Projekterfolg: Acht Erfolgsfaktoren für Ihre Projekte

Bericht aus unserem Online Café 

Projekte, erfolgreich abschließen und das am liebsten auf den Punkt. Wie funktioniert Projekterfolg wirklich und nicht nur in der “heilen” Welt, für die all die Methoden und Trainings gemacht sind? Für die Teilnehmenden unseres Online Cafés haben wir gesammelt, welche Probleme am häufigsten zwischen dem Projekt und seinem Erfolg stehen. Und wie wir es in sehr verschiedenen Situationen geschafft haben, Projekte allen Problemen zum Trotz ins Ziel zu bekommen. Hier finden Sie die “Best of”, was es benötigt, um trotz allem ins Ziel zu kommen und Projeterfolg zu realisieren.

Projekterfolg: Was braucht es, damit ein Projekt erfolgreich wird?  Unsere “best of” der Erfolgsfaktoren

Projekte sind immer Neuland. Projekte sind komplex. Projekte bedeuten immer, in sozialen Strukturen zu agieren. Menschen dazu zu bringen, ungewohnte Dinge zu tun. Unter Zeitdruck. Mit sich laufend ändernden Rahmenbedingungen. Kein Wunder, dass viele auf der Strecke bleiben. Und dass die Kunst, Projekte erfolgreich ins Ziel zu führen, besondere Menschen mit besonderem Wissen und besonderer Lebensenergie braucht.

Projekterfolg: Erfolgskritische Projekte ins Ziel bringen

Was heißt das: Projekt erfolgreich im Ziel?

Das Wichtigste zu Beginn eines Projekts ist, ein klares Ziel zu haben, von dem die Beteiligten ein einheitliches Verständnis haben. Auftraggeber und Projektleitung zuallererst, dann aber gleich auch alle Mitarbeitenden im Projekt und alle Schnittstellenbeteiligten. Wann ist der Projekterfolg erreicht? Was soll das Projekt liefern? ist genauso wichtig wie die Frage “Wozu soll das Projektergebnis dienen?” – aber dazu mehr später. Je präziser klar ist, welche Faktoren zum Projekterfolg beitragen oder welche Ergebnisse entscheidend sind, umso einfacher fällt es, im Zeitverlauf zu priorisieren oder das Projekt an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen.

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Erfolgsfaktor 1: Klarheit von Zielen, Rollen und Aufgaben innerhalb des Projekts

Klingt einfach, doch wer das schon einmal gemacht hat, weiß, wie schwierig es ist. Wohl dem, der nur einen Auftraggeber hat und eine “einfache” Stakeholderstruktur in der Führung. Wer mehreren Auftraggebern dient, die alle auch eigene Ziele mit dem Projekt verfolgen, fühlt sich oft von Anfang an in einer Zerreißprobe. Und logisch möchten wir gerne von Anfang an klar haben, wer welche Verantwortung übernimmt und auch sicherstellen, dass die Person angemessen Zeit für uns mitbringt. Leider funktioniert nur in wenigen Umfeldern, das auch wirklich so systematisch zu tun.

Unser Erfolgstipp: Klären Sie lieber in mehreren Schritten, um schrittweise mehr Präzision in ihren Informationsstand zu bringen – häufig “lernt” Ihr Auftraggeber auch erst im Zuge der Klärung genauer, was das Projekt leisten soll!

Erfolgsfaktor 2: Regelmäßige Prüfung, ob Anforderungen und Ziele noch Bestand haben

Ziele klären, Projekt planen und dann abarbeiten. Sagt die Theorie. Die Praxis sagt: Was gestern war, kann heute schon ganz anders sein. Wenn eine Führungskraft wechselt. Oder eine Regierung. Wenn sich externe Rahmenbedingungen ändern. Ganz zu schweigen davon, wenn eine Pandemie ausbricht… Viele Gründe, warum sich die Ziele von Projekten ändern können. Warum ihnen das der Auftraggeber nicht aktiv sagt? Naja, die meisten Auftraggeber arbeiten eh 60 Stunden pro Woche und haben keine Zeit dafür, sich in Ruhe zu überlegen, wen Veränderungen alles betreffen. Auch wenn es eigentlich ihre Aufgabe wäre – die meisten Jobs sind so geschnitten, dass nicht alle Aufgaben erledigt werden können.

