Drei wertvolle Tipps aus unserer Projektpraxis
Die Corona-Krise und ihre Auswirkungen hat vieles in den letzten Monaten durcheinandergeworfen, Prioritäten haben sich geändert, die Folge waren eingefrorene Projekte. So langsam stellt sich bei vielen unserer Kunden wieder die Aussicht auf eine Zeit nach der Krise ein. Doch was passiert mit den ganzen Projekten, die in den letzten Monaten stark vernachlässigt wurden oder sogar ganz eingefroren wurden? Wie sieht die weitere Projektplanung dafür aus? Einer der häufigsten Fehler ist, einfach weiterzumachen als wenn nichts gewesen wäre.
Viele Rahmenbedingungen innerhalb und außerhalb der Unternehmen haben sich geändert: Verfügbare Ressourcen, die Art der Zusammenarbeit, Prioritäten. All dies hat große Auswirkungen auf die Projekte, denen wir gerecht werden müssen. In diesem Artikel möchten wir Ihnen drei wertvolle Tipps mitgeben, wie Sie eingefrorene Projekte wieder richtig auftauen, so dass sie erfolgreich ihre Ziele erreichen.
Tipp 1: Priorisieren Sie neu
Unsere Kunden erzählen uns von den unterschiedlichsten Auswirkungen der Krise auf ihr Unternehmen. Damit haben sich oft auch die Ziele und Prioritäten verändert. Das geht auch an den Projekten im Unternehmen nicht spurlos vorbei. Häufig war das Krisenmanagement für lange Zeit die einzige wirkliche Priorität.
Damit Sie die knappen Ressourcen wirklich sinnvoll einsetzen, nehmen Sie sich die Zeit für die Projektplanung und priorisieren sie eingefrorene Projekte neu:
- Welche Ziele wollten wir mit dem Projekt erreichen, sind diese gleichgeblieben?
- Wie wichtig ist die Durchführung der eingefrorenen Projekte im Vergleich zu den anderen Projekten? Haben sich hier Prioritäten verschoben?
- Sind neue, wichtigere Themen hinzugekommen?
- Welche Ressourcen können wir aktuell wirklich für Projekte einsetzen?
Mit einfachen visualisierten Board-Lösungen (auch virtuell) bekommen Sie Transparenz in Ihre Projekte und können sie neu bewerten.
Wichtig ist, dass die Unternehmensführung mit der Priorisierung klare Vorgaben an die Projektleiter gibt und auch selbst konsequent danach handelt. Insbesondere was die Bereitstellung von wichtigen Ressourcen wie z.B. Personal betrifft.
Tipp 2: Legen Sie die Verantwortlichkeiten für eingefrorene Projekte neu fest
Auch in der Zusammenarbeit hat sich seit letztem Jahr vieles verändert: Die MitarbeiterInnen arbeiten oft virtuell zusammen. Einige Verantwortliche haben neue Aufgaben übertragen bekommen. Die Strukturen im Unternehmen haben sich vielleicht sogar verändert.
Um die verlorene Zeit in den eingefrorenen Projekten wieder aufholen zu können, sind bei einem Neustart klare Verantwortlichkeiten besonders wichtig. Die Projektbesetzung von vor einem Jahr ist nicht zwingend heute noch die beste. Auch diese sollte jetzt nochmals neu bewertet werden und in der Projektplanung klar geregelt werden.
Klären Sie folgende Fragen:
- Wie sieht jetzt die richtige Besetzung im Team aus? Auch wenn eventuell Entscheidungen, die vor einen Jahr noch richtig waren damit angepasst werden müssen.
- Welche Informationen benötigt die Unternehmensführung aus den Projekten zu welchem Zeitpunkt, um Transparenz über den Stand zu haben?
- Wer trägt welche Verantwortung in den Projektteams?
- Was passiert, wenn die Verantwortung nicht wahrgenommen wird?
Je klarer die Anforderungen und Rahmenbedingungen in der Projektplanung von Beginn an sind, umso weniger Zeit geht durch die notwendige Klärung während der Projektlaufzeit verloren.
Tipp 3: Nutzen Sie moderne Arbeitsmethoden und Tools für die Zusammenarbeit im Projekt
Die virtuelle Zusammenarbeit von Projektteams ist für viele unserer Kunden noch keine Routine. Bis letztes Jahr war das Arbeiten im Home Office noch die Ausnahme. Wichtige Projektbesprechungen haben immer vor Ort stattgefunden. Die Lockdowns haben vieles in der Digitalisierung beschleunigt.
Für eine gute Zusammenarbeit im Projekt ist es wichtig, diese gemeinsam festzulegen:
- Welche Tools setzen wir bei der virtuellen Zusammenarbeit ein?
- Wie soll die Kommunikation aussehen? In welchen Abständen stimmen wir uns ab?
- Durch welche Maßnahmen können wir die Flurgespräche ersetzen?
- Wie bekommt der Projektleiter ein klares Bild, wo alle im Team stehen?
Eine konsequente Moderation mit modernen Methoden sorgt auch in der virtuellen Zusammenarbeit für effiziente Meetings und Workshops. Am besten ist es diese Methoden einmal selbst zu erleben, um den Mehrwert zu erkennen. Durch die Moderation von Projektmeetings z.B. als virtuelles Lean Coffee, sparen die Projekte aus unserer Erfahrung die Hälfte der Meeting-Zeit.
Erarbeiten Sie an virtuellen Arbeitswänden Inhalte gemeinsam mit Ihrem Projektteam. Sie können dort weiterentwickelt und auch gleichzeitig dokumentiert werden, als wäre man im selben Raum. Dies sind nur zwei Beispiele, wie die virtuelle Zusammenarbeit im Alltag deutlich verbessert werden kann.
Wir haben in unseren Projekten viel Erfahrung gesammelt welche Tools und Arbeitsmethoden für welche Organisation passend sind. Welche Effizienz bringen und welche im Alltag nicht wirklich funktionieren. Beispiele stellen wir Ihnen gerne in einem unserer nächsten Blogbeiträge, auch in unseren Online Café stellen wir immer wieder Beispiele aus der Praxis vor.
Tauen auch Sie eingefrorene Projekte wieder richtig auf
Die Rahmenbedingungen für Projekte haben sich durch die Pandemie geändert. Reagieren Sie jetzt darauf und nicht erst wenn die Projekte schon wieder ein paar Monate angelaufen sind:
- Nehmen Sie sich die Zeit eingefrorene Projekte neu zu priorisieren. Handeln und entscheiden Sie konsequent nach der Priorisierung.
- Überprüfen Sie, ob sich die Projektbesetzung ändern muss und legen Sie die Verantwortlichkeiten von Beginn an fest.
- Moderne Arbeitsmethoden und Tools für die Zusammenarbeit ermöglichen auch in der räumlichen Distanz eine zielgerichtete und effiziente Projektarbeit.
Wir hoffen unsere Tipps helfen Ihnen, eingefrorene Projekte wieder richtig aufzutauen. Haben Sie Fragen zu diesem Vorgehen oder möchten Sie mit uns über Ihre individuellen Herausforderung sprechen? Wir freuen uns über eine Nachricht.
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