Neue Arbeitsmethoden und Agilität in der Verwaltung

Bericht aus unserem Dialog Verwaltung

Sich ständig ändernde Rahmenbedingung, ein zunehmender Anteil an mobilem Arbeiten – der Druck die Art der Zusammenarbeit zu verändern wird immer größer. Viele Organisationen der Verwaltung setzen daher auf den Einsatz von neuen Arbeitsmethoden. Doch wie passt das mit den bestehenden Strukturen in den Verwaltungsorganisationen zusammen? Welche Herausforderungen treten dabei auf? Dies war das Thema unseres „Dialogs Verwaltung 2025“ im Oktober.

VUCA, die Ursache warum wir unsere Organisationen anpassen müssen?

Die Welt um uns herum ist geprägt von immer schneller werdenden Veränderungen. Viele bezeichnen dieses Phänomen als VUCA. VUCA steht dabei für Volatility (Unbeständigkeit), Uncertainty (Ungewissheit), Complexitiy (Komplexität) und Ambiguity (Mehrdeutigkeit).

VUCA

Die Rahmenbedingungen ändern sich immer schneller. Die Organisationen haben mit mehr Unsicherheit, einer steigenden Komplexität zu kämpfen. Lösungswege, welche in der Vergangenheit funktioniert haben, werden zunehmend in Frage gestellt.

Doch was bedeutet das für die (Projekt-) Arbeit in der Verwaltung?

Um diesen Herausforderungen gerecht zu werden, brauchen wir Organisationen, die viel schneller auf Veränderungen reagieren können. Und das in dem oftmals engen Rahmen, der den Verwaltungsorganisationen vorgegeben ist.

Agilität als Lösung?

Agilität als Lösung

Für viele ist Agilität die Lösung für die Herausforderungen, die mit der VUCA-Welt auf uns einströmen. Scrum, Kanban, Design Thinking. Oftmals sind agile Methoden und Praktiken der Start in die agile Welt einer Organisation. Gleichzeitig stoßen viele damit an ihre Grenzen und die Methoden bringen nicht den gewünschten Erfolg.

Die agilen Methoden und Praktiken können auf Dauer nur hilfreich sein, wenn auch agile Werte und Prinzipien als Grundlage in der Organisation gelebt werden.

Die folgenden agilen Prinzipien sind aus unserer Erfahrung eine wichtige Grundlage für den erfolgreichen Einsatz neuer Arbeitsmethoden.

1. Bereichsübergreifendes Arbeiten

Komplexe Probleme erfordern es anders an die Lösung heranzugehen: Die Zusammenarbeit verschiedener Fachbereiche anstelle einer strikten Denkweise in Zuständigkeiten. Dabei sollte über alle Ebenen hinweg das vernetzte Arbeiten der jeweiligen Fachexperten gefördert und unterstützt werden.

2. Iteratives Arbeiten: Überprüfen und Anpassen

Das Arbeiten mit Unsicherheiten führt dazu, dass zu Beginn des Weges nicht klar ist, was am Ende herauskommen soll. Daher ist es sehr wichtig, iterativ vorzugehen. Also lieber kleine Schritte planen, diese laufend überprüfen und gegebenenfalls anpassen. Experimentieren ist gefragt. Dies kann nur funktionieren, wenn eine dazu passende Fehlerkultur vorhanden ist.

3. Nutzerzentriertes Arbeiten

Die Organisationen der öffentlichen Verwaltung müssen stets den Spagat zwischen der Erfüllung hoheitlicher Aufgaben und dem Dienstleistungsgedanken gegenüber den Bürgern meistern. Werden die Nutzer, also die Bürger:innen oder interne Kund:innen, bei der Lösungsfindung einbezogen, liegt der Fokus auf deren Bedürfnisse. Die Wahrscheinlichkeit, dass die implementierte Lösung bediener- bzw. nutzerfreundlich ist, wird dadurch erhöht.

4. Regelmäßiges Feedback einholen von innen und außen

Feedback ist wichtig. Je nach Projekt oder Art des Prozesses, gibt es unterschiedliche Personen, die Feedback geben dürfen und sollen. Ein Stimmungsbild bringt Klarheit darüber, wie die Beteiligten das Projekt bewerten und wie sie dazu stehen. So lassen sich oft Probleme frühzeitig erkennen und leichter beseitigen. Daher ist es oft sinnvoll, sich rechtzeitig Feedback zu holen. Dies können vor allem die Teammitglieder, Vorgesetzte und die späteren Nutzer sein.

5. System stetig weiterentwickeln

Eine agile Organisation muss sich immer weiterentwickeln. Nur so stellt sich der Erfolg auf lange Sicht ein. Starre Strukturen verlangsamen eine Weiterentwicklung, während eine agile Arbeitsweise Veränderungen schneller annimmt und umsetzt.

