Unser Tool der Woche: Trello

Ein vielseitiges online Kanban-Board zum Aufgaben- und Projektmanagement

Sind Sie auf der Suche nach einem Tool, das quasi eine Allroundfunktion erfüllt und Ihren Arbeitsalltag in vielen Bereichen leichter macht? Sie sowohl bei der Organisation Ihrer geschäftlichen Alltagsroutine wie auch die Steuerung komplexer Projekte unterstützt? In unserer Reihe der Tools der Woche, stellen wir Ihnen ein solches, sehr beliebtes Tool vor. Ein Tool, das alltägliche Aufgaben managt, als Marketingwerkzeug eingesetzt werden kann oder Projekte mit mehreren Verantwortlichen agil verwaltet: Trello

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Trello ist ein webbasiertes Kanban-Board, mit dem Sie einfach und flexibel Ihre Projektorganisation und deren Workflows abbilden können. Es geht insbesondere darum, welche Aufgaben anstehen, welche schon erledigt sind und welche Deadlines eingehalten werden müssen. Die Basisversion des Tools ist kostenlos.

Die Grundelemente sind Boards, Listen und Karten. Für jedes Board können Sie einen anderen Hintergrund bestimmen So können Sie die Boards schneller zuordnen.

In unserem Video haben wir ein Beispiel Board vorbereitet. Als Voreinstellung sind bei Trello immer drei Listen angelegt. Sie können die Listen aber beliebig erweitern, umbenennen und verändern. Innerhalb der Listen können Karten, also Aufgaben, erstellt werden. Diese lassen sich nach beliebig ordnen, zum Beispiel nach Prioritäten. Die Karten, die aussehen wie Karteikarten, können beschriftet bzw. die Aufgaben näher beschrieben werden. Sie können Checklisten oder Anhänge hinzufügen und natürlich können Sie auch die verantwortlichen Personen aus dem Team eintragen. Die Karten können mit einem Fälligkeitsdatum versehen werden. So bekommen die zuständigen Teammitglieder einen guten Überblick, bis wann die Aufgaben erledigt sein sollen.

Auf der rechten Bildschirmseite gibt es noch ein Menü zum Board. Hier können Sie eine Beschreibung hinzufügen oder den Hintergrund ändern. Über sogenannte “Power-ups” können Sie weitere, organisationsspezifische Anforderungen, also zu Beispiel Ihre Kalender oder Google Drive, in das Board integrieren. In der kostenlosen Variante kann jedoch nur ein Modul hinzugefügt werden.

Trello ist sehr vielseitig einsetzbar. Sie können Ihre To-Do´s verwalten und behalten so strukturiert den Überblick. Auch für unternehmenseigene Aktivitäten, wie Marketing- oder Vertriebskampagnen ist Trello ein hilfreiches Tool. Ebenso die Verwaltung eines Projekts mit verschiedenen Teammitgliedern, lässt sich damit sehr gut steuern. Alle Teammitglieder haben Transparenz darüber, wer sich um welche Aufgaben kümmert und wie weit die Aufgaben fortgeschritten sind. Sie haben also auch stets die jeweilige Auslastung im Blick.

Zum Schluss können Sie alle Aktivitäten und Änderungen mit dem Zeitpunkt, an denen Sie getätigt wurden, nachvollziehen.

Unser Fazit mit einem kleinen ABER…

Trello ist, wie die meisten anderen Kanban-Boards, durchaus einfach und intuitiv zu nutzen. Es ist sehr ansprechend gestaltet. Projekte und Aufgaben lassen sich mit dem Tool agil steuern. Alle Teammitglieder können von überall darauf zugreifen und sehen den aktuellen Bearbeitungsstand. Auch die diversen Erweiterungen und Funktionen sind hilfreich und unterstützen die Projektarbeit ungemein. Die vielen unterschiedlichen Anwendungsbereiche machen Trello, wie eingangs erwähnt, zu einem echten Allrounder.

Aus unserer Sicht hat Trello jedoch einen entscheidenden Nachteil: Die Server haben ihren vorwiegenden Standort in den USA. Wer also für den Datenschutz garantieren möchte, sollte sich dessen vor der Anwendung entsprechend bewusst sein.

Haben Sie weitere Fragen oder möchten Trello von Grund auf kennenlernen?

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