Onboarding: So gelingt die Einarbeitung (auch) im Homeoffice

Die Einarbeitung von neuen Kolleg:innen im Homeoffice, stellt eine Herausforderung für viele Mitarbeitende dar. In unserem fünften Dialog Verwaltung haben wir daher über Möglichkeiten gesprochen, wie auch im remoten Arbeiten ein Onboarding und die Integration neuer Kolleg:innen in ein bestehendes Team gelingen kann.

Das Modell Homeoffice: gekommen, um zu bleiben

Die vergangenen Monate haben uns sowohl im Privatleben als auch in der Arbeitswelt Anpassungsfähigkeit und schnelles Umdenken gelehrt. Pandemiebedingt mussten die bekannten Prozesse umgedacht und neu geplant werden. Zuvor analoge Prozesse wurden digital umgestaltet – und das in kürzester Zeit. Für viele Mitarbeiter:innen bedeutet das ebenso, den gesamten Arbeitsplatz vom Office in das Homeoffice zu verlagern. Dies stellt einen Mehraufwand an Organisation und Koordination in der Anfangsphase dar. Nach dem erzwungenen und oft turbulenten Wechsel haben viele Mitarbeiter:innen die Vorzüge des Homeoffice kennenglernt und mehrheitlich positive Erfahrungen gemacht. Viele wollen auch nach der Pandemie zumindest teilweise von Zuhause aus arbeiten: Das Modell Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben.

Trotz des Turbos für die Einbettung von Arbeitsabläufen in digitale Systeme, bleibt eine Frage bestehen: Wie kann eine Einarbeitung von neuen Kolleg:innen auf digitalem Weg erfolgen? Wie ist es im mobilen Arbeiten möglich, ein erfolgreiches Onboarding und Integration in das bestehende Team zu gewährleisten?

Onboarding_Homeoffice_Einarbeiten

Die drei Ebenen des Onboardings

Die Beantwortung dieser Frage ist höchst relevant. Studien zeigen, dass ein missglücktes Onboarding zu schnellerer Kündigung seitens des Arbeitnehmers führt. Daher ist ein erfolgreiches Onboarding im „Fight for Talents“ wichtig, gerade für die öffentliche Verwaltung. Mitarbeiter:innen werden durch eine zielgerichtete Einarbeitung motiviert und sind somit zufriedener. Sie leben sich schneller in die Organisation ein und sind direkt leistungsfähig. Wenn die neuen Kolleg:innen die Abläufe rasch kennenlernen und verstehen, können sie sich positiv einbringen und sind direkt im Team und der Organisation integriert. Die Teilnehmenden des Dialog Verwaltung berichteten, dass sie auch schon misslungene Einarbeitungen erlebt haben. Entweder die Technik war am ersten Tag noch nicht bereitgestellt, die Übergabe verlief nicht reibungslos oder die Zuständigkeit für das Onboarding war nicht klar geregelt.

Grundsätzlich sollte ein Einarbeitungsprozess auf drei Ebenen verlaufen. Erstens, die fachliche Einarbeitung. Hierbei bekommen die Mitarbeiter:innen das faktische Wissen und die Fähigkeiten vermittelt, die sie benötigen, um ihre Arbeitsstelle ausfüllen zu können. Zweitens, die soziale Einarbeitung. Das meint, die soziale Integration in das Team, die durch den direkten Kontakt zu Kolleg:innen und Vorgesetzten entsteht. Drittens steht eine werteorientierte Einarbeitung: die Vision, Mission und das Wertesystem der Organisation wird dabei im Onboarding vermittelt. Dieser Dreiklang bleibt auch bei der virtuellen Vermittlung bestehen.

Onboarding remote- so funktioniert‘s

Für ein erfolgreiches, digitales Onboarding sollte die Zeit, die man in den Prozess investiert, sorgfältig abgewogen werden. Der Distanz geschuldet, kann die Einarbeitung mehr Zeit beanspruchen als in Präsenz. Außerdem sollten feste Zeitslots veranschlagt werden, die der Klärung von Fragen dienen. Wenn man nicht mehr Tür-an-Tür im Büro sitzt und schnell eine Rückfrage stellen kann, ist die Hürde größer, für jede Absprache gleich eine Webkonferenz zu starten. Daher muss der Prozess des Onboardings systematisch im Vorfeld geplant worden sein. Den neuen Kolleg:innen sollte die Möglichkeit eingeräumt werden, all ihre Fragen auch im Homeoffice stellen zu können. Damit wirkt man gegen ein Informationsdefizit nach der Einarbeitung.

