensphilosophie stehen. Und wenn sie schon nicht von der Implementierung einer Methode oder Arbeitsweise überzeugt sind, wie sollen es dann die Mitarbeiter:innen sein? Im Klartext bedeutet das: Projektmanagement für KMU kann nur funktionieren, wenn die Führungskräfte voll und ganz dahinter stehen. Denn sie sind es, die ihre Teams mitreißen und für neue Methoden begeistern können.

So viel zu den Basics. Wenn Sie sich jetzt denken, dass allein das doch nicht alles sein kann – herzlichen Glückwunsch! Mit dieser Annahme liegen Sie genau richtig. Denn erfolgreiches Projektmanagement in KMU braucht mehr als bloß motivierte Mitarbeiter:innen und Überzeugung. Ein weiterer ganz entscheidender Faktor sind Führungsqualitäten und -bereitschaft der Projektleiter:innen. Auch wenn diese nämlich nicht zu den klassischen Führungskräften gehören, müssen sie trotzdem über solide Führungsqualitäten verfügen. Warum? Weil sie nicht nur für die erfolgreiche Umsetzung eines Projekts verantwortlich sind. Sondern auch für Aufgabenverteilung und Unterstützung bzw. Motivation der Teammitglieder. Darüber hinaus steht noch das Einhalten von Terminierungen und der Budgetplanung an. Ohne Führungsqualitäten geht das nicht.

Diese Projektmanagementmethoden sollten KMU kennen

Jedes Unternehmen ist anders. Darum passt auch nicht jede Projektmanagementmethode zu jedem KMU. Welche Methode für Ihre Projekte und Ihr Unternehmen bzw. Ihre Projekte geeignet ist, zeigt Ihnen die folgende Übersicht der vier bekanntesten Methoden:

1. Klassisches Projektmanagement

Klassisches Projektmanagement für KMU definiert bereits vor Beginn eines Projektes einen Endzustand. Alle anderen Faktoren wie Kosten, Termine oder Ressourcen werden auf diesen Endzustand abgestimmt und jederzeit berücksichtigt. So richtet sich jede Maßnahme der gewählten klassischen Projektmanagement-Methoden nach dem anfangs festgelegten Ziel.

2. Agiles Projektmanagement

Agiles Projektmanagement für KMU geht davon aus, dass sich alle Prozesse und Abläufe während eines Projekts verändern können und dürfen. Hauptsache, sie erreichen das Endziel. So sind alle Methoden und Maßnahmen auf schnelles, flexibles und unkompliziertes Handeln ausgerichtet, falls es zu unvorhergesehenen Veränderungen während der Projektphasen kommt.

3. Hybrides Projektmanagement

Hybrides Projektmanagement ist eine Mischform aus agilem und klassischem Projektmanagement für KMU. Dabei wird einzelnen Projektphasen bereits im Vorfeld zugeordnet, ob sie agil oder klassisch umgesetzt werden. So lassen sich die Vorteile beider Methoden optimal im Sinne des Projektes nutzen.

4. Adaptives Projektmanagement

Adaptives Projektmanagement für KMU ist ganz auf die individuellen Bedürfnisse, Anforderungen und Visionen eines Unternehmens ausgerichtet. Es lässt sich von Projekt zu Projekt gänzlich anders gestalten. Adaptives Projektmanagement setzt dabei auf Wandlungsfähigkeit und Flexibilität. Damit diese Projektmanagement-Methode funktioniert, müssen Werte und Philosophien eines Unternehmens wirklich von allen Projektbeteiligten verinnerlicht sein. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen kann die Methode sehr gewinnbringend sein – sofern sich alle an die abgesprochenen Werte und Visionen halten.

Mitarbeiter:innen integrieren und mit Begeisterung führen

Dass die Geschäftsführer:innen einen ganz entscheidenden Einfluss darauf haben, wie fit ein Unternehmen in die Zukunft geht, wissen Sie bereits. Denn Sie müssen nicht nur die Mitarbeiter:innen von neuen Methoden überzeugen und Projektleiter:innen den Rücken stärken. Wichtig ist auch, dass sie neben allen Softskills auch die Hardfacts im Auge behalten:

• Wie entwickelt sich der Markt?
• Wie verändern sich Kundenanforderungen?
• Was macht die Konkurrenz?
• Wo steht das Unternehmen jetzt und wo soll es in Zukunft stehen?

Fragen wie diese sind erfolgsentscheidend, wenn es darum geht, Projektmanagement in KMU erfolgreich zu nutzen. Gleichzeitig stecken sie auch den erforderlichen Rahmen ab, innerhalb dem sich jedes Unternehmen stetig selbst hinterfragen und weiterentwickeln sollte. Denn nur mittels Fortschritt können kleine und mittelständische Unternehmen auf lange Sicht am Markt bestehen. Wer sein Projektmanagement als KMU nicht anpasst oder auf schlechtes Projektmanagement baut, wird schnell von anderen abgehängt.

Projektmanagement für KMU leicht gemacht

Sie finden, das klingt nach unglaublich viel Arbeit? Ja, einerseits stimmt das. Andererseits ist es Arbeit, die sich lohnt. Projekte werden schneller und erfolgreicher abgeschlossen. Damit ist eine wichtige Grundlage gelegt, dass sich Ihr Unternehmen besser an die anstehenden Veränderungen anpassen kann.

Sie möchten mehr über Projektmanagement in mittelständischen Unternehmen wissen? Dann finden Sie hier alles über die Projektorganisation der Zukunft.