Einsatzzweck, Datenschutz, Bewertung
Sofort einsetzbare Kollaborationstools werden dringend benötigt, denn nur mit ihnen wird die digitale Zusammenarbeit wirklich effizient. Selbsterklärend sollen sie sein, besten Datenschutz garantieren und wenn möglich in der Basisversion noch kostenlos. Die gute Nachricht: All das gibt es! Wir haben die aktuellsten Versionen der gängigen Tools geprüft und eine online verfügbare Übersicht erstellt.
Virtuelle Zusammenarbeit – wozu braucht es zusätzliche Kollaborationstools?
Das wichtigste Grundsystem für die virtuelle Zusammenarbeit ist mittlerweile fast überall verfügbar: Ein Tool zur Durchführung von Online-Konferenzen. Damit ist es möglich, mit mehreren Personen eine Besprechung durchzuführen, bei der sich die Beteiligten gegenseitig sehen und eine Person ein Dokument bearbeitet, das alle einsehen können. Voraussetzungen sind natürlich eine ausreichende Bandbreite, ein genügend großer Bildschirm und idealerweise eine Kamera.
Damit ist aber noch nicht annähernd die Wirksamkeit erreicht, die wir bei einer Zusammenarbeit in einem Präsenztermin haben: Wenn wir in einem Raum sind, können wir etwas entwickeln, indem alle gleichzeitig arbeiten – indem wir PostIts beschreiben und an eine Pinnwand hängen, über ein Kanban Board sprechen oder auch in einem World Café alle gemeinsam auf einer Wand oder einem Tisch schreiben.
Solche Dinge gehen auch wenn wir virtuell zusammenarbeiten. Sie erfordern allerdings die Nutzung einer zusätzlichen Software.
Davon gibt es inzwischen fast unzählbar viele – unglaublich viele kleine Startup-Unternehmen haben solche Dinge programmiert und ins Internet gestellt. Häufig sind sie in der Grundversion sogar kostenlos verfügbar und nur Zusatzfunktionen müssen bezahlt werden.
Hier finden Sie die Übersicht der digitalen Tools.
Eines für alle – leider (noch?) nicht
So vielfältig wie der Markt ist allerdings auch der Einsatzzweck der Kollaborationstools. Wer verschiedene Funktionalitäten benötigt, muss häufig für jede Funktionalität ein anderes Tool nutzen – das üblicherweise von einem anderen Hersteller kommt, anders zu bedienen ist und möglicherweise mit Daten anders umgeht. Ein deutlicher Mehraufwand, denn alle Tools wollen vor einem Einsatz ausprobiert sein, für alle braucht es eine (eigene) Anmeldung und alle haben ihre eigenen Grenzen. Und natürlich brauchen die meisten je Tool erst eine Freigabe der eigenen IT-Abteilung, die diese natürlich auch nicht gerne für eine große Zahl von Tools ausspricht. Sicherlich wird es eines Tages auch das eine Tool für alles geben – aktuell ist das noch nicht in Sicht.
Verschiedenste Einsatzzwecke
Was kann man machen mit cloudbaiserten Tools? Die Anwendung ist recht breit. Viele Kollaborationstools dienen einem klaren Einsatzzweck, sie sind ein virtuelles Whiteboard, ein virtuelles Kanban-Board oder auch ein virtuelles Umfragetool. Eine Sonderstellung unter den hier betrachteten Tools nimmt das aus Frankreich stammende CryptPad ein. CryptPad ist eher eine virtuelle Arbeitsumgebung und bietet von Textverarbeitung über Tabellenkalkulation, Umfragen, Kanban- und Whiteboard sehr viel aus einem Guß, was an virtuellen Tools benötigt wird.
Hier geht es zu unserer Übersicht über die Kollaborationstools
➜ Übersicht Digitale Tools
Kurz oder umfassend – passendes Online-Training im Angebot
Wer von heute auf morgen einen virtuellen Workshop oder eine wichtige Projektbesprechung zu moderieren hat, braucht oft nicht nur das passende Tool, sondern auch schnell das Wissen, wie es wirksam eingesetzt wird. Dabei hilft gerne unser Team: Mit der Erfahrung aus mehr als 1.000 Online-Veranstaltungen wissen wir sehr genau, wann welches Tool hilft und wie es einzusetzen ist, damit der gewünschte Erfolg eintritt. Für die beschriebenen Tools geben wir gerne kurze persönliche Einführungen oder auch halbtägige Veranstaltungen, mit denen wir gleich ein ganzes Team arbeitsfähig machen.
Auf vielfachen Wunsch haben wir darüber hinaus zwei spezielle Online-Trainings entwickelt, um schnell wirksam arbeiten zu können:
➜ Arbeitszeit sparen mit virtuellen Tools
In diesem Online-Training fokussiert wir uns darauf, wie mit Online-Tools effizient gearbeitet und Arbeitszeit gespart werden kann. Dass der Einsatz der Tools zugleich Spaß macht und Motivation erzeugt, weil es einfach schnell und leicht voran geht, versteht sich von selbst.
➜ Projektmanagement Tools | Projektarbeit mit virtuellen Tools
In diesem Training geben wir viele hilfreiche Tipps, wie virtuelle Projektarbeit erfolgreich funktionieren kann. Wir zeigen mit welchen Tools wir gute Erfahrungen unserer Projektpraxis gemacht haben und welche Voraussetzungen es hierfür in der Zusammenarbeit im Projekteam benötigt. Den eines ist klar, auch mit dem besten Tool ist die Projektarbeit kein Selbstläufer.
Datenschutz – die Achillesferse
Ein wichtiges Unterscheidungskriterium ist nach wie vor der Datenschutz bei cloudbasierten Tools. Es gelten nicht nur die Anforderungen des Deutschen Gesetzgebers, darüber hinaus sind auch ausländische Regelungen für uns im Alltag zu beachten. Allen voran hier der US-amerikanische Cloud Act, der amerikanischen Unternehmen vorschreibt, in gewissen Fällen Daten auf Anforderung der Regierungsbehörden in die USA zu übertragen, auch wenn das dem lokalen Recht widerspricht.
➜ Datenschutz bei cloudbasierten Tools: Warum ist das so schwierig?
Dialog Verwaltung 2025 – Interesse, mitzumachen?
Was im Arbeitsalltag in der Verwaltung wirklich wichtig ist, haben wir in einer Reihe von Dialogveranstaltungen gemeinsam mit Kunden erarbeitet. Ausgehend von den größten aktuellen Herausforderungen haben wir ermittelt, was bei der Arbeit hilft und welche Informationen verfügbar sein müssen, damit eine wirkliche Erleichterung entsteht. Wir bedanken uns herzlich bei allen Teilnehmenden für die wertvollen Hinweise und die intensive Diskussion. Sofern auch Sie Interesse an einer Teilnahme beim nächsten Dialog „Verwaltung 2025“ haben, kommen Sie gerne auf uns zu. Die Veranstaltung steht allen Mitarbeitenden der Verwaltung kostenfrei offen. Wir freuen uns auf die nächste Veranstaltung und werden hier darüber berichten.
Unser nächster Dialog Verwaltung
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