Hinweise zur Datenverarbeitung bei Veranstaltungen

Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten, wenn Sie sich für unsere Veranstaltungen anmelden und besuchen und wie wir die Daten im Nachgang von Veranstaltungen verwenden. Diese Hinweise gelten ergänzend zu der Datenschutzerklärung und den Datenschutzhinweisen auf unserer Website https://vscteam.de/datenschutzerklaerung/

1. Kontaktdaten verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter
1.1. Verantwortliche Stelle
VSC Team GmbH
Eisenbahnstraße 1
D-72072 Tübingen
Telefon: +49 7071 40710-0
Telefax: +49 7071 40710-28
E-Mail: webkontakt@vscteam.de

1.2. Datenschutzbeauftragte
Der Datenschutzbeauftragte ist unter der o.g. Anschrift beziehungsweise unter datenschutz@vscteam.de erreichbar.

2. Zwecke der Verarbeitung im Zusammenhang mit Veranstaltungen
2.1. Einwilligung zur Aufzeichnung von Veranstaltungen und zur nachfolgenden Kontaktaufnahme (Art. 6 Abs. 1a DS-GVO)
Eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten für folgende Zwecke findet statt, wenn Sie uns eine Einwilligung erteilt haben:
• Um Aufzeichnungen von Referierenden und Organisierenden von Veranstaltungen anzufertigen
• Um Aufzeichnungen von Teilnehmenden von Veranstaltungen anzufertigen
• Um Teilnehmende auf Folgeveranstaltungen oder ähnliche Veranstaltungen per E-Mail hinzuweisen
• Um im Nachgang veranstaltungsbezogene Informationen (z.B. Unterlagen, Präsentationen von Referierenden) an Teilnehmende zu versenden.

2.2 Vertragliche oder vorvertragliche Pflichten im Rahmen des Veranstaltungsmanagements (Art. 6 Abs. 1b DS-GVO)
Bei der Anmeldung zu unseren Veranstaltungen verarbeiten wir verschiedene personenbezogene Daten („Stammdaten“). Üblicherweise handelt es sich dabei um Angaben zur Person (z.B. Titel, Vor- und Zuname, Organisation, Funktion) und um Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer). Für einzelne Veranstaltungen kann es erforderlich sein, dass wir Zahlungsdaten (z.B. Bankverbindung, Kontonummer), Angaben zum Zeitpunkt Ihrer An- und Abreise vom Veranstaltungsort oder sonstigen Informationen zur Veranstaltungsorganisation verarbeiten. Pflichtangaben sind als solche gekennzeichnet. Wir verarbeiten diese Stammdaten zu folgenden Zwecken:
• Planung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung samt veranstaltungsbezogener Kommunikation
• Unterbringung (z.B. in Tagungshotels) und Verpflegung von Teilnehmenden
• Rückerstattung von Reisekosten.

2.3 Gesetzliche Vorgaben (Art. 6 Abs. 1c DS-GVO)
Aufgrund rechtlicher Verpflichtung erfolgt eine Datenverarbeitung z.B. für Zwecke der Betrugs- und Geldwäscheprävention, Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten und der Auskunft an Behörden.

2.4 Interessenabwägung, insbesondere Berichterstattung in Bild und Ton, telefonische oder postalische Kontaktaufnahme zu werblichen Zwecken (Art. 6 Abs. 1f DS-GVO)
Zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten erfolgt darüber hinaus eine Datenverarbeitung für bestimmte Zwecke nach vorheriger Interessenabwägung. Im Rahmen des Veranstaltungsmanagements sind dies insbesondere:
• Verarbeitung von Fotos und vertonten Videos, teilweise nebst Angabe weiterer personenbezogener Daten wie Name, Funktion (Berichterstattung) zur Öffentlichkeitsarbeit und internen Dokumentation
• telefonische oder postalische Kontaktaufnahme im beruflichen Umfeld, um Teilnehmende auf Folgeveranstaltungen oder ähnliche Veranstaltungen hinzuweisen
• Sicherstellung des Hausrechts.
Sie haben die Möglichkeit, sich unserer Berichterstattung bei Veranstaltungen zu entziehen, indem Sie dieser bei uns widersprechen. Wenn Sie an einer digitalen Veranstaltung teilnehmen, werden Sie im Falle einer Aufzeichnung informiert. Sie haben die Möglichkeit, mit einem Fantasie-Namen (Pseudonym) und einem Fantasie-Bild (Avatar) teilzunehmen und Ihre Kamera sowie Ihr Mikrofon deaktiviert zu lassen. Nur wenn Sie mit Ihrem Vor- und Zunamen bei digitalen Veranstaltungen teilnehmen, Ihr Mikrofon oder Ihre Kamera aktivieren oder sich namentlich am Chat beteiligen, werden Ihre personenbezogenen Angaben während der Veranstaltung für die weiteren Teilnehmenden sichtbar und fließen ggf. bei Aufzeichnungen in eine anschließende Berichterstattung ein.