In einer spannenden Diskussion haben die Teilnehmer:innen festgestellt, dass manche dieser Prinzipien den vorherrschenden Prinzipien in den Verwaltungen widersprechen. Die Fehlerkultur spielt dabei eine große Rolle. Aus Fehlern lernt man. Oftmals widerspricht dieser Grundsatz den Prägungen und Sozialisation vieler Organisationen bzw. den Menschen darin. Daher ist es wichtig, eine positive Fehlerkultur zu schaffen. Wird ein Fehler begangen, wird meist ein Statusverlust befürchtet. Fehler sind jedoch wichtig. Auch wenn sie nicht angenehm sind, helfen sie beim Lern- und Entwicklungsprozess. Der Umgang mit Fehlern innerhalb der Organisation ist entscheidend für eine wertschätzende und lösungsorientierte Zusammenarbeit.

Um die Fehlerkultur zu verändern, ist es auch hilfreich einen entsprechenden Rahmen zu schaffen, in dem offen und konstruktiv damit umgegangen wird. Eine Methode, die dabei hilft, ist die Retrospektive. Die Teilnehmer:innen haben sich dafür entschieden, dass diese Methode im Dialog vorgestellt werden soll.

Die Retrospektive als agile Arbeitsmethoden

Mit Hilfe der Retrospektive

  • kann ein Team sich selbst und seine Zusammenarbeit überprüfen,

  • können Lösungen für erkannte Probleme erarbeitet und

  • diese direkt in der nächsten Phase / Abschnitt berücksichtigt werden.

  • Der bekannte Rahmen und Ablauf gibt Sicherheit und ermöglicht

  • Probleme offen und vertrauensvoll in einem geschützten Rahmen anzusprechen.

  • Das ganze Team ist für die Durchführung und das Ergebnis verantwortlich – nicht nur der Moderator!

Die 5 Phasen der Retrospektive

Die Retrospektive ist in 5 Phasen eingeteilt, welche alle durchlaufen werden sollten.

1. Gesprächsklima schaffen

Ein gutes Gesprächsklima ist die Grundlage für eine gelungene Retrospektive. Alle Teilnehmer:innen sollen sich auf Augenhöhe begegnen und mit Respekt behandeln. Regeln für den Umgang sind daher oft sinnvoll. Diese können auch gut sichtbar auf einem Plakat aufgeschrieben werden.

2. Themen sammeln

Zunächst werden, ähnlich wie beim Brainstorming, Themen gesammelt. Oft haben die Teilnehmer:innen unterschiedliche Dinge, die sie besprechen möchten. Wichtig ist, dass die Themen nicht nur negativ behaftet sind und zunächst auch nicht bewertet oder priorisiert werden.

3. Erkenntnisse gewinnen

Nun tritt der Lerneffekt ein: Mit welchen Erkenntnissen lässt sich die Zusammenarbeit verbessern? Auch hier gilt: Ein besonderes Augenmerk soll auf den positiven Entwicklungen liegen und die lösungsorientierte Vorgehensweise im Vordergrund stehen. Ebenso ist nun die Zeit, um eine wertschätzende und lobende Atmosphäre zu schaffen.

4. Entscheidungen treffen

Auf Basis der gewonnen Erkenntnisse werden gemeinsam Entscheidungen getroffen und Maßnahmen festgelegt.

5. Abschluss

Hier gilt es, die Erkenntnisse und Entscheidungen zu reflektieren und zusammenzufassen. Auch ein Stimmungsbild zur Retrospektive klärt auf, ob die Teilnehmer:innen diese als zielführend betrachten und beendet so die Sitzung.

Gestaltungsformen der Retrospektive

Je nach Situation und Anlass, kann man bei der Durchführung der Retrospektive aus einer Vielzahl von Methoden auswählen.

Der Retromat beispielsweise, bietet eine große Auswahl an Methoden. Hier findet man zu jeder Phase eine geeignete Vorgehensweise und Ideen zur Gestaltung.

Die Retrospektive kann dabei sowohl im Rahmen eines Präsenztermines also auch als virtueller Termin durchgeführt werden. Hierzu gibt es bei bekannten Whiteboard-Tools wie z.B. Conceptboard tolle Vorlagen. Mehr zu diesen Tools erfahren Sie in unserer Toolübersicht (LINK Einfügen).

Herzlichen Dank allen Beteiligten für die spannende Diskussion und Ihre Beiträge und Erfahrungen zu dem Einsatz neuer Arbeitsmethoden in der Verwaltung.

Gestaltungsformen der Retrospektive

Quelle: Conceptboard

Sie möchten einen Überblick über agile Methoden und die wichtigsten Begriffe erhalten. Dabei hilft unser Wörterbuch „Agil – Deutsch“ weiter: Wörterbuch: Agil – Deutsch (vscteam.de)

Wir stehen Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung! Bei Fragen oder Anregungen kontaktieren Sie uns gerne oder wählen direkt einen Gesprächstermin mit uns aus: 📅 Terminbuchung ✔ – Ihr Platz in unserem Kalender (vscteam.de)

Unser nächster Dialog Verwaltung

Die Teilnehmenden unseres Dialogs haben sich mehrheitlich für das Thema „Motivation von Mitarbeiter:innen zu Veränderungen” bei unserem nächsten Dialog Verwaltung 2025 entschieden.

Dieser findet am 8. Dezember wieder von 11 bis 12 Uhr statt. Melden Sie sich am besten gleich dafür an: https://vscteam.de/event/motivation-von-mitarbeiterinnen-zu-veraenderungen/

Nachricht senden oder Termin vereinbaren