Verschärfend kommt dazu: Viele Projekte funktionieren nur, weil der Auftraggeber am Anfang nicht verrät, wie aufwendig und teuer es wird. Und weil die Transparenz erst im Laufe der Zeit kommt. Das ist nicht das was wir wollen, das macht das Leben schwer – aber immer wieder ist das für Menschen der einzige Weg, ein Projekt ins Ziel zu bringen.

Unser Erfolgstipp: Bleiben Sie im laufenden Kontakt mit ihrem Auftraggeber und wichtigen Stakeholdern um zu schauen, ob die Ziele weiterentwickelt werden müssen, um neuen Anforderungen zu folgen. Produzieren Sie ab und an gezielt kleine Rückfragen, um im Gespräch zu bleiben und zu sehen, ob die alten Aussagen noch gültig sind!

Erfolgsfaktor 3: Die wirklichen Ziele des Auftraggebers erreichen

Sind das nicht die Ziele des Projekts, könnten Sie fragen. Manchmal ja, oft nein. Oft wird ein Projekt in Auftrag gegeben, um ein übergeordnetes Ziel zu erreichen. Wir beauftragen die Einführung einer Software für Ressourcenmanagement, um weniger Projekte parallel zu haben. Wir beauftragen die Einführung eines neuen Fabrikleitsystems, um die Rüstzeiten zu reduzieren. Meist (ja, meist!) wird in den Zielen des Projekts aber nicht das wirkliche Ziel des Auftraggebers festgeschrieben. Und im Laufe des Projekts gerät es sogar oft in Vergessenheit – was dann dazu führt, dass ein neues Ressourcenmanagementsystem da ist, das keiner will und die Zahl der parallelen Projekte weiter steigt. Nur wenn Sie die Lücke zwischen Projektergebnis und Ziel des Auftraggebers im Blick behalten und schließen, realisieren Sie den wirklichen Projekterfolg.

Unser Erfolgstipp: Sprechen Sie mit den Auftraggebern offen darüber, was die Projektziele bewirken sollen. Behalten Sie laufend im Blick, ob diese Wirkungen (noch) erreichbar sind. Wenn das nicht mehr der Fall ist, schlagen Sie einen Abbruch des Projekts vor!

Erfolgsfaktor 4: Verbindliche Projektsteuerung zur Entlastung der Projektleitung

Wer leitet das nächste Projekt? Ganz oft diejenige Führungskraft, die eh schon viele Projekte leitet. Wie werden diese Projekte dann gesteuert? Kaum, ist die allzu häufige Antwort. Was braucht es? Eine Projektsteuerung, sei sie intern oder extern. Eine Person, die genügend Zeit hat, das Projekt zu durchdenken, Abhängigkeiten zu finden, die Beteiligten kommunikativ einzubinden und à jour zu halten. Keine Ressource, kein Projekterfolg. Oder nur per Zufall.

Unser Erfolgstipp: Nehmen Sie kein Projekt an, das keine verbindlich zugesicherte Ressource zur Projektsteuerung hat. Wenn das intern nicht möglich ist, holen Sie Profis ins Haus!

Erfolgsfaktor 5: Auf die Stakeholder angepasste kontinuierliche und klare Kommunikation

Wir bringt man Menschen dazu, ungwohnte Arbeit zu tun obwohl sie eigentlich keine Zeit haben? Klar, eine Mail schreiben reicht meist nicht. “Reden muss man mit de Leut” ist ein altes, wahres Sprichwort. Und zwar so, dass sie verstehen und ihre Belange äußern können. Bidirektional also. Individuell. Was kostet das? Zeit. Und Können. “Kein Wunder, dass im Projektmanagement überdurchschnittlich viele Frauen zu finden sind – die können das einfach besser” war denn auch ein Zitat aus der Diskussion in unserem Online Café. Zu oft wird Kommunikationszeit nicht wirklich als wertschöpfende Zeit gesehen. Der beste Weg, nicht erfolgreich im Ziel zu landen.

Unser Erfolgstipp: Reservieren Sie klare Zeitblöcke, um mit den Projektbeteiligten zu sprechen. Sprechen!!

