Digitalisierung in Unternehmen und Verwaltung treiben – Veränderungsbereitschaft erzeugen

Bericht aus unserem Online Café

Digitalisierung brauchen wir alle, aber wie bekommen wir die Beteiligten dazu, nach Kräften mitzumachen statt sich zurückzulehnen und darauf zu warten, dass sie “digitalisiert werden”? In unserem Online-Café erprobten wir, wie das denn bei uns selbst aussieht mit der Veränderungsbereitschaft. Wir beschäftigten uns mit den grundlegenden Mechanismen, die hinter der Herausforderung liegen. Und wir zeigten konkret im Alltag anwendbare Methoden, um Veränderungsbereitschaft zu erzeugen und Digitalisierung in Unternehmen und Verwaltung zu treiben.

Digitalisierung ist in aller Munde und Experten streiten sich munter darüber, ob Deutschland nun dabei ist, aufzuholen oder doch eher weiter abgehängt zu werden. Klar ist, dass ein zentraler Schlüsselfaktor die Frage ist, ob die Menschen in der Organisation denn eine weitergehende Digitalisierung wollen und aktiv daran mitwirken. Das gilt für Führungskräfte und Mitarbeitende gleichermaßen.

Digitalisierung in Unternehmen und Verwaltung treiben

Sie wollen wirksam digitalisieren und sich nicht verfahren?

Veränderung ist nicht unser Ding als Menschen

Eigentlich ist die Sache klar: Wir Menschen sind Gewohnheitstiere und als solche nicht per se begeistert, wenn sich unsere Welt verändert. Natürlich freuen wir uns über bestimmte Veränderungen – das neue Smartphone, das neue Auto oder die neue Liebe. Das sind aber alles auch Veränderungen, die aus eigenen Wünschen resultieren. Oder aus persönlichem Leidensdruck, wenn zum Beispiel das alte Smartphone alle paar Minuten den Geist aufgab.

Je weniger wir selbst die Veränderung bauen, desto weniger sind wir üblicherweise begeistert. Das gilt um so mehr im beruflichen Umfeld, wenn der Schreibtisch eh prall gefüllt ist und die Aufgaben einfach nicht weniger werden – und die Veränderung dabei nicht offensichtlich und schnell hilft.

Das zeigte auch unsere Umfrage im Online Café: Fast alle Teilnehmenden gaben an, hoch belastet oder überlastet zu sein und daher wenig Appetit auf Veränderung zu haben.

Prinzip 1: Menschen agieren rational. Geben wir ihnen einen Grund, mitzumachen!

Auch wenn es mit dem Blick von außen nicht immer plausibel ist – Menschen verhalten sich aus ihrer persönlichen Sicht stets rational. Das gilt auch in dem Moment, wenn sie sich bei der Digitalisierung nicht engagieren – sei es dadurch, dass sie in Projekten nur “mit angezogener Handbremse” mitmachen oder dass sie einfach keine Ideen produzieren, wie in ihrem Arbeitsumfeld mittels Digitalisierung Verbesserungen erzielt werden können.

So betrachtet, ist die Erkenntnis klar: Menschen brauchen einen Grund, sich für Veränderungen – sei es in der Digitalisierung oder an anderen Stellen – aktiv einzusetzen. Heißt im Alltag: Projekte sollten so angelegt werden, dass die Beteiligten auch einen spürbaren Vorteil aus dem Ergebnis erhalten oder sich diesen zuallermindest versprechen. Und die Kommunikation zur Digitalisierung ist so anzulegen, dass alle verstehen, wozu das Ganze konkret im Alltag spürbar gut sein soll.

Das ist überigens auf zwei Ebenen zu verstehen: Es gilt gleichermaßen auf der Sachebene wie auf der emotionalen Ebene. Wer Angst hat, bei der Digitalisierung nicht mehr mitzukommen oder sich nicht zutraut, einen guten Platz in der Arbeitswelt der Zukunft zu finden, wird kaum aktiv und konstruktiv mitwirken (können). Wer sich dagegen persönlichen Fortschritt erhofft, krempelt gerne die Ärmel hoch und packt mit an.

Prinzip 2: Ohne Beteiligung kein Commitment – beteiligen Sie, aber richtig!

Viele Sprichworte ranken sich um dieses Prinzip. Dass “Was not invented here” nicht umgesetzt wird, ist sicher den meisten bereits begegnet. NIMBY – “not in my backyard” – verändere überall aber nicht bei mir – ist ein zweites Sprichwort, das sich seit vielen Jahren bestens bewährt.

Wie aber ist eine Beteiligung möglich, ohne dass Kosten und Zeit aus dem Ruder laufen? Wie können Menschen zielgerichtet beteiligt werden? Dazu gab es die Methode 1: die Stufen der Partizipation.

Stufen der Partizipation

Stufen der Partizipation

Häufig begegnet uns Sorge, wenn es darum geht, Mitarbeitende zu beteiligen. Die Entscheidungen trifft hier immer noch die Führung und am besten ist es, erst mal Fakten zu schaffen, heißt es dann. Dabei kann die Partizipation wie jedes gute Werkzeug sehr präzise und zielgerichtet eingesetzt werden und stiftet dann großen Nutzen.

Was häufig verkannt wird: Eingebunden werden bedeutet nicht zugleich, an der Entscheidung beteiligt zu werden. Wer hat nicht schon einmal erlebt, über einen Sachverhalt oder eine Entscheidung schlicht und einfach nicht informiert worden zu sein? Auf dem Laufenden gehalten zu werden, was geschieht und wozu, ist die Basis. Dann eine legitime Möglichkeit zu bekommen, Verständnisfragen zu stellen (und beantwortet zu bekommen), ist die nächste. Und eigene Ideen einbringen zu dürfen (oder zu sollen…) die dritte Stufe.

Erfolgreicher digitalisieren – Wie gehen wir das schlank an?

Die Digitalisierung gelingt um so besser, je präziser klar ist, was womit erreicht werden soll und wem es nutzt. Große Projekte sind von kleinen zu trennen, die Einführung oder Ablösung zentraler Lösungen wie eines DMS ist völlig anders anzugehen als der Bedarf, auch digital nahtlos an Kunden und ihre Bedarfe anzuknüpfen.

Unsere Erfahrung zeigt, dass als erster Schritt eine Roadmap in einem Tag gebaut werden kann – mit präzisen Zielen, klar definiertem Nutzen für Organisation und Beteiligte. Und natürlich mit dem Weg, wie die Menschen mitgenommen werden in eine neue, bessere Arbeitswelt der Zukunft, für die sich alle gerne engagieren.

Mit dem VSC-Team Startworkshop profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung und breit angelegten Kompetenz. An einem Tag erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen, welches der für Sie individuell richtige Weg ist – damit Ihre Digitalisierung zügig vorankommt und Sie den Nutzen daraus realisieren.

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