3. Kategorien von Empfängern, insbesondere Veröffentlichung von Berichterstattung
Zur Erfüllung der vorgesehenen Zwecke kann auf die jeweils erforderlichen Daten ein abteilungsübergreifender Zugriff innerhalb unseres Unternehmens stattfinden. Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter können für bestimmte Zwecke Daten erhalten, z.B. für IT- oder Printdienstleistungen. Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten ggf. an Drittunternehmen wie Tagungshotels, Cateringunternehmen, Reiseanbieter o.ä. weitergegeben. Im Falle einer Aufzeichnung einer Veranstaltung veröffentlichen wir ggf. im Rahmen unserer laufenden Öffentlichkeitsarbeit unsere Berichterstattung in unseren Unternehmenszeitschriften sowie auf sozialen Netzwerken wie XING oder LinkedIn und unserer Webseite www.vscteam.de. Außerdem übermitteln wir Berichterstattung an die örtliche und überregionale Print- und Online-Presse. Die im Internet und auf den Sozialen Medien veröffentlichten Informationen können weltweit abgerufen werden.

4. Übermittlung in ein Drittland oder an eine internationale Organisation, insbesondere digitale Veranstaltungsplattformen (hier: Microsoft Teams)
Für digitale Veranstaltungen verwenden wir die folgenden Online-Plattformen

• „Teams“ der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399 USA (Microsoft). Teams ist eine von Microsoft entwickelte Plattform, die Chat, Besprechungen, Notizen und Anhänge kombiniert. Über Microsoft Teams verarbeiten wir folgende Daten: Kommunikationsdaten (z.B. Ihre E-Mail-Adresse, wenn Sie diese personenbezogen angeben), Personenstammdaten (wenn Sie diese freiwillig angeben), Inhalte des Onlinemeetings (wenn Sie persönlich in Erscheinung treten), Authentifizierungsdaten, Logfiles, Protokolldaten, Metadaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Teilnahme), Profildaten (z. B. Ihr Nutzername, wenn Sie diesen freiwillig angeben). Wir bieten Ihnen ggf. auch eine Teilnahme über Video / Audio an unseren Veranstaltungen an. Wenn wir eine Veranstaltung aufzeichnen, weisen wir Sie vorab darauf hin. Teams ist Teil der Cloud-Anwendung „Office 365“ von Microsoft, für welche ein Nutzerkonto erstellt werden muss. Microsoft behält sich vor, Nutzerdaten zu eigenen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Beachten Sie bitte, dass wir auf die Datenverarbeitung von Microsoft keinen Einfluss haben. Microsoft verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten auch in den USA. Wir haben EU–Standardverträge mit Microsoft zu Office 365 und Teams abgeschlossen, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten. Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und der Verarbeitung durch Microsoft sowie zu Ihren Rechten erhalten Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement und für Microsoft Teams unter https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy.
• „GoToMeeting“ der LogMeIn Ireland Limited, The Reflector 10 Hanover Quay, Dublin 2, D02R573, Irland (im Folgenden „LogMeIn“). GoToMeeting ist eine Plattform zur Durchführung von Video- und Telefonkonferenzen und Online Schulungen (im Folgenden „Online-Meetings“). Über GoToMeeting verarbeiten wir folgende Daten: Kommunikationsdaten (z.B. Ihre E-Mail-Adresse, wenn Sie diese personenbezogen angeben), Personenstammdaten (wenn Sie diese freiwillig angeben), Inhalte des Onlinemeetings (wenn Sie persönlich in Erscheinung treten), Authentifizierungsdaten, Logfiles, Protokolldaten, Metadaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Teilnahme), Profildaten (z. B. Ihr Nutzername, wenn Sie diesen freiwillig angeben). Wir bieten Ihnen ggf. auch eine Teilnahme über Video / Audio an unseren Veranstaltungen an. Wenn wir eine Veranstaltung aufzeichnen, weisen wir Sie vorab darauf hin. LogMeIn behält sich vor, Nutzerdaten zu eigenen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Beachten Sie bitte, dass wir auf die Datenverarbeitung von LogMeIn keinen Einfluss haben. LogMeIn verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten auch in Drittstaaten. Wir haben EU–Standardverträge mit LogMeIn zu GoToMeeting abgeschlossen, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten. Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und der Verarbeitung durch LogMeIn sowie zu Ihren Rechten erhalten Sie in der Datenschutzerklärung von LogMeIn unter https://www.logmeininc.com/legal/privacy

5. Dauer der Datenspeicherung
Wir bewahren Ihre Stammdaten nach der Veranstaltung sechs Monate auf, um Sie ggf. telefonisch oder postalisch zu kontaktieren. Danach löschen wir die Daten, es sei denn, wir müssen sie noch aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (insbesondere nach dem Handels- und Steuerrecht) aufbewahren oder Sie willigen ein, dass wir Sie noch für zukünftige Veranstaltungen kontaktieren dürfen. Wir speichern die Foto- und Videoaufnahmen im Rahmen unserer Dokumentation für weitere 24 Monate nach der Veranstaltung.

6. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DS-GVO. Dafür wenden Sie sich an uns. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit bei uns widerrufen. Bitte beachten Sie, dass Ihr Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Darüber hinaus haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Königstraße 10 a, 70173 Stuttgart, poststelle@lfdi.bwl.de.

Stand: 22.07.2021