Erfolgsfaktor 6: Gutes Risiko- und Konfliktmanagement (offene Ansprache und Diskussionskultur)

Das kann ich dem Chef doch nicht sagen? Doch, können Sie. Benennen Sie kritische Sachverhalte als Risiken. Stellen Sie klar, dass Sie Unterstützung brauchen, um mit Risiken umzugehen. Finden Sie Wege, schwierige Dinge anzusprechen. Notfalls schicken Sie einen Externen vor, der hat keine Karriere im Haus zu verlieren. Regelmäßig sehen wir Projekte, die methodisch perfekt aufgestellt sind und scheitern – weil niemand die wirklichen Risiken anspricht. Wenn die Linienorganisation die zugesagten Ressourcen einfach nicht stellt. Wenn der Plan durch Verschiebungen längst zu riskant geworden ist. Wenn…

Unser Erfolgstipp: Finden Sie Wege, die wirklichen Probleme offen zu kommunizieren. Das ist eine Königsdisziplin im Projektmanagement. Sie werden sehen: Es geht und es fruchtet!

Erfolgsfaktor 7: Die Projektmanagement-Methodik auf das Projekt anpassen, geeignete Tools

One size fits all war ein Modetrend vor allem in den 80er Jahren – wir sparen uns die Varianten und alles wird gut. Die Mode zeigt, dass es nicht geht – der 100 Kilo schwere Zweimetermann und die zierliche Einsfünfzigfrau – one size fits all? Quatsch. Genauso im Projekt. Lassen Sie sich das nicht einreden. Passen Sie die Methodik auf das an, was Sie brauchen und was bei Ihnen und bei Ihren Stakeholdern funktioniert. Klar brauchen Sie Mindeststandards und oft auch Schnittstellen zu Standardprozessen. Ohne Individualität wird es aber selten tun.

Unser Erfolgstipp: Effiziente Projektarbeit braucht Methodik, die zu den Menschen und der Organisation passt. Bauen Sie sie!

Erfolgsfaktor 8: Ressourcenmanagement und Unterstützung durch die Teamleitungen

Die Aufgabe steht an und keiner hat Zeit – das kennen Sie, oder? Jedenfalls wenn viele Projekte parallel in einer Organisation bearbeitet werden, hilft es ungemein, ein (möglichst einfaches!) Ressourcenmanagement zu haben. Sie glauben ja gar nicht, was wir da zu sehen bekommen – eine Person, die mit dem 15-fachen der verfügbaren Kapazität in Projekte verplant wird, ist da Alltag. Tut das? Natürlich nicht.  Also brauchen wir einen einfachen Überblick und wir brauchen die Unterstützung der Führungskräfte, dass die zugesagten Ressourcen auch wirklich bereitgestellt werden. Das wiederum funktioniert nur, wenn die Projekte so priorisiert sind, dass diese Führungskräfte auch genügend Menschen haben.

Unser Erfolgstipp: Verhandeln Sie zugesagte Ressourcen persönlich und mit allen beteiligten Führungskräften. Erinnern Sie regelmäßig und angemessen an die Zusagen und bauen Sie gemeinsam Lösungen, wo diese nicht eingehalten werden kann.

Erfolgsfaktor 9: Reifes Projektmanagement-Umfeld

Das hätten wir natürlich gerne alle, das braucht aber Zeit und kontinuierliche Investition – wer in seinem Umfeld Menschen hat, die alle wissen, wie man Projekte wirklich zum Erfolg führt, der tut sich ungleich leichter, Projekte allen Widrigkeiten zum Trotz ins Ziel zu bringen.

Unser Erfolgstipp: Investieren Sie regelmäßig in Projektmanagement-Kompetenz. Steigen Sie Liga um Liga auf. Sie werden in der Champions League ankommen. Es lohnt!

Was tun, wenn es trotzdem nicht tut?

Ganz einfache Antwort: Dann reden Sie mit uns. Wir haben Projekte aller Arten ins Ziel gebracht, an denen andere gescheitert waren: Digitalisierung, IT-Sicherheit, Innovation, Reorganisation und sogar die Impfstoffproduktion waren schon Inhalte von Projekten, die wir bewegt haben.

Oft braucht es auch nur eine kleinere Intervention, um den Projekterfolg herbeizuführen. Einen Restart-Workshop. Oder ein Training – vielleicht finden Sie gleich eines in unserer Academy.
➜VSC-Team Academy

Sprechen Sie uns einfach an, wir finden die individuell passende Lösung für Sie. Damit auch Ihr Projekt pünktlich seine Ziele erreicht.

Das haben Sie noch nicht gemacht? Wir begleiten Sie gerne. Workshops dazu machen wir gerne virtuell oder auch in unserem Future Lab Projektmanagement.
➜Future Lab Projektmanagement

Sollten Sie Fragen oder Gesprächsbedarf zu diesem Thema haben, schicken Sie uns doch eine Sprachnachricht oder vereinbaren einen Termin