Wie gelingt mein Change Management-Prozess?

Dinge verändern sich – das gilt heute mehr denn je. Digitalisierung, Globalisierung und der „war for talents“ fordern Betriebe aus allen Branchen heraus, sich weiterzuentwickeln und neue Wege zu gehen. Doch Veränderung braucht Struktur und Strategie. Sie gelingt nicht ohne einen gut durchdachten Change Management-Prozess.

Welche Hürden es beim Change Management geben kann, wie Sie diese überwinden und wie Sie den perfekten Change Management-Prozess für Ihr Unternehmen entwickeln, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist Change Management und warum braucht man dafür einen Prozess?

Schnelligkeit ist ein entscheidender Faktor, wenn es darum geht, sich als Unternehmen gegen den Wettbewerb zu behaupten. Dazu gehört auch, schnell zu reagieren, wenn der Markt Veränderungen fordert. Studien zufolge scheitern jedoch die meisten Veränderungsprojekte in Unternehmen. Der Grund: unklare Ziele, fehlende Visionen, mangelnde Mitarbeitermotivation. Und auch das hat eine Ursache. Denn oftmals fehlt einfach der richtige Change Management-Prozess.

Hinter Change Management steckt dabei nicht anderes, als ein Verfahren, das ein Unternehmen auf jegliche organisatorische Veränderungen vorbereitet. Die dafür notwendigen Maßnahmen definiert. Und diese auch umsetzt. Im Grunde geht es also um das Managen von Veränderungen. Jeder Prozess, der dafür notwendig ist, wird als Change Management-Prozess bezeichnet.

Change Management sollte also immer dann zum Einsatz kommen, wenn ein Unternehmen plant, sich zu verändern. Das kann beispielsweise eine groß angelegte Umstellung der internen Hard- oder Software sein, ein Umzug in die Cloud, eine personelle Umstrukturierung oder die Neuausrichtung der Unternehmensziele. Für ein gelungenes Veränderungsmanagement kommt es dabei auf die richtige Zusammenstellung von drei Komponenten an:

• Change Management-Modelle
• Change Management-Methoden
• Change Management-Prozesse

Um die angedachten Veränderungen zum Erfolg zu führen, ist der Einsatz von Change Manager:innen sehr empfehlenswert. Diese beraten, lenken und behalten den Überblick über das gesamte Change-Projekt.

Change Management und Mitarbeiter – Herausforderungen und Reaktionen

Entscheidend für den Erfolg eines jeden Change Management-Prozesses sind jedoch nicht nur die Planung und Durchführung desselben. Eine extrem wichtige Rolle spielen auch die Mitarbeiter:innen eines Unternehmens. Geschäftsführer:innen und Führungskräfte sollten deswegen immer daran denken, in Sachen Veränderung nicht nur für sich und die Führungsetage zu planen. Worauf es ankommt, ist, alle Mitarbeiter:innen einzubeziehen.

Warum? Ganz einfach: Wenn niemand außerhalb der Führungsriege weiß, was passiert und was zu tun ist, kippt die Stimmung schneller als Sie denken. Denn Unsicherheit führt zu Unmut. Und wer keine Lust hat, sich einzubringen, weil er sich nicht mitgenommen fühlt, der wird sich auch nicht einbringen. Im schlimmsten Fall macht sich Change Fatigue breit.

Konkret bedeutet das: Unternehmen, die sich entweder zu schnell, zu oft oder ohne Plan verändern (wollen) und ihre Mitarbeiter:innen dabei außen vor lassen, erreichen alles andere als eine erfolgreiche Veränderung. Vielmehr läuft eine solche Plan- und Achtlosigkeit darauf hinaus, dass die meisten Menschen im Unternehmen der Change Management-Prozesse müde werden. Und schon ist die Change-Müdigkeit, auch Change Fatigue genannt, da.

Erfolgreich in der Praxis: So setzen Sie einen Change Management-Prozess richtig um

Keine Sorge, nicht jeder Change Management-Prozess hat ein Abo auf Hürden und Risiken. Im Gegenteil – wer sein Change Management von Anfang an richtig angeht, wird die Veränderungen auch erfolgreich umsetzen. Und so geht’s:

1. Definition von Status Quo und Beweggründen

Wenn sich etwas verändern soll, muss es einen Grund dafür geben. Und der sollte ganz klar definiert sein, damit nicht am Ende die falschen Methoden für das falsche Ziel ausgewählt werden. Ein Change Management-Prozess kann nur dann gelingen, wenn er sowohl zum Ziel als auch zur Ausgangssituation passt.

2. Festlegen von Ziel und Change Management-Methoden

Sind der Ist-Zustand und die Beweggründe klar beschrieben, geht es ums Ziel. Ist dieses ebenfalls definiert, steht die Suche nach den passenden Modellen und Methoden an. Die wichtigsten Fragen sind also:

• Wo stehen wir?
• Wo wollen wir hin?
• Wie kommen wir dorthin?

3. Einbeziehen aller Mitarbeiter:innen

Steht das Grundgerüst, werden die Mitarbeiter:innen informiert. Das bedeutet jedoch nicht, einfach die harten Fakten auf den Tisch zu knallen und Ihre Teams damit allein zu lassen. Wenn ein Change Management-Prozess erfolgreich sein soll, müssen Sie nach dem „Fakten-Check“ ein offenes Ohr für die Ängste und Fragen Ihrer Angestellten haben. Change Management ist nämlich kein Alleingang, sondern Teamarbeit.

4. Durchführung des Change Managements

Sind alle im Boot, werden die erforderlichen Change Management-Prozesse durchgeführt – Abweichungen und Änderungen inklusive. Denn Veränderung ist immer im Fluss und so sollten die Methoden und Prozesse auch flexibel anpassbar sein.

5. Überwachen und Teilen des Erfolgs

Der Change läuft? Herzlichen Glückwunsch – die Arbeit ist noch nicht getan. Jeder erfolgreiche Change Management-Prozess braucht ein entsprechendes Monitoring seiner Wirksamkeit. Ist etwas erfolgreich gelaufen, teilen Sie das mit allen Mitarbeiter:innen. Das motiviert Ihre Teams, den Change auch bis zum Ende mit vollem Elan begleiten.

Bereit für Veränderung? Dann los!

Neben allen fünf Schritten zu einem erfolgreichen Change Management-Prozess ist zudem eine weitere Sache nicht verkehrt: Mut haben und loslegen. Denn ein Hindernis, dem sich viele Unternehmen gegenüber stehen sehen, ist das Phänomen des „Overthinkers“: Anstatt den Wandel anzugehen, denken sie lieber immer und immer wieder über Hürden, Risiken und Probleme nach, die vielleicht niemals auftauchen werden. Was dabei liegen bleibt, ist der Change. Und das hilft am Ende niemandem weiter.