Um aufkommende Fragen stellen zu können, müssen den neuen Mitarbeiter:innen Ansprechpartner:innen zu Seite gestellt werden. Dafür eignet sich das Konzept des Mentoring. Neulinge in der Abteilung bekommen erfahrene Kolleg:innen zur Seite gestellt, um einerseits den Erfahrungsaustausch zu befördern und andererseits den Mentee dabei zu unterstützen, seine Rolle in der Verwaltung zu finden. Weiterhin denkbar ist eine Vernetzung durch das Buddy-Prinzip. Buddies sind dabei die (neuen) Kolleg:innen untereinander. Diese können sich gegenseitig unterstützen. Im Gegensatz zu der Mentoring-Beziehung, befinden sich Buddies auf einer ähnlichen Hierarchieebene, wobei die Hemmschwelle zum schnellen Austausch deutlich geringer ist.

Der womöglich schwierigste Punkt im digitalen Onboarding ist die soziale Integration. Das Gespräch an der Kaffeemaschine oder beim Mittagessen entfällt- wie lernt man seine neuen Kolleg:innen also kennen? Am besten werden bilaterale Kennenlernen über eine Webkonferenz mit den Kolleg:innen vereinbart. Sich über die Webcam zu sehen und kurz zu sprechen, ersetzt zwar kein persönliches Kennenlernen – stellt aber die bestmögliche Alternative dar. Das Zustandekommen der Gespräche hängt von der Organisation des Onboardings ab. Entweder werden die Gespräche durch die neuen Kolleg:innen vereinbart, oder die Mitarbeiter:innen werden aufgefordert, sich um einen Austausch zu bemühen.

Zuletzt gilt es noch den Wissenstransfer überdenken. Wissensmanagement ist nicht nur bei der Einarbeitung remote ein wichtiges Thema. Daher haben wir uns bereits in einem vergangenen Dialog Verwaltung ausschließlich dem Thema der digitalen Wissensplattformen gewidmet. An dieser Stelle verweisen wir gerne auf den eignen Blogeintrag zu der Veranstaltung (https://vscteam.de/news/digitale-wissensplattformen/). Allgemeine Informationen zu gelungenem Wissensmanagement- ob digital oder analog, finden Sie ebenfalls auf unserer Webseite (Wissensmanagement | VSC-Team (vscteam.de)).

Für viele Mitarbeiter:innen der öffentlichen Verwaltung ist das Homeoffice erst seit Beginn der Corona-Pandemie möglich. Entsprechend gilt es in den nächsten Monaten Erfahrungswerte aufzubauen. Mit unseren Tipps sind sie gut gerüstet für ein Onboarding im mobilen Arbeiten. Doch wie bei den meisten neuen Themen in der veränderten Arbeitswelt gilt es nach der Planung und der Ausführung zu Evaluieren und aus den möglicherweise begannen Fehlern zu lernen.

Herzlichen Dank allen Beteiligten und für das Teilen Ihrer Erfahrungen rund um das Onboarding im Homeoffice. Sie möchten mehr zu unseren Erfahrungen aus Projekten zu dem Thema des Einarbeitens neuer Kolleg:innen unter besonderen Umständen erfahren, wir stehen Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung! Kontaktieren Sie uns gerne oder wählen direkt einen Gesprächstermin mit uns aus: https://vscteam.as.me/

Die Teilnehmenden unseres Dialogs haben sich mehrheitlich für das Thema „Bürokonzepte der Zukunft/Shared Workspace” bei unserem nächsten Dialog Verwaltung 2025 entschieden. Dieser findet am 22.September ebenfalls von 11 bis 12 Uhr statt.

Bürokonzepte der Zukunft | Dialog „Verwaltung 2025“ #6

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